Dernière modification : 9 mai 2025

Politique 7120 P1 Organisations de soutien scolaire

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Vue d'ensemble :

Le conseil d'éducation, le district et l'école locale sont neutres dans la sélection d'une association/organisation de parents d'élèves. Aucune approbation n'est donnée ou ne doit être sous-entendue. L'utilisation des logos du district ou de l'école n'est pas autorisée sans la permission du district.

Procédure de création d'une association/organisation nouvelle ou alternative

I. Première étape : Avis d'intention/candidature

L'association ou l'organisation candidate soumet un avis d'intention au Bureau du surintendant, y compris :
- Proposition de statuts et de politiques de l'association ou de l'organisation
- 25 signatures individuelles (les signatures électroniques ne sont pas autorisées) d'un parent ou d'un tuteur légal d'un élève inscrit à l'école locale, telles qu'elles figurent dans les dossiers d'inscription officiels, indiquant son soutien
Les règlements et politiques proposés doivent inclure :
1. Une structure de gouvernance durable, comprenant des responsables et des représentants des écoles
2. Dispositions relatives à l'adhésion :
  - Option d'adhésion annuelle
  - Participation des salariés
  - Composante secondaire de l'élève (le cas échéant)
3. Politiques de non-discrimination
4. Pratiques et procédures en matière de responsabilité fiscale nécessitant un examen annuel et un audit indépendant
5. une procédure d'approbation du budget annuel par les membres, y compris les cotisations, le cas échéant
Le district n'acceptera la notification d'intention et la demande que si elles sont reçues entre le 1er mai et le 1er octobre pour l'année scolaire à venir.
La notification d'intention et la demande sont examinées et vérifiées par le surintendant ou son représentant. Cet examen peut durer jusqu'à 30 jours civils.
Le district notifie à l'association/organisation candidate, à l'association/organisation de soutien aux parents d'élèves actuelle et au conseil d'éducation l'approbation et la vérification de l'avis d'intention et de la demande.
Une fois la demande approuvée et vérifiée, le district fournira le nom du candidat et des associations/organisations actuelles :
- Une liste des parents/tuteurs légaux d'un élève inscrit à l'école locale (c'est-à-dire les informations du répertoire local autorisées par la FERPA).
- une liste des employés souhaitant recevoir des communications et des informations de la part des associations/organisations (les employés doivent exprimer leur intérêt par écrit)
La publication des listes susmentionnées marque le début du cycle quinquennal.

II. Étape 2 : Demande d'élection

Une fois que l'association/organisation candidate a reçu l'avis d'approbation et de vérification, l'association/organisation candidate dispose de 30 jours calendaires pour déposer une pétition en vue de l'élection. Les deux organisations peuvent faire campagne pendant la période de dépôt de la candidature.
1. La pétition pour l'élection requiert les signatures (les signatures électroniques ne sont pas autorisées) d'au moins 25% des parents/tuteurs légaux de l'école locale, tels qu'ils figurent dans les dossiers d'inscription officiels, en faveur d'une élection visant à déterminer l'association/organisation de soutien aux parents d'élèves reconnue. Au cours de la période de pétition de 30 jours civils, le candidat
2. Pendant la période de pétition de 30 jours calendaires, l'association/organisation candidate et l'association/organisation actuelle ne peuvent pas recueillir des signatures de pétition ou faire campagne sur le terrain de l'école/du district pendant les heures de cours (y compris 60 minutes avant ou après les heures de cours), ou lors d'activités ou de fonctions liées à l'école/au district, ni utiliser l'équipement, les fournitures ou toute autre ressource du district pour recueillir des signatures de pétition ou faire campagne.
  1. L'école locale facilitera la distribution d'un (1) prospectus électronique de l'organisation candidate et de l'organisation actuelle pendant la période de pétition.
  2. Le district facilitera et établira l'ordre du jour d'une (1) réunion communautaire au cours de laquelle chaque association/organisation aura l'occasion de présenter des informations aux parents/tuteurs légaux de l'école.
3. Une fois qu'une demande d'élection est soumise au bureau du surintendant, le surintendant ou la personne désignée dispose d'un délai de 30 jours civils pour vérifier la demande d'élection.
  1. Si la demande d'élection est vérifiée par le surintendant, ce dernier ou son représentant fixe la date de l'élection et donne un avis sur la période d'élection.
  2. Si la demande d'élection n'est pas vérifiée, une nouvelle notification d'intention et une nouvelle demande ne peuvent pas être présentées pour cette école pendant au moins cinq (5) ans.

