Última modificación: 27 de septiembre de 2023

3210 P1 Cumplimiento de la FERPA

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Procedimientos generales:
- En el proceso de inscripción de los estudiantes debe incluirse una copia de la Notificación Anual FERPA.
- La Notificación Anual FERPA será publicada en el sitio web del Distrito Escolar de la Ciudad de Provo, y/o de otra manera ampliamente distribuida y disponible a los padres/tutores.
- El Aviso del Distrito Escolar de la Ciudad de Provo para la Información del Directorio se incluirá en el proceso de inscripción escolar, se publicará en el sitio web del Distrito Escolar de la Ciudad de Provo y/o se distribuirá ampliamente y estará disponible para los padres/tutores.
Denegación de divulgación de información sobre estudiantes:
- Cuando una escuela recibe ya sea de un padre / tutor, o estudiante elegible (los mayores de 18 años o que han sido emancipados) solicitud por escrito, utilizando el proceso de registro de estudiantes del distrito, para negar la divulgación de la información del directorio del estudiante, la escuela entrará en la solicitud en el sistema de información de los estudiantes de una manera oportuna y de tal manera que cualquier empleado se le pide que proporcione información del estudiante puede determinar fácilmente si una solicitud se ha hecho para negar la divulgación de la información del estudiante.
- Cuando el(los) padre(s)/tutor(es) o estudiante elegible elige(n) la opción de negar la divulgación de información del directorio, está(n) optando por la divulgación de toda la información designada, excepto en la medida en que FERPA autorice la divulgación considerada por el distrito como necesaria para proteger la salud o seguridad del estudiante u otras personas y la divulgación a funcionarios escolares con intereses educativos legítimos. Un funcionario escolar es una persona empleada por el distrito como administrador, supervisor, instructor o miembro del personal de apoyo (incluido el personal de salud o médico y el personal de la unidad de cumplimiento de la ley); una persona que forma parte de la junta escolar; una persona o empresa con la que el distrito ha contratado para realizar una tarea especial (como un abogado, funcionario de audiencias, auditor, consultor médico, terapeuta o aplicación/página web); o un padre/tutor o estudiante que forma parte de un comité oficial, como un comité disciplinario o de quejas, o que ayuda a otro funcionario escolar a realizar sus tareas. Un funcionario escolar tiene un interés educativo legítimo si necesita revisar un expediente educativo para cumplir con su responsabilidad profesional.
- Los padres/tutores no pueden seleccionar elementos o circunstancias en las que cierta información puede o no ser divulgada.
- Una vez que un alumno apto o sus padres/tutores hayan solicitado que se deniegue la divulgación de la información del alumno, la solicitud será efectiva en los cursos escolares sucesivos, a menos que el alumno apto o sus padres/tutores la modifiquen por escrito.
- Cada centro escolar supervisará las solicitudes de denegación de la divulgación de la información del directorio de sus alumnos para garantizar que se atienda la solicitud.
- A nivel de la escuela secundaria, todas las solicitudes de nombres, direcciones y listados telefónicos de estudiantes recibidas de reclutadores militares o instituciones de educación superior serán referidas a la Oficina de Servicios Estudiantiles del Distrito Escolar de la Ciudad de Provo para una respuesta.
- Antes de divulgar la información del directorio estudiantil, el Superintendente Auxiliar de Servicios Estudiantiles, la administración escolar o la persona designada revisarán la base de datos del distrito para verificar que las solicitudes de los padres/tutores o del estudiante elegible para negar la divulgación de la información del estudiante se hayan ingresado correctamente en el Sistema de Información Estudiantil.
- El distrito no divulgará información del directorio de ningún estudiante elegible que haya solicitado, o cuyos padres/tutores hayan solicitado que no se divulgue la información.
Solicitudes de revisión de expedientes:
- Los padres y tutores legales de los estudiantes actualmente matriculados o de los estudiantes elegibles pueden presentar una solicitud por escrito al director de la escuela o su designado para revisar u obtener copias de los registros del estudiante.
