Ultima modifica: Agosto 23, 2024

Politica n. 7040: Accesso e gestione dei documenti/GRAMA

Scopo e filosofia

Questa politica fornisce le linee guida per la gestione, la classificazione, l'accesso, la conservazione e lo smaltimento dei documenti del Distretto in conformità con le leggi e i regolamenti dello Stato dello Utah, tra cui, ma non solo, la legge sull'accesso e la gestione dei documenti governativi (GRAMA); e per fornire l'accesso pubblico ai documenti del Distretto in conformità con le leggi e i regolamenti statali, proteggendo al contempo i diritti individuali alla privacy.

• Codice dello Utah 63G-2-101 e seguenti.

Definizioni

Per "registro" o "documentazione" si intende un libro, una lettera, un documento, una carta, una mappa, un piano, una fotografia, un film, una carta, un nastro, una registrazione, un dato elettronico o altro materiale documentale, indipendentemente dalla forma fisica o dalle caratteristiche, preparato, posseduto, ricevuto o conservato dal Distretto e le cui informazioni sono riproducibili mediante fotocopia o altri mezzi meccanici o elettronici. Le bozze, gli appunti personali e i documenti di proprietà personale non sono documenti.

• Codice dello Utah 63G-2-103(25)

Ufficiali di registrazione

1. Il Sovrintendente designa gli "Ufficiali dei registri" che avranno la responsabilità di creare piani di conservazione e di rispondere alle richieste di documenti del distretto. 
2. L'Amministratore degli Affari, il Vice Sovrintendente e il Direttore delle Comunicazioni sono designati come "Records Officer" come definito in Codice dello Utah Sezione 63G-2-103. I responsabili dei registri designati possono assegnare ad altri dipendenti l'assistenza per rispondere a richieste specifiche di altri dipartimenti distrettuali.

Responsabilità dei Records Officer

Ciascun Records Officer svolgerà i compiti e le responsabilità previsti dalla sezione 63G-2 e seguenti del Codice dello Utah, esaminando e rispondendo a una richiesta di accesso ai documenti ("richiesta GRAMA"). Le richieste GRAMA devono essere coordinate attraverso i Records Officer e i consulenti legali, se necessario.

Richiesta GRAMA

Le richieste GRAMA devono essere presentate utilizzando il portale Utah Open Records. La richiesta GRAMA deve contenere le informazioni necessarie sul richiedente e una descrizione specifica dei documenti richiesti.

• Lo Utah apre il portale dei record

Classificazione dei record

1. I Records Officer, con l'eventuale assistenza di un consulente legale, sono responsabili della valutazione e della classificazione dei documenti sotto la loro supervisione, come stabilito dalla Sezione 63G-2-2 del Codice dello Utah.
2. Un record deve essere classificato in una delle seguenti categorie:
   • Registri "pubblici" come descritti in Sezione del Codice dello Utah 63G-2-301;
   • Registrazioni "private" come descritto in Sezione del Codice dello Utah 63G-2-302-303;
   • Registrazioni "controllate" come descritto in Sezione del Codice dello Utah 63G-2-304;
   • Registrazioni "protette" come descritto in Codice dello Utah, Sezione 63G-2-305-305.5; OR,
   • Un record il cui accesso è limitato come descritto in Sezione del Codice dello Utah 63G-2-201(3)(b). 

Accesso al registro

1. Le richieste GRAMA saranno valutate dagli Ufficiali dei registri e dal personale distrettuale competente per determinare se i documenti esistono e possono essere forniti. Gli ufficiali dei registri possono delegare altri membri del personale a raccogliere i documenti ammissibili.
   • L'ispezione di un documento "pubblico" deve avvenire durante il normale orario di lavoro, in conformità a quanto previsto dalla legge. Sezione del Codice dello Utah 63G-2-201. 
   • Tutte le registrazioni "private", "controllate" e "protette" saranno divulgate solo in conformità con Sezione del Codice dello Utah 63G-2-202.
2. Le richieste di GRAMA approvate dovranno essere fornite tempestivamente in conformità con Sezione del Codice dello Utah 63G-2-204.
3. Tutte le richieste GRAMA devono essere evase e trattate via e-mail o attraverso il portale Open Records.

