Letzte Änderung: September 27, 2023

3210 P1 Einhaltung von FERPA

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1. Allgemeine Verfahren:
   • Eine Kopie der jährlichen FERPA-Bekanntmachung muss bei der Anmeldung der Studenten beigefügt werden.
   • Der jährliche FERPA-Hinweis wird auf der Website des Provo City School District veröffentlicht und/oder auf andere Weise weit verbreitet und den Eltern/Erziehungsberechtigten zugänglich gemacht.
   • Der Provo City School District Notice for Directory Information wird bei der Schulanmeldung mitgegeben, auf der Website des Provo City School District veröffentlicht und/oder anderweitig weit verbreitet und den Eltern/Erziehungsberechtigten zugänglich gemacht.
2. Verweigerung der Freigabe von Schülerinformationen:
   • Wenn eine Schule entweder den schriftlichen Antrag eines Elternteils/Erziehungsberechtigten oder eines berechtigten Schülers (der über 18 Jahre alt ist oder emanzipiert wurde) erhält, die Freigabe von Verzeichnisinformationen des Schülers zu verweigern, gibt die Schule den Antrag rechtzeitig und so in das Schülerinformationssystem ein, dass jeder Angestellte, der um die Bereitstellung von Schülerinformationen gebeten wird, leicht feststellen kann, ob ein Antrag auf Verweigerung der Offenlegung der Schülerinformationen gestellt wurde.
   • Wenn Eltern/Erziehungsberechtigte oder berechtigte Schüler die Option wählen, die Freigabe von Verzeichnisinformationen zu verweigern, entscheiden sie sich gegen die Freigabe aller bezeichneten Informationen, außer in dem Maße, in dem FERPA die Offenlegung genehmigt, die vom Bezirk als notwendig erachtet wird, um die Gesundheit oder Sicherheit des Schülers oder anderer Personen zu schützen, und die Offenlegung an Schulbeamte mit legitimen Bildungsinteressen. Ein Schulbeamter ist eine Person, die vom Bezirk als Verwalter, Vorgesetzter, Lehrer oder Mitglied des Hilfspersonals angestellt ist (einschließlich des Gesundheits- oder medizinischen Personals und des Personals der Strafverfolgungsbehörden); eine Person, die im Schulausschuss sitzt; eine Person oder ein Unternehmen, mit der/dem der Bezirk einen Vertrag zur Durchführung einer speziellen Aufgabe abgeschlossen hat (wie z.B. ein Anwalt, ein Anhörungsbeauftragter, ein Wirtschaftsprüfer, ein medizinischer Berater, ein Therapeut oder eine App/Website); oder ein Elternteil/Erziehungsberechtigter oder ein Schüler, der in einem offiziellen Ausschuss, wie z.B. einem Disziplinar- oder Beschwerdeausschuss, mitarbeitet oder einem anderen Schulbeamten bei der Durchführung seiner Aufgaben hilft. Ein Schulbeamter hat ein berechtigtes Bildungsinteresse, wenn er eine Bildungsakte einsehen muss, um seine berufliche Verantwortung zu erfüllen.
   • Die Eltern/Erziehungsberechtigten können keine Punkte oder Umstände auswählen, unter denen bestimmte Informationen veröffentlicht werden dürfen oder nicht.
   • Sobald ein berechtigter Schüler oder die Eltern/Erziehungsberechtigten einen Antrag auf Verweigerung der Freigabe von Schülerdaten gestellt haben, gilt dieser Antrag auch für die folgenden Schuljahre, sofern er nicht schriftlich von dem berechtigten Schüler oder den Eltern/Erziehungsberechtigten geändert wird.
   • Jede Schule überwacht die Anträge auf Verweigerung der Freigabe von Verzeichnisinformationen ihrer Schüler, um sicherzustellen, dass dem Antrag stattgegeben wird.
   • Auf der Ebene der High School werden alle Anfragen nach Namen, Adressen und Telefonnummern von Schülern, die von militärischen Anwerbern oder Hochschuleinrichtungen eingehen, an das Provo City School District Office of Student Services weitergeleitet, um eine Antwort zu erhalten.
