Política 6210 P2 Procedimientos de Adquisición Programa de Nutrición Infantil

Todos los alimentos perecederos y no perecederos y Material de limpieza de uso general manual, papel y plástico 

1. Método de contratación: Formal
2. Evaluación utilizada: Resultado final 
3. Tipo de adjudicación del contrato: Coste reembolsable más cuota fija
4. Duración del contrato/ Periodicidad: Cinco años

Lavavajillas Productos químicos

1. Método de contratación: Formal
2. Evaluación utilizada: Resultado final
3. Tipo de adjudicación del contrato: Precio fijo con ajuste de precios
4. Duración del contrato/ Periodicidad: Cinco años

Artículos pequeños 

1. Método de contratación: Formal
2. Evaluación utilizada: Resultado final
3. Tipo de adjudicación del contrato: Precio fijo
4. Duración del contrato/ Periodicidad: Cinco años

Bienes de equipo 

1. Método de contratación: Formal
2. Evaluación utilizada: Resultado final
3. Tipo de adjudicación del contrato: Precio fijo
4. Duración del contrato/ Periodicidad: Cinco años

Pan fresco F

1. Método de contratación: Formal
2. Evaluación utilizada: Resultado final
3. Tipo de adjudicación del contrato: Precio fijo con ajuste de precios
4. Duración del contrato/ Periodicidad: Cinco años

Leche y productos lácteos

1. Método de contratación: Formal
2. Evaluación utilizada: Resultado final
3. Tipo de adjudicación del contrato: Precio fijo con ajuste de precios
4. Duración del contrato/ Periodicidad: Cinco años

Material de oficina

1. Método de contratación: Formal
2. Evaluación utilizada: Resultado final
3. Tipo de adjudicación del contrato: Precio fijo con ajuste de precios
4. Duración del contrato/ Periodicidad: Cinco años

Procesamiento de alimentos USDA 

1. Método de contratación: Formal
2. Evaluación utilizada: Resultado final
3. Tipo de adjudicación del contrato: Precio fijo
4. Duración del contrato/frecuencia: 1 año (debe terminar el 30 de junio de cada año), más dos renovaciones de 1 año.

Emergencia

1. Método de adquisición: Procedimientos de microcompra/pequeña compra (requiere pedido autorizado) 
2. Evaluación Utilizado: Precio razonable 
3. Tipo de adjudicación: Sin contrato, distribución equitativa, transacciones limitadas a $3500 cada una
4. Duración del contrato/ Frecuencia: En función de las necesidades:

Los procedimientos formales de licitación se aplicarán sobre la base de un: Sistema centralizado

Debido a la posibilidad de comprar más de $50,000 según los requisitos federales de retención de registros 2 CFR 200.333, será responsabilidad del Supervisor de Compras del Distrito documentar las cantidades a comprar para que se siga el método correcto de adquisición.

Cuando se requiera un método formal de contratación, se aplicarán los siguientes procedimientos de oferta competitiva en pliego cerrado en forma de invitación a licitar (IFB) o de propuesta competitiva en forma de solicitud de propuesta (RFP):

1. El anuncio de un IFB o de un RFP será dado el aviso público apropiado según lo requerido en CFR 200.320 (c), 63G-6a-1127 para dar a conocer la intención del Distrito de comprar artículos necesarios. El anuncio de licitación/propuesta o aviso legal se publicará durante siete (7) días.
2. Se requiere un anuncio para todas las compras que superen el umbral de pequeñas compras del Distrito de $50.000. El anuncio contendrá:
   1. una descripción general de los artículos que se van a comprar
   2. ii. la fecha límite para la presentación de preguntas y la fecha en que se proporcionarán las respuestas por escrito, incluidos los apéndices a las especificaciones, términos y condiciones de la licitación, según sea necesario
   3. la fecha de la reunión previa a la licitación, si se ha previsto, y si la asistencia es un requisito para la adjudicación de la licitación
   4. fecha límite para la presentación de ofertas o propuestas selladas
   5. la dirección del lugar donde pueden obtenerse las especificaciones completas y los formularios de licitación
3. En una IFB o RFP, cada proveedor tendrá la oportunidad de pujar por las mismas especificaciones.
4. Se prohibirá al promotor de especificaciones o descripciones escritas para adquisiciones que presente ofertas o propuestas para dichos productos o servicios.
5. El IFB o RFP definirá claramente las condiciones de compra. La siguiente lista incluye requisitos, no exclusivos, que deben abordarse en el documento de contratación:

   1. duración del contrato;

   2. El Distrito es responsable de todos los contratos adjudicados (declaración); fecha, hora y lugar de apertura de la IFB/RFP;

   3. cómo se informará al vendedor de la aceptación o rechazo de la oferta; calendario de entrega;

   4. establece los requisitos (términos y condiciones) que el vendedor debe cumplir para que su oferta sea evaluada;

   5. las prestaciones a las que tendrá derecho el Distrito si el contratista no puede o no quiere cumplir lo exigido;

   6. Declaración en la que se garantice que se realizarán esfuerzos positivos para implicar a las minorías y a las pequeñas empresas;

   7. declaración relativa a la devolución de incentivos de compra, descuentos, rebajas y créditos a la cuenta de Nutrición Infantil sin ánimo de lucro del Distrito;

   8. las disposiciones contractuales exigidas en el Apéndice II del 2 CFR 200; las disposiciones contractuales exigidas en el 7 CFR 210.21(f) para todos los contratos de reembolso de costes;

   9. las disposiciones contractuales exigidas en 7 CFR 210.16(a)(1-10) y 7 CFR 250.53 para los contratos de empresas de gestión de servicios alimentarios no se aplican al Distrito Escolar de la Ciudad de Provo

   10. El instrumento de contratación que se utilizará son las órdenes de compra a precios fijos en firme tras una licitación formal;

   11. cláusula de ajuste de precios (vinculada a un índice estándar, un índice de precios al consumo u otro, según se indique en las condiciones de fijación de precios y ajustes de precios); método de evaluación y tipo de contrato que se adjudicará - las licitaciones mediante invitación a presentar ofertas se adjudican al proveedor responsable que presente la oferta más baja; las solicitudes de propuestas se adjudican al proveedor más ventajoso, siendo el precio el factor principal entre los factores considerados;

   12. método de anuncio de la adjudicación y fecha de entrada en vigor (si la intención de adjudicación es exigida por los requisitos de contratación estatales o locales);

   13. los procedimientos específicos de impugnación de ofertas, incluidos los datos de contacto de la persona y la dirección, así como la fecha límite de recepción de la impugnación por escrito;

   14. disposición que exija el acceso de los representantes debidamente autorizados del Distrito, la Agencia Estatal, el Departamento de Agricultura de los Estados Unidos o el Interventor General a todos los libros, documentos, papeles y registros del contratista que guarden relación directa con todos los contratos negociados;

   15. método de envío o entrega en el momento de la adjudicación del contrato;

   16. Disposición por la que se exige al contratista que conserve todos los registros exigidos durante tres años tras el pago final y el cierre de todos los demás asuntos pendientes (auditorías) para todos los contratos negociados;

   17. descripción del proceso para permitir a los proveedores recibir o recoger los pedidos tras la adjudicación del contrato;

   18. disposición por la que se exige al contratista que reconozca las normas/políticas obligatorias relacionadas con la eficiencia energética contenidas en el Plan Energético Estatal emitido en cumplimiento de la Ley de Política Energética y Conservación (PL 94-165); declaración firmada de no colusión;

   19. Certificado firmado de inhabilitación/suspensión o declaración incluida en el contrato o copia del Sistema de Lista de Partes Excluidas (EPLS); y

   20. disposición que exige el "Buy American", tal como se indica en 7 CFR Parte 210.21(d); instrucciones específicas para la aprobación previa de todos los productos no nacionales).

