Última modificação: agosto 23, 2024

Política nº 7040: Acesso e gerenciamento de registros/GRAMA

Objetivo e filosofia

Esta política fornece diretrizes para gerenciar, classificar, acessar, preservar e descartar os registros do Distrito em conformidade com as leis e regulamentações aplicáveis do Estado de Utah, incluindo, entre outras, a Lei de Acesso e Gerenciamento de Registros Governamentais (GRAMA); e para fornecer acesso público aos registros do Distrito de acordo com as leis e regulamentações estaduais, protegendo os direitos individuais de privacidade.

• Código de Utah 63G-2-101, et seq.

Definições

"Registro" ou "Registros" inclui um livro, carta, documento, papel, mapa, planta, fotografia, filme, cartão, fita, gravação, dados eletrônicos ou outro material documental, independentemente da forma física ou das características, que seja preparado, possuído, recebido ou retido pelo Distrito, e a informação seja reproduzível por fotocópia ou outros meios mecânicos ou eletrônicos. Rascunhos, anotações pessoais e documentos de propriedade pessoal não são registros.

• Código de Utah 63G-2-103(25)

Diretores de registros

1. O superintendente designa "oficiais de registros" que serão responsáveis por criar cronogramas de retenção e responder a solicitações de registros do distrito. 
2. O Administrador de Empresas, o Superintendente Adjunto e o Diretor de Comunicações são designados como "Oficial de Registros", conforme definido em Seção 63G-2-103 do Código de Utah. Os oficiais de registros designados podem designar outros funcionários para ajudar a responder a solicitações específicas de outros departamentos do distrito.

Responsabilidades dos oficiais de registros

Cada Diretor de Registros cumprirá as obrigações e responsabilidades estabelecidas na Seção 63G-2 e seguintes do Código de Utah e analisará e responderá a uma solicitação de acesso a registros ("solicitação GRAMA"). As solicitações GRAMA devem ser coordenadas pelos oficiais de registros e pela assessoria jurídica, conforme necessário.

Solicitação GRAMA

Todas as solicitações GRAMA devem ser enviadas usando o Portal de Registros Abertos de Utah. A solicitação GRAMA deve conter as informações necessárias sobre o solicitante e uma descrição específica dos registros que estão sendo solicitados.

• Utah abre portal de registros

Classificação de registros

1. Os oficiais de registros, com a assistência necessária de um consultor jurídico, serão responsáveis por avaliar e classificar os registros sob sua supervisão, conforme estabelecido na Seção 63G-2-2 do Código de Utah. 307.
2. Um registro deve ser classificado em uma das seguintes categorias:
   • Registros "públicos", conforme descrito em Seção 63G-2-301 do Código de Utah;
   • Registros "privados", conforme descrito em Seção 63G-2-302-303 do Código de Utah;
   • Registros "controlados", conforme descrito em Seção 63G-2-304 do Código de Utah;
   • Registros "protegidos", conforme descrito em Código de Utah, Seção 63G-2-305-305.5OU,
   • Um registro cujo acesso é restrito, conforme descrito em Seção 63G-2-201(3)(b) do Código de Utah. 

Acesso ao registro

1. As solicitações GRAMA serão avaliadas pelos oficiais de registros e pela equipe distrital apropriada para determinar se os registros existem e podem ser fornecidos. Os oficiais de registros podem delegar a outros membros da equipe a compilação de registros permitidos.
   • Qualquer inspeção de um registro "público" deverá ser feita durante o horário comercial normal, de acordo com Seção 63G-2-201 do Código de Utah. 
   • Todos os registros "privados", "controlados" e "protegidos" devem ser divulgados somente de acordo com Seção 63G-2-202 do Código de Utah.
2. As solicitações GRAMA aprovadas devem ser fornecidas em tempo hábil, de acordo com Seção 63G-2-204 do Código de Utah.
3. Todas as solicitações GRAMA devem ser respondidas e processadas por e-mail ou pelo Portal de Registros Abertos.