   • Vor der Freigabe von Schülerinformationen überprüft der stellvertretende Schulleiter, die Schulverwaltung oder ein von ihr Beauftragter die Datenbank des Schulbezirks, um sicherzustellen, dass die Anträge der Eltern/Erziehungsberechtigten oder der berechtigten Schüler, die Freigabe von Schülerinformationen zu verweigern, korrekt in das Schülerinformationssystem eingegeben worden sind.
   • Der Schulbezirk gibt keine Verzeichnisinformationen über Schüler heraus, die darum gebeten haben oder deren Eltern/Erziehungsberechtigte darum gebeten haben, dass diese Informationen nicht herausgegeben werden.
3. Ersuchen um Einsicht in die Schülerakten:
   • Eltern und Erziehungsberechtigte von Schülern, die derzeit eingeschrieben sind, oder von Schülern, die dazu berechtigt sind, können einen schriftlichen Antrag auf Einsichtnahme in die Unterlagen des Schülers oder eine Kopie davon an den Schulleiter oder einen Beauftragten stellen.
   • Bevor eine Person Zugang zu den Schülerunterlagen erhält, muss das Schulpersonal die Identität der Person, die den Antrag stellt, überprüfen. Der Bezirk stuft bestimmte Schülerinformationen als Verzeichnisinformationen ein. Solche Informationen können ohne die Zustimmung der Eltern/Erziehungsberechtigten weitergegeben werden; allerdings sollten Schülerinformationen nicht routinemäßig auf Anfrage der Öffentlichkeit freigegeben werden. Schulangestellte sollten sich an die Studentenabteilung wenden, wenn sie Fragen zu Anfragen haben, die sie erhalten.
   • Der Zugang zu Schulunterlagen im Rahmen von FERPA bezieht sich nur auf offizielle Schulunterlagen wie Noten, Anwesenheit und andere Informationen, die sich in der Gesamtakte befinden. Er erstreckt sich nicht auf Unterrichtsunterlagen, die von einzelnen Lehrern, Schulleitern, Beratern oder anderen Mitarbeitern geführt werden.
   • Die Schulen sind nicht verpflichtet, besondere Berichte zu erstellen oder verloren gegangene oder zerstörte Unterlagen wiederherzustellen, um einem Antrag auf Zugang zu Schülerunterlagen nachzukommen.
   • Kopien der Aufzeichnungen müssen den Eltern/Erziehungsberechtigten und den Schülern zu einem angemessenen Preis zur Verfügung gestellt werden. Die Unfähigkeit, die Kosten für die Vervielfältigung zu tragen, darf den Zugang zu den Aufzeichnungen selbst nicht verhindern.
   • Anträge auf Akteneinsicht sollten zeitnah und nicht länger als 45 Tage ab dem Datum des Antrags bewilligt werden.
   • Die Schulen müssen Aufzeichnungen über jeden Antrag auf Zugang zu und jede Weitergabe von Bildungsunterlagen führen, die sie vornehmen.
   • Die Aufzeichnungen über den Zugang müssen die Namen der Personen enthalten, die Informationen aus den Unterlagen beantragt oder erhalten haben, sowie den Grund für den Antrag.
   • Eine Kopie der unterzeichneten Zustimmung der Eltern/Erziehungsberechtigten zur NICHT-Freigabe einer Akte muss in den Akten aufbewahrt werden.
4. Sorgerechtsfragen und Ersuchen um Informationen und Kontaktaufnahme mit dem nicht sorgeberechtigten Elternteil:
   • Der nicht sorgeberechtigte Elternteil/Erziehungsberechtigte hat das Recht auf Einsicht in die Schülerakten, es sei denn, der Schule liegt ein Gerichtsbeschluss vor, der dem nicht sorgeberechtigten Elternteil/Erziehungsberechtigten die Einsichtnahme untersagt.
   • Der sorgeberechtigte Elternteil/Vormund darf dem nicht sorgeberechtigten Elternteil/Vormund den Zugang zu den Unterlagen seines Kindes nicht verbieten, es sei denn, dies ist gerichtlich verboten.
   • Der nicht sorgeberechtigte Elternteil/Erziehungsberechtigte muss einen schriftlichen Antrag auf Einsicht in die Schulakte des Schülers stellen.
