Última modificación: 9 de mayo de 2025

Política 7120 P1 Organizaciones de apoyo escolar

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Visión general:

El Consejo de Educación, el Distrito y la escuela local son neutrales en la selección de una asociación/organización de padres de apoyo escolar. No se da ni debe darse a entender ningún tipo de respaldo. No se permite el uso de los logotipos del Distrito o de la escuela sin el permiso del Distrito.

Procedimiento para crear una asociación u organización nueva o alternativa

I. Primer paso: notificación de intención/solicitud

Una asociación/organización solicitante presenta una notificación de intención a la Oficina del Superintendente, que incluye:
- Propuesta de estatutos y políticas de la asociación/organización
- 25 firmas individuales (no se admiten firmas electrónicas) de un padre/tutor legal con un alumno matriculado en la escuela local, que figure en los archivos oficiales de matriculación, indicando su apoyo.
Los estatutos y políticas propuestos deben incluir:
1. Una estructura de gobierno sostenible, que incluya funcionarios y representantes de los centros escolares.
2. Disposiciones relativas a la afiliación:
  - Inscripción anual
  - Participación de los trabajadores
  - Componente estudiante de secundaria (si procede)
3. Políticas de no discriminación
4. Prácticas y procedimientos de responsabilidad fiscal que requieren una revisión anual y una auditoría independiente.
5. Un proceso para que los miembros aprueben un presupuesto anual, incluidas las cuotas, si las hubiera.
El distrito sólo aceptará una notificación de intención y una solicitud si se reciben entre el 1 de mayo y el 1 de octubre para el próximo curso escolar.
La notificación de intención y la solicitud son revisadas y verificadas por el Superintendente o la persona designada. Esta revisión puede durar hasta 30 días naturales.
El distrito notificará a la asociación/organización solicitante, a la asociación/organización de padres de apoyo escolar actual y al Consejo de Educación si la notificación de intención y la solicitud se aprueban y verifican.
Una vez aprobado y verificado, el distrito proporcionará al solicitante y a las asociaciones/organizaciones actuales:
- Una lista de padres/tutores legales con un estudiante matriculado en la escuela local (es decir, información del directorio local según lo permitido bajo FERPA)
- Una lista de los empleados interesados en recibir comunicaciones e información de las asociaciones/organizaciones (los empleados deben manifestar su interés por escrito).
La publicación de las listas anteriores inicia el plazo del ciclo quinquenal.

II. Paso 2: Petición de elección

Una vez que la asociación/organización solicitante recibe la notificación de aprobación y verificación, la asociación/organización solicitante dispone de 30 días naturales para presentar una petición de elección. Ambas organizaciones pueden hacer campaña durante el periodo de petición.
1. La petición de elección requiere las firmas (no se admiten firmas electrónicas) de al menos 25% de los padres/tutores legales de la escuela local, que figuren en los archivos oficiales de inscripción, en apoyo de una elección para determinar la asociación/organización de padres de apoyo escolar reconocida. Durante el periodo de petición de 30 días naturales, el solicitante
2. Durante el periodo de petición de 30 días naturales, la asociación/organización solicitante y la asociación/organización actual no podrán recoger firmas de petición ni hacer campaña en las instalaciones de la escuela/Distrito durante el horario escolar (incluidos 60 minutos antes o después del horario escolar), ni en actividades o funciones relacionadas con la escuela/Distrito, ni utilizar el equipo, los suministros o cualquier otro recurso del Distrito para recoger firmas de petición o hacer campaña.
  1. La escuela local facilitará la distribución de un (1) folleto electrónico de la organización solicitante y de la organización actual durante el periodo de petición.
  2. El distrito facilitará y fijará el orden del día de una (1) reunión comunitaria en la que cada asociación/organización tendrá la oportunidad de presentar información a los padres/tutores legales de la escuela.
3. Una vez que se presenta una petición de elección a la Oficina del Superintendente, el Superintendente o la persona designada dispone de hasta 30 días naturales para verificar la petición de elección.
  1. Si la petición de elección es verificada por el Superintendente, el Superintendente o la persona designada fijará una fecha para las elecciones y notificará el período electoral.
  2. Si la petición de elección no se verifica, no podrá presentarse una notificación de intención y solicitud posterior para esa escuela durante al menos cinco (5) años.

