Letzte Änderung: April 19, 2021

Schülerdaten FAQ

Wie gebe ich PII an einen anderen Mitarbeiter des Provo City School District weiter?

Generell sollten Sie immer versuchen, die Menge der zu übermittelnden personenbezogenen Daten zu begrenzen, um die gewünschten Ergebnisse für sich selbst und die Partei, mit der Sie Daten austauschen, zu erreichen.

Für den Fall, dass Sie umfangreichere Mengen an personenbezogenen Daten weitergeben müssen, empfiehlt es sich, diese Daten in einem Google Doc zu teilen und nur an den/die vorgesehenen Empfänger weiterzugeben. Dies erfordert, dass der/die Empfänger in ihrem eigenen Google-Konto angemeldet sind, um ihre Identität sicherzustellen. Deaktivieren Sie außerdem die Download-, Druck- und Kopierfunktionen, um zu verhindern, dass der/die Empfänger den Zugriff ändern.

Sie können den "Vertraulichkeitsmodus" von Google Mail auch verwenden, um: ein Verfallsdatum für vertrauliche E-Mails festzulegen; einen Passcode für vertrauliche E-Mails zu verlangen; und das Weiterleiten, Herunterladen, Kopieren/Einfügen vertraulicher Daten innerhalb einer E-Mail zu verhindern.

Wie kann ich Schülerdaten an einen anderen Schulbezirk weitergeben? Die Weitergabe von Daten außerhalb des PCSD ist riskanter, da sie nicht unter unsere Geheimhaltungsvereinbarung und die Richtlinie zur akzeptablen Nutzung fallen. Wenn personenbezogene Daten an einen anderen Schulbezirk weitergegeben werden müssen, z. B. Schülerakten, ist es am besten, die Dokumente in ein PDF-Dokument zu scannen und ein Kennwort zum Öffnen des PDF-Dokuments zu verlangen. Schicken Sie die PDF-Datei in einer E-Mail und das Kennwort in einer separaten E-Mail.

Wie gebe ich PII an das Utah State Board of Education (USBE) weiter?

USBE verwendet ein sicheres Dateiübertragungssystem namens MOVEit. Dies ist das sicherste System für den Austausch von PII mit USBE und umgekehrt. In den meisten Fällen sollte ein Bezirksverwalter diesen Datenaustausch mit USBE ermöglichen.

Kann ich Daten per E-Mail an Eltern/Erziehungsberechtigte weitergeben?

Wenn ein Elternteil/Erziehungsberechtigter einen PCSD-Mitarbeiter per E-Mail um PII für Schüler bittet, kann der Mitarbeiter diese Informationen wie gewünscht direkt per E-Mail an die Eltern weitergeben. Allerdings sollten die Eltern die Anfrage stellen, nicht die PCSD-Mitarbeiter. Es ist immer sicherer, wichtige Schülerinformationen per sicherem Telefonanruf oder in einem persönlichen Gespräch weiterzugeben. Beachten Sie bei der Kommunikation per Telefon die folgenden Hinweise:

Vermeiden Sie es, PII in einer Sprachnachricht zu hinterlassen; senden Sie keine SMS mit PII; stellen Sie sicher, dass die Umgebung sicher ist, bevor Sie das Telefon abhören oder laut darüber sprechen.

Kann ich Daten per Textnachricht weitergeben?

SMS sind keine sichere Methode zur Übermittlung von Schüler-PII. Bei der Übermittlung von PII an Eltern/Erziehungsberechtigte oder andere Personen außerhalb des Provo City School District sollte die bevorzugte Methode über den sicheren Server des PCSD erfolgen. Die Übermittlung von PII per SMS ist niemals eine sichere Methode des Datenaustauschs und sollte vermieden werden.

Zusätzliche Fragen zum Datenschutz für Schüler

Wenn Sie weitere Fragen zum Datenschutz von Schülern haben, besuchen Sie bitte die Connect Safely-Website unter: https://www.connectsafely.org