   • Die Schulen werden keine ständigen Anträge auf regelmäßige Freigabe von Unterlagen an nicht sorgeberechtigte Elternteile/Erziehungsberechtigte akzeptieren oder erfüllen.
   • FERPA gilt nur für schriftliche Bildungsunterlagen. Es gilt nicht für persönliche Kontakte, Besuche oder Konferenzen.
   • In der Regel besuchen die Eltern/Erziehungsberechtigten ihre Kinder während der Schulzeit nicht in der Schule, unabhängig davon, ob sie das Sorgerecht haben oder nicht. Erlaubt eine Schule den Eltern/Vormund(en), ihr Kind während der Schulzeit zu besuchen, und liegt ein Gerichtsbeschluss über das Sorgerecht vor, so darf ein nicht sorgeberechtigter Elternteil/Vormund nur mit Genehmigung des sorgeberechtigten Elternteils oder mit ausdrücklicher Genehmigung des Gerichts Zugang zum Kind haben.
   • Dem Schulpersonal ist es untersagt, Unterstützungsschreiben für Eltern/Erziehungsberechtigte zu verfassen, die in Sorgerechtsstreitigkeiten oder -verfahren verwickelt sind, noch dürfen sie als Vermittler bei Sorgerechts- oder Besuchsrechtsstreitigkeiten auftreten.
   • In Situationen, in denen das Sorgerecht nicht überprüft werden kann oder das Personal nicht feststellen kann, wer die rechtliche Befugnis und den Zugang zu dem Kind hat, wird die Schule dies tun:
     • Erlauben Sie nur der Person, die den Schüler eingeschrieben hat, die Exmatrikulation des Schülers aufzuheben;
     • Wenden Sie sich an einen Polizeibeamten oder das Jugendamt und übergeben Sie den Schüler an einen von ihnen, wenn die Parteien im Streit liegen und sich nicht einigen können, an wen der Schüler übergeben werden kann.
   • Wenn eine Person eine Störung auf dem Schulgelände verursacht, hat der Schulleiter die rechtliche Befugnis, störende Eltern/Erziehungsberechtigte oder andere Erwachsene aufzufordern, das Betreten des Schulgeländes zu unterlassen, ohne eine Vereinbarung mit ihm zu treffen. Der Schulleiter kann solchen Personen den Zugang zum Schulgelände verweigern, wenn Sicherheitsbedenken, Belästigungen oder mögliche Verletzungen vorliegen (Utah Code 53A-3-503). Der Schulleiter sollte die betreffende Person schriftlich über seine Entscheidung bezüglich ihres Zugangs informieren.
5. Anträge auf Änderung von Schülerdaten:
   • Wenn Eltern/Erziehungsberechtigte der Meinung sind, dass die Akte ihres Schülers/ihrer Schülerin Informationen enthält, die ungenau oder irreführend sind oder das Recht des Schülers/der Schülerin auf Schutz seiner/ihrer Privatsphäre verletzen, können sie beantragen, dass die Akte ergänzt oder korrigiert wird.
   • Eltern oder Erziehungsberechtigte sollten beim Schulleiter einen schriftlichen Antrag auf Einsichtnahme in die Schülerakte stellen. Die Eltern/Erziehungsberechtigten sollten Informationen anführen, die ihrer Meinung nach ungenau, irreführend oder eine Verletzung der Datenschutzrechte ihres Kindes sind, und alle Unterlagen vorlegen, die ihre Überzeugung belegen.
   • Der Schulleiter prüft die Akte und sammelt weitere Informationen, wozu auch eine Besprechung mit den Eltern/Erziehungsberechtigten gehören kann, um deren Anliegen zu klären. Der Schulleiter wird innerhalb von 20 Schultagen nach Eingang des Antrags eine Entscheidung treffen.
   • Wenn Eltern/Erziehungsberechtigte die Entscheidung des Schulleiters anfechten möchten, können sie innerhalb von zehn (10) Schultagen nach der Entscheidung des Schulleiters einen schriftlichen Antrag auf Anhörung an das Büro für Lehren und Lernen richten.