- Antes de permitir a una persona el acceso a los expedientes del estudiante, el personal de la escuela debe verificar la identidad de la persona que hace la solicitud. El distrito designa cierta información estudiantil como Información del Directorio. Dicha información puede ser divulgada sin el consentimiento de los padres/tutores; sin embargo, la información del estudiante no debe ser divulgada rutinariamente a petición del público. Los empleados de la escuela deben ponerse en contacto con Servicios Estudiantiles si tienen preguntas sobre las solicitudes que puedan recibir.
- El acceso a los expedientes escolares en virtud de la FERPA se refiere únicamente a los expedientes educativos oficiales, como las calificaciones, la asistencia y otra información que se encuentra en el expediente acumulativo. No se extiende a los expedientes de clase que obren en poder de un profesor, director, orientador u otro miembro del personal.
- Las escuelas no están obligadas a preparar informes especiales ni a recrear registros perdidos o destruidos para satisfacer una solicitud de registros de estudiantes.
- Deben facilitarse copias de los expedientes a los padres/tutores y a los alumnos a un coste razonable. La imposibilidad de pagar los costes de reproducción no puede impedir el acceso al expediente en sí.
- Las solicitudes de acceso a los registros deben concederse a su debido tiempo y en un plazo máximo de 45 días a partir de la fecha de la solicitud.
- Los centros escolares deben mantener un registro de cada solicitud de acceso a un expediente educativo y de cada divulgación que hagan del mismo.
- El registro de acceso debe incluir el nombre de la(s) parte(s) que ha(n) solicitado o recibido información de los registros y el motivo de la solicitud.
- Debe conservarse en el expediente una copia del consentimiento firmado por el padre/tutor para NO divulgar un expediente.
Cuestiones relativas a la custodia y solicitudes de información y contacto del progenitor no custodio:
- Los padres/tutores sin custodia tienen derecho a acceder al expediente de sus alumnos a menos que se presente a la escuela una orden judicial que prohíba al padre/tutor sin custodia dicho acceso.
- El padre/madre/tutor que tiene la custodia no puede prohibir el acceso del padre/madre/tutor que no tiene la custodia al expediente de su hijo, a menos que lo prohíba una orden judicial.
- Los padres/tutores que no tengan la custodia deben presentar una solicitud por escrito para obtener el expediente académico de su alumno.
- Las escuelas no aceptarán ni cumplirán ninguna solicitud permanente de entrega periódica de expedientes al padre/tutor que no tenga la custodia.
- La FERPA sólo se aplica a los expedientes académicos escritos. No regula los contactos personales, las visitas ni las conferencias.
- Normalmente, los padres/tutores no visitan a los niños en la escuela durante el horario escolar, independientemente de que tengan o no la custodia. Si una escuela permite que los padres/tutores visiten a su hijo durante el horario escolar, y existe una orden judicial relativa a la custodia, un padre/tutor sin custodia sólo podrá tener acceso al niño con el permiso del padre con custodia o según se autorice específicamente en la orden judicial.
- Se prohíbe al personal de la escuela escribir cartas de apoyo a los padres/tutores que estén implicados en disputas o procedimientos legales de custodia, ni pueden actuar como mediadores en disputas de custodia o desacuerdos de visitas.
- En situaciones en las que no pueda verificarse la custodia legal o el personal no pueda determinar quién tiene autoridad legal sobre el niño y acceso a él, la escuela lo hará:
  - Permitir que sólo la persona que matriculó al alumno pueda desmatricularlo;
  - Ponerse en contacto con un agente de policía o con el DCFS y entregar al alumno a uno de ellos cuando las partes estén en conflicto y no puedan ponerse de acuerdo sobre a quién entregar al alumno.
- Si cualquier persona causa una interrupción en un campus de la escuela, el director tiene la autoridad legal para requerir que los padres/tutores u otros adultos perturbadores se abstengan de venir a la propiedad de la escuela sin hacer arreglos a través de él o ella. Los directores pueden negar a tales personas cualquier acceso a la propiedad de la escuela si hay preocupaciones de seguridad, molestia, o lesión potencial, Código de Utah 53A-3-503. El director debe notificar por escrito a la persona su decisión sobre su acceso.
