Última modificación: 23 de agosto de 2024

Política nº 7040: Acceso y gestión de registros/GRAMA

Propósito y filosofía

Esta política proporciona directrices para gestionar, clasificar, acceder, preservar y eliminar los registros del Distrito de acuerdo con las leyes y reglamentos aplicables del Estado de Utah, incluida, entre otras, la Ley de Acceso y Gestión de Registros Gubernamentales (GRAMA); y para proporcionar acceso público a los registros del Distrito de acuerdo con las leyes y reglamentos estatales, protegiendo al mismo tiempo los derechos individuales de privacidad.

• Código de Utah 63G-2-101 y siguientes.

Definiciones

"Registro" o "Registros" incluye un libro, carta, documento, papel, mapa, plano, fotografía, película, tarjeta, cinta, grabación, datos electrónicos u otro material documental independientemente de su forma física o características que sea preparado, poseído, recibido o retenido por el Distrito, y la información sea reproducible por fotocopia u otros medios mecánicos o electrónicos. Los borradores, las notas personales y los documentos de propiedad personal no son registros.

• Código de Utah 63G-2-103(25)

Responsables de registros

1. El Superintendente designa a los "Responsables de Registros" que se encargarán de elaborar los calendarios de conservación y de responder a las solicitudes de registros del distrito. 
2. El Administrador de Empresas, el Superintendente Adjunto y el Director de Comunicaciones son designados "Encargados de Registros" según la definición de Sección 63G-2-103 del Código de Utah. Los responsables de registros designados pueden asignar a otros empleados para ayudar a responder a solicitudes específicas de otros departamentos del distrito.

Responsabilidades de los responsables de los registros

Cada Oficial de Registros desempeñará los deberes y responsabilidades establecidos en la Sección 63G-2, et seq. del Código de Utah y revisará y responderá a una solicitud de acceso a los registros ("solicitud GRAMA"). Las solicitudes GRAMA se coordinarán a través de los Oficiales de Registros y el asesor jurídico, según sea necesario.

Solicitud GRAMA

odas las solicitudes GRAMA deben presentarse a través del Portal de Registros Abiertos de Utah (Utah Open Records Portal). La solicitud GRAMA debe contener la información necesaria sobre el solicitante y una descripción específica de los registros que se solicitan.

• Utah abre un portal de registros

Clasificación de los registros

1. Los oficiales de registros, con la asistencia necesaria de un asesor jurídico, serán responsables de evaluar y clasificar los registros bajo su supervisión, tal y como se establece en la Sección 63G-2-2 del Código de Utah.
2. Un registro se clasificará en una de las siguientes categorías:
   • Registros "públicos" tal como se describen en Código de Utah, sección 63G-2-301;
   • Registros "privados" descritos en Código de Utah, sección 63G-2-302-303;
   • Registros "controlados" descritos en Código de Utah, sección 63G-2-304;
   • Registros "protegidos", tal como se describen en Código de Utah, sección 63G-2-305-305.5O,
   • Un registro cuyo acceso está restringido según lo descrito en Código de Utah, sección 63G-2-201(3)(b). 

Acceso a los registros

1. Las solicitudes GRAMA serán evaluadas por los responsables de registros y el personal del distrito correspondiente para determinar si los registros existen y pueden proporcionarse. Los responsables de registros podrán delegar en otros miembros del personal la recopilación de los registros admisibles.
   • Cualquier inspección de un registro "público" se realizará durante el horario laboral normal de acuerdo con Sección 63G-2-201 del Código de Utah. 
   • Todos los registros "privados", "controlados" y "protegidos" sólo se divulgarán de conformidad con lo siguiente Código de Utah, sección 63G-2-202.
2. Las solicitudes GRAMA aprobadas se facilitarán en tiempo oportuno de conformidad con Código de Utah, sección 63G-2-204.
3. Todas las solicitudes GRAMA se responderán y tramitarán por correo electrónico o a través del Portal de Expedientes Abiertos.