   • Das Büro für Lehren und Lernen leitet den Einspruch an den stellvertretenden Superintendenten für Schülerdienste weiter, der innerhalb von 20 Schultagen eine Anhörung durchführt, bei der die Eltern/Erziehungsberechtigten die Möglichkeit haben, Beweise vorzulegen, die ihren Antrag auf Änderung des Eintrags unterstützen.
   • Eltern/Erziehungsberechtigte können sich von einer oder mehreren Personen, einschließlich ihres Anwalts, unterstützen oder vertreten lassen; Eltern/Erziehungsberechtigte müssen jedoch im Voraus mitteilen, wenn sie beabsichtigen, einen Rechtsbeistand mitzubringen, damit der Distrikt die Möglichkeit hat, sich ebenfalls rechtlich vertreten zu lassen.
   • Der stellvertretende Superintendent für Schülerdienste wird innerhalb von 20 Schultagen eine schriftliche Entscheidung treffen. Die Entscheidung enthält eine Zusammenfassung der Beweise und die Gründe für die Entscheidung.
   • Wird die Entscheidung getroffen, die Akte des Schülers zu ändern oder zu berichtigen, so wird die Änderung vorgenommen und die Eltern/Erziehungsberechtigten werden schriftlich über die Änderung informiert.
   • Wenn der Assistant Superintendent of Student Services entscheidet, dass der Eintrag nicht geändert wird, können die Eltern/Erziehungsberechtigten eine Erklärung in den Eintrag einfügen, in der sie die angefochtenen Informationen kommentieren und/oder erklären, warum sie mit der Entscheidung des Distrikts nicht einverstanden sind.
6. Ersuchen um Aufzeichnungen durch Vorladung oder in Notfällen:
   • Vor der Freigabe von Schülerinformationen, wenn diese gesetzlich vorgeschrieben sind (es sei denn, in der Vorladung wird etwas anderes angeordnet), sollte die Schule die Eltern/Erziehungsberechtigten darüber informieren, dass die Unterlagen ihres Kindes vorgeladen wurden, damit die Eltern/Erziehungsberechtigten die Möglichkeit haben, einen Rechtsbeistand zu suchen.
   • Die Schulleitung kann in Notfällen Informationen über Schüler an die zuständigen Stellen weitergeben, wenn dies zum Schutz der Gesundheit oder Sicherheit des Schülers oder anderer Personen erforderlich ist.
7. Benachrichtigung und Ersuchen um Überprüfung von Materialien gemäß PPRA:
   • Eltern oder Erziehungsberechtigte müssen mindestens zwei Wochen vor der Durchführung von Erhebungen, Analysen oder Bewertungen an Schülern oder vor der Durchführung von geplanten Aktivitäten oder Klassenarbeiten benachrichtigt werden, wenn sich der Inhalt auf einen oder mehrere der acht geschützten Bereiche des PPRA bezieht.
   • Die Eltern oder Erziehungsberechtigten müssen schriftlich zustimmen, dass ihr Schüler an einer der oben genannten Aktivitäten teilnehmen darf.
   • Das Schulpersonal stellt den Eltern/Erziehungsberechtigten entsprechende Einverständniserklärungen zur Verfügung und überwacht die Teilnahme der Schüler entsprechend der schriftlichen Zustimmung der Eltern/Erziehungsberechtigten.
   • Eltern oder Erziehungsberechtigte können auf die zweiwöchige Mindestmeldefrist verzichten.
   • Eltern oder Erziehungsberechtigte haben Zugang zu allen Materialien, Umfragen, Aufgaben oder Bewertungen und die Möglichkeit, diese zu überprüfen, wenn sich der Inhalt auf einen der geschützten Bereiche des PPRA bezieht.
8. Medienanfragen und Internetsicherheit:
   • Sofern die Freigabe der Daten eines Schülers nicht, wie in der jährlichen FERPA-Mitteilung beschrieben, verweigert wurde, kann der Schüler während der Berichterstattung über Schulveranstaltungen oder -programme von den Medien fotografiert oder auf Video aufgenommen werden.

Politik und Formulare

• Richtlinie Nr. 3210 Einhaltung von FERPA
• FERPA-Freigabeformular