最後修訂：23 8 月, 2024

政策编号 7040：记录查阅和管理/GRAMA

目的和理念

本政策提供了管理、分類、存取、保存和處置校區記錄的指導方針，以符合猶他州適用的法律和法規，包括但不限於《政府記錄存取和管理法》(GRAMA)；並在保護個人隱私權的同時，根據州法律和法規讓公眾存取校區記錄。

犹他州法典》第 63G-2-101 等条。

定义

「記錄」或「紀錄」包括書籍、信件、文件、紙張、地圖、平面圖、照片、膠片、卡片、磁帶、錄音、電子資料，或其他由校區準備、擁有、接收或保留的文件資料，不論其實體形式或特徵為何，且資訊可透過影印或其他機械或電子方式複製。草稿、個人筆記和個人擁有的文件不屬於記錄。

猶他州法典 63G-2-103(25)

記錄員

總監指定「記錄官」，負責建立保留時間表，並回應對區記錄的要求。
業務管理員、副監督和通訊主任被指定為「記錄官」，其定義如下猶他法典第 63G-2-103 條.指定的記錄員可指派其他員工協助回應其他地區部門的特定請求。

記錄員的責任

每位記錄官將履行《猶他法典》第 63G-2 節等規定的職責，並審查和回應查閱記錄的請求（「GRAMA 請求」）。GRAMA 請求應在必要時通過記錄官和法律顧問進行協調。

GRAMA 申请

所有 GRAMA 申請必須使用猶他州公開記錄入口網站提交。 GRAMA 申請必須包含申請人的必要資訊以及所申請記錄的具體描述。

猶他州開放記錄入口網站

记录分类

記錄官在法律顧問的必要協助下，將負責按照猶他法典第 63G-2- 2 節的規定，對其監督下的記錄進行評估和分類。
记录应归入以下类别之一：
- 中所述的「公開」記錄。猶他法典第 63G-2-301 節；
- 中所述的「私人」記錄猶他法典第 63G-2-302-303 節；
- 中所述的「受控」記錄猶他法典第 63G-2-304 節；
- 中所述的「受保護」記錄。猶他法典第 63G-2-305-305.5 條; OR、
- 中所述的限制存取的記錄。猶他州法典第 63G-2-201(3)(b) 節。

記錄存取

GRAMA 請求將由記錄官和適當的校區人員進行評估，以確定記錄是否存在並可以提供。記錄官可委派其他員工編輯允許的記錄。
- 對「公開」記錄的任何查閱都應在正常營業時間內進行，並符合以下規定猶他州法典第 63G-2-201 節。
- 所有「隱私」、「受控」和「受保護」記錄僅可依據下列規定揭露猶他法典第 63G-2-202 節。
應根據以下規定及時提供已核准的 GRAMA 請求猶他法典第 63G-2-204 節。
所有 GRAMA 請求均應透過電子郵件或公開記錄入口網站進行回應和處理。

费用

本區可對複製所要求記錄的實際成本，以及編輯和獲取記錄的人員時間收取費用，詳情如下（猶他法典第 63G-2-203 節）：
- 每页单面复印费十（10）美分。
- 每页双面复印费十五（15）美分。
- 區域人員在搜尋、格式化、處理、剪裁、總結和編輯記錄時，若超過十五（15）分鐘，可收取每小時二十二美元（$22.00）的費用。
在下列情況下，校區可要求請求人預先付款：
- 製作記錄的費用預計超過五十美元 ($50.00)。
- 請求人尚未支付先前請求的費用。
学区不得收取以下费用
- 審查記錄以確定其是否應予披露，但以下規定允許的情況除外猶他法典第 63G-2-203 條
- 請求人親自檢查記錄
- 員工在回應請求時所花費的第一刻鐘時間，除非下列情況允許猶他法典第 63G-2-203 條.

上诉

如果請求人對記錄官的決定不滿意，請求人可根據時限和以下規定向總監提交書面上訴猶他法典第 63G-2-401 條.
- 如果請求人對監督員的決定不滿意，請求人可根據猶他州法第 63G-2-403 節向州記錄委員會提出上訴，或根據猶他州法第 63G-2-403 節的規定向地方法院申請司法審查。猶他法典第 63G-2-404 節。
個人可根據以下規定對記錄的準確性或完整性提出異議猶他法典第 63G-2-603 條.

记录保留

校區應依照州記錄委員會依據以下規定所制定的時間表來保留記錄猶他法典第 63G-2-604 條.

学生档案

所有学生档案均被指定为 "教育档案"，此类教育档案的披露不受 GRAMA 的管辖，而受 1974 年《家庭教育权利和隐私法》（FERPA）（20 U.S.C. Section 1232(g)；34 C.F.R. Section 99, et seq.）除 FERPA 另有规定外，未经家长同意，校区不得公布与教育记录相关的信息。

受版权或专利保护的材料

任何受著作權保護的記錄，無論是依據聯邦著作權法正式歸檔或非正式的著作權聲明，或是受專利、商標或其他受保護的稱謂保護，若無法院命令揭露的有效命令或記錄作者的書面許可，不得複製或提供給任何人。參考資料：猶他州政府記錄與存取管理法 (63G-2-101 至 63G-2-804.X)。