6. Especificaciones y cantidades estimadas de productos y servicios preparadas por el Distrito y facilitadas a los posibles contratistas que deseen presentar ofertas/propuestas para los productos o servicios solicitados.
7. Si algún vendedor potencial tiene dudas sobre el verdadero significado de las especificaciones o condiciones de compra, el Supervisor de Compras del Distrito proporcionará la interpretación por escrito a todos los vendedores potenciales y especificará la fecha.
8. El Supervisor de Compras del Distrito será responsable de obtener todas las ofertas o propuestas.
9. El Supervisor de Compras del Distrito será responsable de garantizar que todas las adquisiciones del Distrito se lleven a cabo de conformidad con la normativa federal, estatal y local aplicable en materia de adquisiciones.
10. Para la adjudicación de los contratos resultantes de las licitaciones/propuestas se aplicarán los siguientes criterios:
    1. precio
    2. alcance del trabajo/especificaciones
    3. otros criterios especificados en el pliego de condiciones

Al adjudicar una RFP, se proporcionará a cada proveedor un conjunto de criterios de adjudicación en forma de hoja de evaluación ponderada en el material del pliego de condiciones inicial. El precio por sí solo no es la única base para la adjudicación, pero sigue siendo la consideración primordial entre todos los factores a la hora de adjudicar un contrato. Tras la evaluación y las negociaciones, se adjudicará un contrato a precio fijo o reembolsable.

1. Los contratos se adjudicarán al proveedor responsable cuya propuesta responda a la invitación y sea la más ventajosa para el Distrito, con el precio como factor principal y otros factores considerados. Todas y cada una de las ofertas o propuestas podrán ser rechazadas de conformidad con la ley.
2. El supervisor de compras del distrito debe firmar la tabulación de las ofertas competitivas selladas o la hoja de puntuación de los criterios de evaluación de las propuestas competitivas, lo que significa que ha revisado y aprobado las selecciones.
3. El Supervisor de Compras del Distrito es responsable de revisar el sistema de adquisiciones para garantizar el cumplimiento de las leyes aplicables.
4. El supervisor de compras del distrito es responsable de documentar la recepción del producto especificado.
5. Siempre que un artículo aceptado no esté disponible, el Supervisor de Compras del Distrito seleccionará el alternativo aceptable. El contratista deberá informar inmediatamente al Supervisor de Compras del Distrito si un producto no está disponible. En caso de que se vaya a suministrar al Distrito un producto agrícola no doméstico, el contratista deberá obtener, por adelantado, la aprobación por escrito del producto. El Supervisor de Compras del Distrito debe cumplir con la disposición "Buy American".
6. La documentación completa sobre la razón por la que un artículo aceptado no estaba disponible, y sobre el procedimiento utilizado para determinar las alternativas aceptables, estará disponible para su auditoría y revisión. La persona responsable de esta documentación es el Supervisor de Compras del Distrito.
7. El Supervisor de Compras del Distrito es responsable de mantener toda la documentación relativa a las adquisiciones.

Si el importe de las compras de artículos es inferior al umbral de compras pequeñas del Distrito (véase 6210 P1), se utilizarán los siguientes Procedimientos para compras pequeñas, incluidas las cotizaciones. Se requerirán presupuestos de un número adecuado de fuentes cualificadas.

1. Se prepararán especificaciones por escrito que se facilitarán al proveedor.

2. Cada mención será contactado y dar una chalota en proporcionar un presupuesto sobre el mismo

3. El Supervisor de Compras del Distrito se encargará de ponerse en contacto con los posibles proveedores cuando se necesiten presupuestos.

4. Las ofertas de precios recibirán la confidencialidad adecuada antes de la adjudicación.

5. Los presupuestos serán adjudicados por el Supervisor de Compras del Distrito. Los presupuestos se adjudicarán al mejor y más bajo presupuesto en función de la calidad, disponibilidad del servicio, precio y/u otros criterios especificados.