III. Paso 3: Elección

Tras la verificación y notificación de una petición de elección aprobada, el Superintendente o la persona designada designará un período electoral de 15 días naturales.
1. La organización solicitante y la organización actual no podrán hacer campaña activamente en las instalaciones del Distrito durante el horario escolar (incluidos 60 minutos antes o después del horario escolar), ni en actividades o funciones relacionadas con la escuela o el Distrito, ni utilizar equipos, suministros o cualquier otro recurso del Distrito para recoger firmas de petición o hacer campaña.
2. Normas y procedimientos electorales:
  1. El Superintendente o la persona designada fijará la fecha de las elecciones. La votación será secreta.
  2. La Administración del Distrito enviará por correo una papeleta oficial con instrucciones sobre cómo emitir un voto a los votantes elegibles a la dirección de registro del distrito. Los padres son responsables de actualizar su dirección de registro antes de que las boletas sean enviadas por correo.
    1. Un votante elegible es un padre/tutor legal que figure en los archivos oficiales de inscripción de la escuela local o un empleado adulto de la escuela. Si un padre/tutor legal es también empleado de la escuela local, tiene derecho a un voto.
3. Sólo se verificarán y contabilizarán las papeletas recibidas o mataselladas dentro del plazo electoral que se ajusten a las instrucciones de la papeleta.
4. La asociación/organización de padres de apoyo escolar que obtenga la mayoría de los votos emitidos se convertirá en la asociación/organización de padres de apoyo escolar reconocida para el siguiente curso escolar, a partir del 1 de julio.
5. El Consejo de Educación ratificará la elección en una reunión del Consejo.

IV. Paso 4: Aprobación final

La asociación/organización predominante dispone de sesenta (60) días naturales para proporcionar la verificación de la siguiente información:
1. Prueba de la solicitud de exención fiscal, número EIN y un acuerdo de solicitud benéfica o un acuerdo con el Distrito para la supervisión financiera a fin de cumplir las exenciones previstas en la Ley de Solicitud Benéfica.
2. Documentación que acredite que los líderes y miembros recibirán la formación adecuada en gestión financiera, protocolos de recaudación de fondos, procedimientos de reuniones, etc. Normalmente, esto lo proporciona la PTA, pero las PTO tendrán que presentar documentación que demuestre que han recibido formación en las mismas áreas que los líderes de la PTA.
Una vez verificada la información anterior, el Consejo de Educación reconocerá a la asociación/organización de padres de apoyo escolar a partir del 1 de julio.
Si la asociación/organización de apoyo a la escuela de padres solicitante no puede cumplir los requisitos de agave, el Consejo de Educación no otorgará el reconocimiento.

V. Varios

Si una asociación/organización de apoyo escolar de padres se disuelve antes del 1 de julio de un año escolar en curso, una asociación/organización de apoyo escolar de padres anterior podrá ser reconocida a discreción de la Junta.
Cualquier situación o disputa que surja con respecto a la validez de un documento, firma del padre/tutor legal, procedimientos de elección, o cualquier otra circunstancia que surja de estos procedimientos, el Superintendente o su designado tomará la decisión final siguiendo las políticas y procedimientos de la Junta.
La solicitud de revisión de una decisión tomada por el Superintendente o la persona designada deberá presentarse en un plazo de cinco (5) días naturales.

Requisitos para las organizaciones de apoyo escolar

Una vez elegida la organización de apoyo escolar, la organización propiamente dicha comienza con una reunión inicial en la que se forman dos comités, uno de estatutos y otro de candidaturas. Cada comité debe estar formado por al menos tres personas. El lugar, la fecha y la hora de las dos reuniones deben anunciarse con suficiente antelación. La finalidad de los comités es la siguiente:

Comisión de Estatutos:
- Crea los estatutos y colócalos durante 30 días en la oficina de la escuela.
- El comité de estatutos deberá fijar el importe de las cuotas. Las cuotas nunca deben considerarse la recaudación de fondos para la escuela.
- Si la organización de apoyo escolar es una PTA, la PTA de Utah y la PTA de la Región 10 proporcionarán apoyo a esta organización en forma de formación, información, apoyo, materiales, liderazgo, etc.
- Si la organización de apoyo escolar es una PTO, la organización debe proporcionar documentación sobre cómo formará a sus dirigentes en el uso adecuado de los fondos, los procedimientos apropiados de recaudación de fondos, etc.
Comité de nominaciones: Busque un candidato para cada cargo:
- Presidente
- Presidente electo
- Vicepresidente(s)
- Tesorero
- Secretario

Tras publicar los estatutos durante 30 días, se celebrará una reunión organizativa para:

Votación de la aprobación de los estatutos
Recoger los formularios de afiliación, distribuir información sobre los afiliados y recaudar las cuotas.
Se necesitan al menos 10 miembros para formar una nueva APA o PTO.
Nombrar y votar a los miembros de la Mesa.
Firme el papeleo y devuélvalo al Director de la Región o Consejo de la PTA de Utah, si la organización de apoyo escolar es una PTA o al director, si está formando una PTO. El Presidente de la organización de apoyo escolar proporcionará cualquier papeleo necesario y ayudará con este paso.

Recaudación de fondos como organización de apoyo escolar

Toda recaudación de fondos debe seguir los procedimientos del Distrito. La organización debe tener un EIN y un Permiso de Solicitud Benéfica. Para las PTA, ambos están cubiertos por Utah PTA sin costo alguno. Utah PTA también proporciona formación para tesoreros, ayuda con el formulario 990 del IRS y lo presenta. Para PTOs, los oficiales son responsables de todo el papeleo.

Referencias legales y normativas:

Norma 6110 Política de donaciones y recaudación de fondos
Norma 7260 Uso de las instalaciones y los terrenos escolares

Aprobado por la Junta Directiva

13 de enero de 2015

Revisado:

28 de marzo de 2025