Última modificación: 13 de noviembre de 2023

6211 Procedimiento 1 Tarjeta de compra

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Para obtener una tarjeta P

1.  Un Administrador o Facilitador puede solicitar una tarjeta para su empleado poniéndose en contacto con los Servicios Empresariales.
2. Los Servicios Empresariales harán que el empleado rellene una solicitud de tarjeta P.
3.  El Administrador o Facilitador del empleado deberá firmar todas las solicitudes de tarjeta P.
4. No se expedirán tarjetas P a los empleados a tiempo parcial.
5. Una vez aprobada la solicitud, devuélvala a los Servicios Empresariales.
6.  Los Servicios Empresariales presentarán las solicitudes aprobadas al US Bank para su tramitación.
7. Las tarjetas se expedirán a nombre del empleado. El empleado deberá firmar el reverso de la tarjeta y guardarla siempre en un lugar seguro. Todas las tarjetas son propiedad del Distrito Escolar de la Ciudad de Provo y sólo se utilizarán para compras autorizadas por el Distrito. Las tarjetas de compra deben mantenerse separadas de las tarjetas de crédito personales para minimizar el riesgo de cargar artículos personales a una tarjeta de compra.
8. Cuando llegue una tarjeta, los Servicios Empresariales se pondrán en contacto con el empleado para fijar una hora de recogida y ofrecerle una breve formación. Las tarjetas de adquisición se emitirán con arreglo a las siguientes directrices:
   • Directrices administrativas
     • Secretaria del director (una tarjeta de secretaria por escuela primaria, dos tarjetas de secretaria por escuela secundaria)
     • Secretaria del director del programa (una tarjeta de secretaria por director)
     • Secretaria del director (una tarjeta de secretaria por director)
     • Secretario del miembro del Consejo (una tarjeta de secretario por miembro del Consejo)
     • Otros con la aprobación del administrador de la empresa
     • Las tarjetas están limitadas a $5.000 al día.
   • Directrices de mantenimiento/custodia
     • Los conserjes escolares tienen un límite de $500 al mes.
     • Los empleados de mantenimiento están limitados a $500 al día.
   • Directrices para administradores
     • Directores, asistentes y directores de programa (una tarjeta por programa). Las excepciones a esta norma serán gestionadas por los Servicios Empresariales.
     • Las tarjetas están limitadas a $5.000 al día,.
   • Tarjetas escolares
     • Las escuelas primarias recibirán tres tarjetas con el nombre de la escuela que podrán ser entregadas al personal según sus necesidades.
     • Los centros de enseñanza media recibirán cuatro tarjetas con el nombre del centro que podrán ser entregadas al personal en función de sus necesidades.
     • Los institutos recibirán cinco tarjetas con el nombre del centro que podrán ser entregadas al personal según sus necesidades.
     • Las tarjetas escolares sólo pueden utilizarse para viajes de estudiantes previa aprobación de los Servicios Empresariales.
     •  El personal debe obtener la aprobación del director antes de utilizar la tarjeta de salida.
   • Directrices para el superintendente y los miembros del consejo
     • Las tarjetas estarán limitadas a $5.000 al día.
   • Departamento de Tecnología
     • Las tarjetas tienen un límite de $5.000 al día para compras normales de Tecnología.
     • A las tarjetas específicas utilizadas para grandes compras de tecnología se les asignarán límites diarios más elevados.
9. Si en algún momento el titular de la tarjeta deja de ser empleado del Distrito Escolar de la Ciudad de Provo, la tarjeta deberá devolverse a Servicios Empresariales.
10. Las compras superiores a $5.000 deberán tramitarse como requisición en Linq. Las excepciones a esta norma serán gestionadas por los Servicios Empresariales.