III. Étape 3 : Élection

Après vérification et notification d'une pétition approuvée pour l'élection, le surintendant ou son représentant désignera une période d'élection de 15 jours calendaires.
1. L'organisation candidate et l'organisation actuelle ne peuvent pas mener de campagne active sur la propriété du district pendant les heures de classe (y compris 60 minutes avant ou après les heures de classe), ou lors d'activités ou de fonctions liées à l'école ou au district, ni utiliser l'équipement, les fournitures ou toute autre ressource du district pour recueillir des signatures de pétition ou mener une campagne.
2. Règles et procédures électorales :
  1. Le surintendant ou son représentant fixe la date des élections. Le vote se déroulera à bulletin secret.
  2. L'administration du district enverra un bulletin de vote officiel accompagné d'instructions sur la manière de voter aux électeurs éligibles à l'adresse du dossier du district. Les parents sont tenus de mettre à jour leur adresse avant l'envoi des bulletins de vote.
    1. Un électeur éligible est un parent ou un tuteur légal figurant dans les dossiers d'inscription officiels de l'école locale ou un employé adulte de l'école. Si un parent/tuteur légal est également un employé de l'école locale, il a droit à une voix.
3. Seuls les bulletins de vote reçus ou portant le cachet de la poste avant la date limite de l'élection et respectant les instructions de vote seront vérifiés et dépouillés.
4. L'association/organisation de parents d'élèves ayant obtenu la majorité des voix devient l'association/organisation de parents d'élèves reconnue pour l'année scolaire suivante, à compter du 1er juillet.
5. Le conseil d'éducation ratifie l'élection lors d'une réunion du conseil.

IV. Étape 4 : Approbation finale

L'association ou l'organisation concernée dispose d'un délai de soixante (60) jours calendaires pour fournir les informations suivantes :
1. Preuve de la demande de statut d'exonération fiscale, numéro EIN et accord de sollicitation caritative ou accord avec le district pour la supervision financière afin de se conformer aux exemptions prévues par la loi sur la sollicitation caritative (Charitable Solicitation Act).
2. Des documents attestant que les responsables et les membres seront dûment formés à la gestion financière, aux protocoles de collecte de fonds, aux procédures de réunion, etc. En règle générale, ces documents sont fournis par l'association de parents d'élèves, mais les associations de parents d'élèves devront prouver qu'elles ont été formées dans les mêmes domaines que les responsables d'associations de parents d'élèves.
Après vérification des informations ci-dessus, le Conseil d'éducation reconnaîtra l'association/organisation de parents d'élèves à partir du 1er juillet.
Si l'association/organisation de soutien aux parents d'élèves candidate ne peut pas satisfaire aux exigences de l'agave, le conseil scolaire ne lui accordera pas la reconnaissance.

V. Divers

Si une association/organisation de parents d'élèves se dissout avant le 1er juillet de l'année scolaire en cours, une ancienne association/organisation de parents d'élèves peut être reconnue à la discrétion du conseil d'administration.
En cas de situation ou de litige concernant la validité d'un document, la signature d'un parent ou d'un tuteur légal, les procédures d'élection ou toute autre circonstance découlant de ces procédures, le surintendant ou son représentant prendra la décision finale conformément aux politiques et procédures du Conseil.
Une demande de révision d'une décision prise par le surintendant ou son représentant doit être faite dans les cinq (5) jours calendaires.

Exigences relatives aux organisations de soutien scolaire

Une fois l'organisation de soutien scolaire choisie, l'organisation proprement dite commence par une réunion initiale au cours de laquelle deux comités sont constitués : un comité des statuts et un comité des nominations. Chaque comité doit être composé d'au moins trois personnes. Le lieu, la date et l'heure des deux réunions doivent être annoncés suffisamment à l'avance. L'objectif des commissions est le suivant :

Comité du règlement intérieur :
- Rédiger le règlement intérieur et l'afficher pendant 30 jours au bureau de l'école.
- La commission des statuts devra fixer le montant des cotisations. Les cotisations ne doivent jamais être considérées comme une source de financement pour l'école.
- Si l'organisation de soutien scolaire est une PTA, l'Utah PTA et la Region 10 PTA apporteront leur soutien à cette organisation sous forme de formation, d'information, de soutien, de matériel, de leadership, etc.
- Si l'organisation de soutien scolaire est une association de parents d'élèves, elle doit fournir des documents indiquant comment elle formera ses dirigeants à l'utilisation appropriée des fonds, aux procédures de collecte de fonds appropriées, etc.
Comité de nomination : Trouvez un candidat pour chaque poste :
- Président
- Président élu
- Vice-président(s)
- Trésorier
- Secrétaire

Après avoir affiché les statuts pendant 30 jours, une réunion d'organisation sera organisée pour :

Vote d'approbation des statuts
Recueillir les formulaires d'adhésion, distribuer les informations relatives à l'adhésion et collecter les cotisations.
Il faut au moins 10 membres pour créer une nouvelle PTA ou PTO.
Nommer et voter les membres du bureau.
Signer les documents et les renvoyer au directeur régional ou au conseil de l'Utah PTA, si l'organisation de soutien scolaire est une PTA, ou au directeur de l'école, s'il s'agit d'une PTO. Le président de l'organisation de soutien scolaire fournira tous les documents nécessaires et vous aidera dans cette démarche.

Collecte de fonds en tant qu'organisation de soutien scolaire

Toutes les collectes de fonds doivent respecter les procédures du district. L'organisation doit disposer d'un EIN et d'un permis de sollicitation caritative. Pour les PTA, les deux sont couverts par l'Utah PTA, sans frais. L'Utah PTA assure également la formation des trésoriers, les aide à remplir le formulaire 990 de l'IRS et à le soumettre. Pour les PTO, les responsables sont chargés de toutes les formalités administratives.

Références juridiques et règlements :

Politique 6110 Politique en matière de dons et de collecte de fonds
Politique 7260 Utilisation des installations et terrains de l'école

Approuvé par le Conseil d'éducation

13 janvier 2015

Révisé :

28 mars 2025