Tasas

1.  Se puede cobrar una tarifa por el coste real del Distrito de duplicar un registro solicitado y también por el tiempo del personal en la recopilación y obtención del registro de la siguiente manera (Sección 63G-2-203 del Código de Utah):
   • Una tasa por copia de diez (10) céntimos por página por cada copia a una cara.
   • Una tasa por copia de quince (15) céntimos por página por cada copia a doble cara.
   • Se podrá cobrar una tarifa de veintidós dólares ($22,00) por hora en concepto de tiempo del personal del Distrito por buscar, formatear, manipular, adaptar, resumir y compilar un registro, cuando dichas actividades superen los quince (15) minutos.
2. El Distrito puede exigir el pago por adelantado a un solicitante si:
   • Se prevé que los honorarios para elaborar el expediente superen los cincuenta dólares ($50,00).
   • El solicitante no ha pagado las tasas de solicitudes anteriores.
3. El Distrito no puede cobrar tasas por:
   • Revisar un expediente para determinar si está sujeto a divulgación, salvo que se permita lo contrario por Código de Utah, sección 63G-2-203
   • Inspección personal del expediente por el solicitante 
   • El primer cuarto de hora del tiempo que el personal dedique a responder a una solicitud, salvo que se permita lo contrario por Código de Utah, sección 63G-2-203.

Recursos

1. Si el solicitante no está satisfecho con la decisión del funcionario encargado de los expedientes, puede presentar un recurso por escrito al Superintendente, de acuerdo con los plazos y las disposiciones de los siguientes artículos Código de Utah, sección 63G-2-401.
   • Si el solicitante no está satisfecho con la decisión del Superintendente, puede presentar un recurso ante el Comité Estatal de Registros, de conformidad con el artículo 63G-2-403 del Código de Utah, o solicitar una revisión judicial ante el tribunal de distrito, según lo dispuesto en el artículo 63G-2-403 del Código de Utah. Código de Utah, sección 63G-2-404.
2. Toda persona puede impugnar la exactitud o integridad de un registro de conformidad con las siguientes normas Código de Utah, sección 63G-2-603. 

Conservación de documentos

El Distrito conservará los registros de acuerdo con el calendario establecido por el Comité Estatal de Registros de conformidad con Código de Utah, sección 63G-2-604.

Expediente académico

Todos los expedientes estudiantiles se designan como "expedientes educativos" y la divulgación de dichos expedientes educativos no se rige por GRAMA sino por la Ley de Derechos Educativos y Privacidad de la Familia de 1974 (FERPA) (20 U.S.C. Sección 1232(g); 34 C.F.R. Sección 99, et seq.; y 34 C.F.R. Sección 300, et seq.). El Distrito no puede divulgar información relacionada con los expedientes educativos sin el consentimiento de los padres, salvo que la FERPA disponga lo contrario.

Materiales protegidos por derechos de autor o patentes

Cualquier registro que esté protegido por derechos de autor, ya sea mediante una presentación formal conforme a las leyes federales de derechos de autor o mediante una reclamación informal de derechos de autor, o que esté cubierto por una patente, marca comercial u otra designación protegida, no se copiará ni se proporcionará a ninguna persona sin una orden válida de un tribunal que ordene dicha divulgación o un permiso por escrito del autor del registro. Referencias: Ley de Gestión de Registros Gubernamentales y Acceso de Utah (63G-2-101 a 63G-2-804.

Referencias

• Ley de Gestión de Registros Gubernamentales y Acceso de Utah (63G-2-101 a 63G-2-804)

Aprobación del Consejo de Educación

• 14 de agosto de 2012
• Revisado: 12 de marzo de 2013
• Revisado: Junio 2023

Procedimientos y formularios

• 7040 Procedimiento 1 Acceso y gestión de registros/GRAMA
• Formulario 7040 1 Acceso y gestión de registros/Formulario GRAMA