Solicitudes de modificación de expedientes:
- Si los padres o tutores consideran que el expediente de su hijo contiene información inexacta, engañosa o que vulnera el derecho a la intimidad del alumno, pueden solicitar que se modifique o corrija el expediente.
- Los padres o tutores deben presentar una solicitud por escrito al director para que se revise el expediente de su hijo. Los padres o tutores deberán citar la información que consideren inexacta, engañosa o una violación de los derechos de privacidad de su hijo y proporcionar cualquier documentación que apoye su creencia.
- El director revisará el expediente y recabará más información, lo que puede incluir una reunión con los padres/tutores para aclarar sus preocupaciones. El director tomará una decisión en un plazo de 20 días lectivos a partir de la recepción de la solicitud.
- Si los padres/tutores desean apelar la decisión del director, pueden enviar una solicitud de audiencia por escrito a la Oficina de Enseñanza y Aprendizaje en un plazo de diez (10) días lectivos a partir de la decisión del director.
- La Oficina de Enseñanza y Aprendizaje remitirá la apelación al Superintendente Adjunto de Servicios Estudiantiles, quien celebrará una audiencia en un plazo de 20 días lectivos en la que los padres/tutores tendrán la oportunidad de presentar pruebas que respalden su petición de que se modifique el expediente.
- Los padres/tutores pueden ser asistidos o representados por una o más personas, incluido su abogado; sin embargo, los padres/tutores deben notificar con antelación si tienen la intención de traer un asesor legal para que el distrito tenga la oportunidad de contar también con representación legal.
- El Superintendente Adjunto de Servicios Estudiantiles emitirá una decisión por escrito en un plazo de 20 días lectivos. La decisión incluirá un resumen de las pruebas y las razones de la decisión.
- Si se decide modificar o corregir el expediente del alumno, se realizará la modificación y se informará por escrito a los padres/tutores de la misma.
- Si el Asistente del Superintendente de Servicios Estudiantiles determina que el expediente no será cambiado, el padre(s)/tutor(es) puede colocar una declaración en el expediente comentando sobre la información impugnada y/o una explicación de por qué no están de acuerdo con la decisión del distrito.
Solicitud de documentos por citación judicial o en caso de urgencia:
- Antes de divulgar la información de un alumno que haya sido citado por la ley (a menos que en la citación se ordene lo contrario), la escuela debe notificar a los padres/tutores que el expediente de su hijo ha sido citado para que los padres/tutores tengan la oportunidad de buscar asesoramiento legal.
- Las autoridades escolares pueden revelar información sobre los alumnos a las partes apropiadas en una situación de emergencia, si el intercambio de información es necesario para proteger la salud o la seguridad del alumno o de otras personas.
Notificación y solicitudes de revisión de materiales en virtud de la PPRA:
- Los padres o tutores deben recibir una notificación al menos dos semanas antes de que se pueda realizar cualquier encuesta, análisis o evaluación a los alumnos o se ponga en práctica cualquier actividad o tarea de clase planificada, si el contenido está relacionado con una o más de las ocho áreas protegidas en virtud de la PPRA.
- Los padres o tutores deben dar su consentimiento por escrito para que su alumno participe en cualquiera de las actividades mencionadas.
- El personal de la escuela proporcionará los formularios de consentimiento apropiados a los padres/tutores y supervisará la participación de los estudiantes según el consentimiento escrito de los padres/tutores.
- Los padres o tutores pueden renunciar al periodo mínimo de notificación de dos semanas.
- Los padres o tutores tendrán acceso y la oportunidad de revisar todos y cada uno de los materiales, encuestas, tareas o evaluaciones si el contenido está relacionado con alguna de las áreas protegidas en virtud de la PPRA.
Solicitudes a los medios de comunicación y seguridad en Internet:
- A menos que se haya denegado la divulgación de la información de un alumno, tal y como se describe en la Notificación anual de FERPA, el alumno podrá ser fotografiado o grabado en vídeo por los medios de comunicación durante la cobertura de eventos o programas escolares.

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