Letzte Änderung: September 26, 2023

Richtlinie Nr. 1415 Aufzeichnungen und Protokolle von Vorstandssitzungen

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Aufzeichnungen und Protokolle von offenen Sitzungen

Über alle öffentlichen Vorstandssitzungen wird ein schriftliches Protokoll und eine Aufzeichnung angefertigt, mit Ausnahme von Besichtigungen oder Reisen, bei denen der Vorstand nicht abstimmt oder Maßnahmen ergreift; in diesen Fällen wird nur ein schriftliches Protokoll angefertigt.

Das schriftliche Protokoll muss Folgendes enthalten:

Datum, Uhrzeit und Ort des Treffens;
Die Namen der anwesenden und abwesenden Mitglieder;
Der Inhalt aller vom Verwaltungsrat vorgeschlagenen, diskutierten oder beschlossenen Angelegenheiten, der eine Zusammenfassung der Kommentare der Verwaltungsratsmitglieder enthalten kann;
Aufzeichnung jeder Abstimmung, aufgeschlüsselt nach einzelnen Mitgliedern;
Der Name jeder Person, die nicht Mitglied des Ausschusses ist und die nach der Begrüßung durch das vorsitzende Ausschussmitglied dem Ausschuss eine Stellungnahme oder einen Kommentar vorgelegt hat, sowie eine kurze Zusammenfassung ihrer Stellungnahme oder ihres Kommentars;
Alle anderen Informationen, die eine Aufzeichnung des Sitzungsverlaufs darstellen und von einem Mitglied in die Aufzeichnung und das Protokoll aufgenommen werden sollen.

Die Aufzeichnung muss eine vollständige und ungekürzte Aufzeichnung aller öffentlichen Teile der Sitzung vom Beginn der Sitzung bis zur Vertagung sein und muss mit Datum, Uhrzeit und Ort der Sitzung gekennzeichnet sein.

Genehmigung und Verfügbarkeit von Protokollen und Aufzeichnungen von Verwaltungsratssitzungen

Die Aufzeichnung einer öffentlichen Vorstandssitzung ist ein öffentliches Protokoll und muss innerhalb von drei Werktagen nach Ende der Sitzung der Öffentlichkeit zum Abhören zur Verfügung gestellt werden.

Das schriftliche Protokoll einer öffentlichen Vorstandssitzung ist ein öffentliches Dokument. Der Verwaltungsrat legt Verfahren für die Korrektur und förmliche Genehmigung von Sitzungsprotokollen fest und wendet sie an. Vor der Genehmigung gelten die Protokolle als "ausstehende Protokolle". Die noch nicht genehmigten Protokolle werden der Öffentlichkeit innerhalb einer angemessenen Frist nach der Sitzung zugänglich gemacht. Nach der förmlichen Genehmigung durch den Verwaltungsrat ist das schriftliche Protokoll der Sitzung die offizielle Aufzeichnung der auf der Sitzung getroffenen Maßnahmen. Genehmigte Protokolle werden der Öffentlichkeit innerhalb von drei Arbeitstagen nach ihrer Genehmigung durch den Verwaltungsrat zugänglich gemacht.

Anhängige Protokolle von Vorstandssitzungen müssen den folgenden Hinweis in auffälliger, gut sichtbarer Schrift enthalten "Dieses Protokoll wurde noch nicht förmlich vom Bildungsausschuss genehmigt und kann bis zu einer solchen förmlichen Genehmigung noch geändert werden."

Aufzeichnung und Protokoll der geschlossenen Sitzung

Mit Ausnahme der Fälle, in denen der Grund für die Schließung der Sitzung die Erörterung persönlicher Informationen (Charakter, berufliche Kompetenz oder Gesundheit einer Person) oder Sicherheitsfragen ist, wie in der Richtlinie BEC festgelegt, wird von allen geschlossenen Sitzungen eine Aufzeichnung angefertigt, und über geschlossene Sitzungen kann ein schriftliches Protokoll angefertigt werden. Diese Aufzeichnungen und Protokolle müssen Folgendes enthalten:

Datum, Uhrzeit und Ort des Treffens;
die Namen der anwesenden und abwesenden Mitglieder; und
die Namen aller anderen Anwesenden, es sei denn, eine solche Offenlegung würde die Vertraulichkeit der erörterten Fragen beeinträchtigen oder die Persönlichkeitsrechte der Anwesenden anderweitig verletzen.

Bei Aufzeichnungen von nichtöffentlichen Sitzungen handelt es sich um vollständige und ungekürzte Aufzeichnungen aller Teile der nichtöffentlichen Sitzung, die mit Datum, Uhrzeit und Ort der nichtöffentlichen Sitzung versehen oder gekennzeichnet sind.

Wird eine Sitzung geschlossen, um entweder Sicherheitsfragen oder den Charakter, die berufliche Befähigung oder die Gesundheit einer Person gemäß der Richtlinie BEC zu erörtern, wird die Sitzung nicht aufgezeichnet und es wird kein Protokoll geführt.

Keine geheime Stimmabgabe

Es findet keine geheime Abstimmung statt.

Aufzeichnungen und Protokolle von geschlossenen Sitzungen sind geschützt

Alle Aufzeichnungen und Protokolle von nichtöffentlichen Sitzungen werden hiermit als "geschützte Aufzeichnungen" gemäß dem Government Records Access Management Act bezeichnet.

Rechtliche Hinweise & Synopse

Utah Code Ann. § 52-4-203(1), (2), (3) (2013)

Aufzeichnungen und Protokolle von offenen Sitzungen

Utah Code Ann. § 52-4-203(4)(f) (2013)

Genehmigung und Verfügbarkeit von Protokollen und Aufzeichnungen

Utah Code Ann. § 52-4-206 (2006)

Aufzeichnung und Protokoll der geschlossenen Sitzung

Utah Code Ann. § 52-4-203(2)(d) (2013)

Keine geheime Stimmabgabe

Utah Code Ann. § 52-4-206(5) (2006)

Aufzeichnungen und Protokolle von geschlossenen Sitzungen sind geschützt

Utah Code Ann. § 63G-2-101 et seq.

Aufzeichnungen und Protokolle von geschlossenen Sitzungen sind geschützt

Genehmigt durch den Bildungsrat

August 13, 2013