Tasse

1.  Il Distretto può richiedere il pagamento di una tassa per il costo effettivo della duplicazione di un documento richiesto e per il tempo dedicato dal personale alla compilazione e all'ottenimento del documento, come segue (Codice dello Utah, sezione 63G-2-203):
   • Una tariffa per le copie di dieci (10) centesimi a pagina per ogni copia su un solo lato.
   • Un diritto di copia di quindici (15) centesimi a pagina per ogni copia fronte/retro.
   • Per la ricerca, la formattazione, la manipolazione, l'adattamento, il riepilogo e la compilazione di un documento, può essere richiesto un compenso di ventidue dollari ($22,00) all'ora per il tempo impiegato dal personale del Distretto, se tali attività superano i quindici (15) minuti.
2. Il Distretto può richiedere un pagamento anticipato al richiedente se:
   • Le spese per la produzione della documentazione dovrebbero superare i cinquanta dollari ($50,00).
   • Il richiedente non ha pagato le tasse relative a richieste precedenti.
3. Il Distretto non può addebitare spese per:
   • Esaminare una registrazione per determinare se è soggetta a divulgazione, salvo quanto diversamente consentito da Sezione del Codice dello Utah 63G-2-203
   • Ispezione di persona del documento da parte del richiedente 
   • Il primo quarto d'ora di tempo impiegato dal personale per rispondere a una richiesta, salvo quanto diversamente consentito da Sezione del Codice dello Utah 63G-2-203.

Ricorsi

1. Se il richiedente non è soddisfatto della decisione del Records Officer, può presentare un ricorso scritto al Sovrintendente, secondo i termini e le disposizioni di cui all'art. 6, comma 1, lettera a). Codice dello Utah, Sezione 63G-2-401.
   • Se il richiedente non è soddisfatto della decisione del Sovrintendente, può presentare un appello al Comitato per i documenti di Stato in conformità con la sezione 63G-2-403 del Codice dello Utah, oppure presentare una richiesta di revisione giudiziaria presso il tribunale distrettuale, come previsto dalla sezione 63G-2-403 del Codice dello Utah. Sezione del Codice dello Utah 63G-2-404.
2. Un individuo può contestare l'accuratezza o la completezza di una registrazione in conformità con Codice dello Utah Sezione 63G-2-603. 

Conservazione dei documenti

Il Distretto dovrà conservare i documenti secondo il calendario stabilito dalla Commissione Statale per i Registri in conformità con Codice dello Utah Sezione 63G-2-604.

Registri degli studenti

Tutti i registri degli studenti sono definiti "registri scolastici" e la loro divulgazione non è disciplinata dal GRAMA, ma dal Family Education Rights and Privacy Act del 1974 (FERPA) (20 U.S.C. Sezione 1232(g); 34 C.F.R. Sezione 99, e seguenti; e 34 C.F.R. Sezione 300, e seguenti). Il Distretto non può divulgare informazioni relative ai registri scolastici senza il consenso dei genitori, salvo quanto diversamente previsto dal FERPA.

Materiali protetti da copyright o brevetti

Qualsiasi registrazione coperta da copyright, sia attraverso un deposito formale ai sensi delle leggi federali sul copyright, sia attraverso una rivendicazione informale di copyright, o che sia coperta da un brevetto, da un marchio di fabbrica o da un'altra designazione protetta, non può essere copiata o fornita a chiunque senza un'ordinanza valida di un tribunale che ordini tale divulgazione o senza il permesso scritto dell'autore della registrazione. Riferimenti: Utah Governmental Records and Access Management Act (da 63G-2-101 a 63G-2-804).

Riferimenti

• Legge sulla gestione dei documenti governativi e dell'accesso dello Utah (da 63G-2-101 a 63G-2-804)

Approvazione da parte del Consiglio d'istruzione

• 14 agosto 2012
• Rivisto: 12 marzo 2013
• Rivisto: Giugno 2023

Procedure e moduli

• 7040 Procedura 1 Accesso e gestione dei documenti/GRAMA
• 7040 Modulo 1 Accesso e gestione dei registri/Modulo GRADA