Tarifas

1.  Poderá ser cobrada uma taxa pelo custo real do Distrito para duplicar um registro solicitado e também pelo tempo gasto pelo pessoal para compilar e obter o registro da seguinte forma (Seção 63G-2-203 do Código de Utah):
   • Uma taxa de cópia de dez (10) centavos de dólar por página para cada cópia de um lado.
   • Uma taxa de cópia de quinze (15) centavos de dólar por página para cada cópia frente e verso.
   • Poderá ser cobrada uma taxa de vinte e dois dólares ($22.00) por hora para o tempo dos funcionários do Distrito para pesquisar, formatar, manipular, adaptar, resumir e compilar um registro, quando essas atividades excederem quinze (15) minutos.
2. O Distrito pode exigir o pagamento antecipado de um solicitante se:
   • Espera-se que as taxas para produzir o registro excedam cinquenta dólares ($50.00).
   • O solicitante não pagou as taxas de solicitações anteriores.
3. O Distrito não pode cobrar taxas por:
   • Revisar um registro para determinar se ele está sujeito a divulgação, exceto quando permitido de outra forma por Seção 63G-2-203 do Código de Utah
   • Inspeção presencial do registro pelo solicitante 
   • O primeiro quarto de hora do tempo gasto pela equipe para responder a uma solicitação, exceto quando permitido de outra forma por Seção 63G-2-203 do Código de Utah.

Apelações

1. Se um solicitante não estiver satisfeito com a decisão do Oficial de Registros, ele poderá enviar uma apelação por escrito ao Superintendente de acordo com os prazos e as disposições do Código de Utah, Seção 63G-2-401.
   • Se o solicitante estiver insatisfeito com a decisão do superintendente, ele poderá entrar com um recurso no Comitê de Registros do Estado, de acordo com a Seção 63G-2-403 do Código de Utah, ou fazer uma petição para revisão judicial no tribunal distrital, conforme previsto em Seção 63G-2-404 do Código de Utah.
2. Um indivíduo pode contestar a precisão ou a integridade de um registro de acordo com Seção 63G-2-603 do Código de Utah. 

Retenção de registros

O Distrito deverá manter os registros de acordo com o cronograma estabelecido pelo Comitê de Registros do Estado, de acordo com Seção 63G-2-604 do Código de Utah.

Registros de alunos

Todos os registros dos alunos são designados como "registros educacionais" e a divulgação desses registros educacionais não é regida pelo GRAMA, mas pela Lei de Direitos Educacionais e Privacidade da Família de 1974 (FERPA) (20 U.S.C. Seção 1232(g); 34 C.F.R. Seção 99, et seq.; e 34 C.F.R. Seção 300, et seq.). O Distrito não pode divulgar informações relacionadas a registros educacionais sem o consentimento dos pais, exceto conforme previsto na FERPA.

Materiais protegidos por direitos autorais ou patentes

Qualquer registro protegido por direitos autorais, seja por registro formal de acordo com as leis federais de direitos autorais ou por reivindicação informal de direitos autorais, ou que seja coberto por uma patente, marca registrada ou outra designação protegida, não deverá ser copiado ou fornecido a qualquer pessoa sem uma ordem válida de um tribunal ordenando tal divulgação ou permissão por escrito do autor do registro. Referências: Lei de Gerenciamento de Acesso e Registros Governamentais de Utah (63G-2-101 a 63G-2-804.

Referências

• Lei de Gerenciamento de Acesso e Registros Governamentais de Utah (63G-2-101 a 63G-2-804)

Aprovação pelo Conselho de Educação

• 14 de agosto de 2012
• Revisado: 12 de março de 2013
• Revisado: Junho de 2023

Procedimentos e formulários

• 7040 Procedimento 1 Acesso e gerenciamento de registros/GRAMA
• 7040 Form 1 Formulário de acesso e gerenciamento de registros/GRAMA