最終更新日8月 23, 2024

ポリシーNo.7040記録へのアクセスと管理/GRAMA

目的と理念

本方針は、政府記録アクセス管理法（GRAMA：Government Records Access and Management Act）を含むがこれに限定されない、適用されるユタ州法および規制に従って、地区の記録を管理、分類、アクセス、保存、廃棄するための指針を示すものである。

ユタ州法63G-2-101ほか。

定義

「記録」または「レコード」には、書籍、手紙、文書、紙、地図、図面、写真、フィルム、カード、テープ、録音、電子データ、または物理的形態や特性に関係なく、当地区が作成、所有、受領、保管するその他の文書資料が含まれ、その情報はコピーまたはその他の機械的、電子的手段により複製可能である。下書き、個人的なメモ、個人所有の文書は記録ではありません。

ユタ州法63G-2-103(25)

レコード・オフィサー

教育長は、保管スケジュールの作成と地区記録の要請に対応する責任を負う「記録責任者」を指名する。
事業管理者、副教育長、および広報部長は、以下に定義される「記録責任者」に指定される。ユタ州法第63G-2-103条.指定された記録担当者は、他地区の部署に特有の要請への対応を支援するために、他の職員を割り当てることができる。

レコード・オフィサーの責務

各記録管理責任者は、ユタ州法第63G-2条その他に規定される職務と責任を果たし、記録へのアクセス要求（以下「GRAMA要求」という。）GRAMA リクエストは、必要に応じて記録担当役員および法律顧問を通じて調整されるものとする。

GRAMAリクエスト

GRAMAリクエストは、ユタ州オープンレコードポータルを使用して提出する必要があります。 GRAMA要請には、要請者の必要な情報と、要請される記録の具体的な説明が含まれていなければならない。

ユタ州が記録ポータルを開設

記録の分類

記録責任者は、法律顧問の必要な支援を得て、ユタ州法第63G-2-2条に規定されるとおり、その監督下にある記録を評価し、分類する責任を負う。
記録は、以下のいずれかのカテゴリーに分類されるものとする：
- に記載されている「公開」記録ユタ州法第63G-2-301条；
- に記載されている "プライベート "レコード。ユタ州法第63G-2-302-303条；
- に記載されている "管理された "記録ユタ州法第63G-2-304条；
- に記載されている「保護された」記録ユタ州法第63G-2-305-305.5条OR
- に記載されているようにアクセスが制限されているレコード。ユタ州法第63G-2-201条(3)(b)。

レコード・アクセス

GRAMA の要請は、記録担当役員および適切な地区職員によって評価され、記録が存在し、提供できるかどうかが判断される。記録担当役員は、提供可能な記録の取りまとめを他の職員に委任することができる。
- 公的」記録の閲覧は、以下の規定に従い、通常の営業時間内に行うものとする。ユタ州法第63G-2-201条。
- すべての「私的」、「管理された」、および「保護された」記録は、以下に従ってのみ開示されるものとする。ユタ州法第63G-2-202条。
承認されたGRAMAの要請は、以下の規定に従って適時に提供されるものとする。ユタ州法第63G-2-204条。
すべてのGRAMA要請は、電子メールまたは公開記録ポータルを通じて回答および処理されるものとする。

料金

請求された記録の複製にかかる当地区の実費、および記録の作成と入手にかかる人件費については、以下のとおり手数料を請求することができる（ユタ州法第63G-2-203条）：
- 片面コピー1枚につき10セントのコピー料金。
- 両面コピー1枚につき15セントのコピー料金。
- 記録の検索、書式設定、操作、調整、要約、およびまとめが15分を超える場合、地区職員の時間に対して1時間当たり22ドル（$22.00）の手数料を請求することができる。
地区は、以下の場合、要請者に前払いを求めることができる：
- レコードの作成料は50ドル（$50.00）を超えることが予想される。
- 依頼者は、過去の依頼による料金を支払っていない。
地区は、以下の手数料を請求することはできない：
- で許可されている場合を除き、開示対象かどうかを判断するために記録を見直すこと。ユタ州法第63G-2-203条
- 請求者による記録の直接閲覧
- で認められている場合を除き、要請に対応するために費やされたスタッフの時間のうち、最初の4分の1時間。ユタ州法第63G-2-203条.

アピール

要求者が記録管理者の決定に不服がある場合、要求者は、期限および以下の規定に従って、最高責任者に書面による不服申し立てを提出することができる。ユタ州法第63G-2-401条.
- 要請者が教育長の決定に不服がある場合、要請者はユタ州法第63G-2-403条に従って州記録委員会に不服申し立てを行うか、または以下の規定に従って地方裁判所に司法審査を申し立てることができる。ユタ州法第63G-2-404条。
個人は、以下に従って記録の正確性または完全性に異議を唱えることができる。ユタ州法第63G-2-603条.

記録保持

地区は、以下の規定に従い、州記録委員会が定めたスケジュールに従って記録を保管するものとする。ユタ州法第63G-2-604条.

学生記録

すべての生徒の記録は「教育記録」として指定されており、そのような教育記録の開示は GRAMA ではなく、1974 年家族教育権およびプライバシー法（FERPA）（20 U.S.C. Section 1232(g); 34 C.F.R. Section 99, et seq.）地区は、FERPAに別段の規定がある場合を除き、保護者の同意なしに教育記録に関連する情報を公開することはできません。

著作権または特許のある資料

連邦著作権法に基づく正式な申請、または非公式な著作権の主張、あるいは特許、商標、またはその他の保護された呼称によって著作権が保護されているレコードは、そのような開示を命じる裁判所の有効な命令、またはレコードの作成者の書面による許可なしに、いかなる者に対しても複製または提供してはならない。参考文献ユタ州政府記録およびアクセス管理法（63G-2-101から63G-2-804まで。