6. El Supervisor de Compras del Distrito será responsable de la documentación de los registros para mostrar la selección del proveedor, las razones de la selección, los nombres de todos los proveedores contactados, las cotizaciones de precios de cada proveedor y las especificaciones escritas.

7. El supervisor de compras del distrito será responsable de documentar la recepción del producto especificado.

8. Siempre que un artículo aceptado no esté disponible, el Director de Nutrición Infantil seleccionará el alternativo aceptable. La documentación completa estará disponible en cuanto a la selección del artículo aceptable.

9. Las ofertas se adjudicarán con arreglo a los siguientes criterios:

   1. precio (factor principal);

   2. alcance del trabajo/especificaciones; y

   3. otros criterios especificados en el pliego de condiciones.

10. El Supervisor de Compras del Distrito debe firmar todas las tabulaciones de los presupuestos, lo que significa que ha revisado y aprobado las selecciones.

Si los artículos sólo están disponibles en una única fuente cuando la adjudicación de un contrato no es factible en virtud de los procedimientos de pequeñas compras, oferta sellada o negociación competitiva, se utilizará el PROCEDIMIENTO DE PROPUESTAS NO COMPETENTES:

1. Se preparará un pliego de condiciones por escrito que se entregará al proveedor.
2. El Supervisor de Compras del Distrito será responsable de la documentación de los registros para explicar plenamente la decisión de utilizar la propuesta no competitiva. Los registros estarán disponibles para auditoría y revisión.
3. El supervisor de compras del distrito será responsable de documentar que se ha recibido el producto o servicio especificado.
4. El Supervisor de Compras del Distrito será responsable de revisar los procedimientos para asegurarse de que se cumplen todos los requisitos para utilizar una única fuente o propuestas no competitivas.
5. Las propuestas no competitivas se utilizarán para compras únicas de un nuevo artículo alimenticio con el fin de determinar la aceptación del alimento por parte de los estudiantes y para muestras con fines de prueba. El Departamento de Compras del Distrito mantendrá un registro de las compras realizadas mediante negociaciones no competitivas.
6. Supervisor. El registro de compras no competitivas incluirá, como mínimo, lo siguiente:
   1. nombre del artículo;
   2. importe en dólares;
   3. proveedor; y
   4. motivo de la contratación no competitiva.
7. El Supervisor de Compras del Distrito aprobará, por adelantado, todas las adquisiciones que resulten de negociaciones no competitivas.

1. Los procedimientos de evaluación de nuevos productos incluirán:
   1. artículo cumple los requisitos nutricionales del programa;
   2. el proveedor es a la vez responsable y receptivo; y
   3. precio.
2. El Distrito acuerda que el funcionario revisor de cada transacción será el Director de Nutrición Infantil (o la persona designada).
3. El pago se efectuará al proveedor cuando se haya cumplido y verificado el contrato y haya cumplido los procedimientos de pago del Distrito. (Si se efectúa el pago puntual, se aceptarán descuentos, etc.).
4. Las especificaciones se actualizarán según sea necesario.
5. Si el producto no es el especificado, se procederá de la siguiente manera:
   1. rechazar la entrega;
   2. notificar al proveedor; y
   3. aceptar sustitutos, si lo aprueba el Director de Nutrición Infantil.