Información general

1. Todas las compras realizadas para uso del Distrito están exentas del impuesto sobre las ventas de Utah. Las compras realizadas con fondos Sunshine de los empleados están sujetas a impuestos. Los certificados firmados de exención de impuestos (Formulario TC-721G de Utah) pueden obtenerse en Servicios Empresariales.
2. Todas las políticas de compra del Distrito son aplicables independientemente del método de pago.
3. La división o división artificial de una compra en dos o más compras más pequeñas constituye una infracción del Código de Adquisiciones del Estado. Las infracciones pueden dar lugar a sanciones penales.
4. Los recibos y extractos deben escanearse en Linq Archive. Los extractos están disponibles en la página web de US Bank al día siguiente de su publicación. Los extractos finalizan el día 12 de cada mes, a menos que caiga en fin de semana, en cuyo caso será el lunes siguiente.
5. Revise todos los cargos del extracto mensual. Cualquier discrepancia debe ser protestada por escrito y los cargos fraudulentos deben ser reportados a US Bank inmediatamente al 1-800-523-9078.
6.  Los Servicios Empresariales se reservan el derecho de congelar o cerrar una tarjeta P cuando no se sigan las políticas y/o procedimientos.
7. Si pierde o le roban la tarjeta, póngase inmediatamente en contacto con el servicio de atención al cliente de US Bank llamando al 1-800-344-5696.
8. Para cualquier problema relacionado con las compras, póngase en contacto con los Servicios Empresariales.

Comprar con la tarjeta P

• Las tarjetas de compra se expiden a los empleados autorizados para adquirir artículos para su uso en la escuela/departamento.
• Las conciliaciones mensuales deben presentarse antes del último día del mes del extracto. Las aprobaciones se realizarán en Linq. Los informes de los extractos del director se presentarán a su supervisor para que los revise y los firme. Esos formularios se cargarán en el extracto de la tarjeta p escaneado en el archivo Linq.
• Las tarjetas de compra no pueden compartirse con otros empleados. Sólo el titular de la tarjeta puede utilizarla. La única excepción es que la secretaria principal puede utilizar la tarjeta del administrador con autorización.
• Las tarjetas escolares pueden entregarse a los empleados en función de sus necesidades. Los directores deben aprobar las compras antes de realizarlas.
• Las tarjetas de compra no deben utilizarse para adquirir libros de texto, tarjetas regalo, gastos de viaje, activos fijos, contratos de servicios personales o compras personales.
• Las tarjetas de compra no deben utilizarse en Amazon.
• Las comidas compradas deben tener un Formulario de Autorización de Comidas firmado (6270 F1).
• Debe seguirse la política de bienestar para cualquier compra.
• El titular de la tarjeta:
  • Realiza la compra. Asegúrese de que no se pagan impuestos. (Si es necesario, consulte el formulario de exención de impuestos TC-721G del certificado de exención del Estado de Utah).
  • Conserva todos los recibos.
  • Introduce números de cuenta y descripciones en Linq.
  • Escanea los documentos, junto con el extracto mensual y cualquier documentación de licitación, en el archivo Linq para su revisión y aprobación.

Auditorías mensuales

• Los Servicios Empresariales realizarán auditorías mensuales de las transacciones realizadas con la tarjeta P.
• El incumplimiento de la política puede conllevar la pérdida de los privilegios de la tarjeta p.
  • Las compras indebidas requerirán una explicación por escrito y una prueba de reembolso, si procede.
  • Las infracciones múltiples pueden dar lugar a la pérdida temporal o permanente de los privilegios de la tarjeta p

Los usuarios deben completar la conciliación en el tiempo asignado. Las conciliaciones no completas pueden estar sujetas a la pérdida temporal de los privilegios de la tarjeta p

• Los asientos contables pueden no estar permitidos si la conciliación no se completa a tiempo.

Políticas, procedimientos y formularios relacionados

• 6211 Política Tarjeta de compra 
• 6211 Formulario 1 Lista de control mensual de la tarjeta de adquisición Sobre
• 6211 Formulario 2 Recibo faltante