1. Si es necesario realizar una adquisición de emergencia puntual para continuar con el servicio u obtener bienes, la compra deberá autorizarse mediante una orden de compra firmada por el Supervisor de Compras del Distrito. Se seguirán los siguientes procedimientos de emergencia. Todas las adquisiciones de emergencia deberán ser aprobadas por el Supervisor de Compras del Distrito. Como mínimo, se documentarán los siguientes procedimientos de adquisición de emergencia:
   1. nombre del artículo;
   2. importe en dólares;
   3. proveedor; y
   4. motivo de la emergencia.
2. Si, en el transcurso de una necesidad apremiante, es necesario realizar una compra de emergencia por medio de una oferta "a cuestas" de otro distrito, deben darse las siguientes condiciones y deben seguirse los procedimientos aprobados y debidamente documentados que se indican a continuación:
   1. El distrito que origina la contratación competitiva debe tener una "disposición piggyback" en la convocatoria original;
   2. Debe conservarse la documentación de la emergencia que requirió el transporte combinado;
   3. Se obtendrá y documentará la aprobación del consejo de administración del distrito comprador;
   4. Se obtendrá y documentará la aprobación del distrito que originó la contratación competitiva;
   5. Se obtendrá y documentará la aprobación del Proveedor al que se adjudicó el Contrato (convocatoria original);
   6. Se obtendrá y documentará la aprobación de la junta de gobierno durante una reunión programada regularmente tras el anuncio público;
   7. Se documentará y emitirá una notificación al Vendedor de la aprobación final;
   8. Se elaborará un contrato con el Proveedor que incluya:
      1. El contratista se comprometerá a conservar todos los libros, registros y otros documentos relativos al acuerdo contractual durante tres (3) años después del pago final, o hasta que el Distrito realice una auditoría, lo que ocurra antes. El Distrito, sus agentes autorizados y/o los auditores del Estado y/o del USDA tendrán pleno acceso y derecho a examinar cualquiera de dichos materiales durante dicho período. 
3. El Distrito se comprometerá a conservar todos los libros, registros y otros documentos relativos a la adjudicación del contrato durante tres (3) años tras el pago final. En concreto, el Distrito conservará, como mínimo, los siguientes documentos:
   1. justificación por escrito del método de contratación;
   2. una copia de la convocatoria original;
   3. la selección del tipo de contrato;
   4. el historial de licitaciones y negociaciones y los documentos de trabajo;
   5. la base para la selección del contratista;
   6. aprobación de la agencia estatal para respaldar la falta de competencia cuando no se obtengan licitaciones u ofertas competitivas;
   7. la base del coste o precio de adjudicación;
   8. las condiciones del contrato;
   9. cualquier cambio en el contrato y el historial de negociación;
   10. registros de facturación y pago;
   11. historial de reclamaciones de contratistas; y
   12. historial de incumplimientos de los contratistas.

Todas las personas que participen en la adjudicación y administración de contratos financiados con fondos del Programa de Alimentación y Nutrición Escolar deberán observar las siguientes normas de conducta. Estas normas de conducta escritas incluyen:

1. Ningún empleado, funcionario o agente del Distrito participará en la selección o en la adjudicación o administración de un contrato financiado con fondos del programa si pudiera plantearse un conflicto de intereses, real o aparente.
2. Los conflictos de intereses surgen cuando una de las siguientes personas tiene un interés financiero o de otro tipo en la empresa seleccionada para la adjudicación:
   1. el empleado, funcionario o agente;
   2. cualquier miembro de la familia directa;
   3. su pareja; y/o
   4. una organización que emplee o vaya a emplear a uno de los anteriores.
3. Los empleados, funcionarios o agentes del Distrito no solicitarán ni aceptarán gratificaciones, favores ni nada de valor monetario de contratistas, posibles contratistas o partes en subacuerdos.
4. Siempre que el Departamento encuentre pruebas de que un empleado infringe estos procedimientos, la Norma 5100 del Consejo, el Código de Adquisiciones de Utah o cualquier otra norma de adquisiciones aplicable, dicho empleado podrá ser objeto de medidas disciplinarias por parte del Distrito. Las medidas disciplinarias se coordinarán con el supervisor directo del empleado, los servicios de recursos humanos y demás personal del distrito que corresponda.

Una acción tomada bajo esta sección no impide que el distrito tome otras acciones legales relacionadas con una violación. El Distrito se reserva el derecho de tomar cualquier otra acción disciplinaria permitida bajo la ley estatal, la política de la Junta y los procedimientos administrativos del Distrito.