Letzte Änderung: August 23, 2024

Richtlinie Nr. 7040: Zugang zu Unterlagen und Verwaltung/GRAMA

Zweck und Philosophie

Diese Richtlinie enthält Richtlinien für die Verwaltung, Klassifizierung, den Zugang, die Aufbewahrung und die Entsorgung von Distriktunterlagen in Übereinstimmung mit den geltenden Gesetzen und Vorschriften des Bundesstaates Utah, einschließlich, aber nicht beschränkt auf den Government Records Access and Management Act (GRAMA), sowie für den öffentlichen Zugang zu Distriktunterlagen in Übereinstimmung mit den staatlichen Gesetzen und Vorschriften und unter Wahrung der individuellen Datenschutzrechte.

Utah Code 63G-2-101, et seq.

Definitionen

"Aufzeichnungen" oder "Unterlagen" umfassen Bücher, Briefe, Dokumente, Papier, Karten, Pläne, Fotos, Filme, Karten, Bänder, Aufzeichnungen, elektronische Daten oder anderes dokumentarisches Material, unabhängig von der physischen Form oder den Merkmalen, das vom Distrikt erstellt, besessen, erhalten oder aufbewahrt wird, und dessen Informationen durch Fotokopien oder andere mechanische oder elektronische Mittel reproduzierbar sind. Entwürfe, persönliche Notizen und Dokumente in persönlichem Besitz sind keine Aufzeichnungen.

Utah Code 63G-2-103(25)

Urkundenbeamte

Der Superintendent ernennt "Records Officers", die für die Erstellung von Aufbewahrungszeitplänen und die Beantwortung von Anfragen nach Distriktunterlagen zuständig sind.
Der Business Administrator, der stellvertretende Superintendent und der Direktor für Kommunikation werden als "Records Officer" gemäß der Definition in Utah Code Abschnitt 63G-2-103. Beauftragte für das Archivwesen können andere Mitarbeiter abstellen, um bei der Beantwortung von Anfragen zu helfen, die für andere Bezirksabteilungen bestimmt sind.

Zuständigkeiten der Records Officers

Jeder Records Officer nimmt die in Utah Code Section 63G-2, et seq. dargelegten Pflichten und Verantwortlichkeiten wahr und prüft und beantwortet einen Antrag auf Zugang zu Unterlagen ("GRAMA-Antrag"). GRAMA-Anträge werden von den Records Officers und dem Rechtsbeistand koordiniert, sofern dies erforderlich ist.

GRAMA-Antrag

Alle GRAMA-Anträge müssen über das Utah Open Records Portal eingereicht werden. Der GRAMA-Antrag muss die notwendigen Informationen über den Antragsteller und eine spezifische Beschreibung der angeforderten Unterlagen enthalten.

Utah öffnet Aufzeichnungsportal

Klassifizierung der Aufzeichnungen

Die Records Officers sind dafür verantwortlich, die ihnen unterstellten Unterlagen mit der erforderlichen Unterstützung eines Rechtsbeistands gemäß Utah Code Section 63G-2- 2 zu bewerten und zu klassifizieren. 307.
Ein Datensatz ist einer der folgenden Kategorien zuzuordnen:
- "Öffentliche" Aufzeichnungen wie beschrieben in Utah Code Abschnitt 63G-2-301;
- "Private" Aufzeichnungen wie in Utah Code Abschnitt 63G-2-302-303;
- "Kontrollierte" Aufzeichnungen wie in Utah Code Abschnitt 63G-2-304;
- "Geschützte" Aufzeichnungen wie in Utah Code Ann., Abschnitt 63G-2-305-305.5; OR,
- Ein Datensatz, auf den der Zugriff wie in den folgenden Abschnitten beschrieben beschränkt ist Utah Code Abschnitt 63G-2-201(3)(b).

Zugang aufzeichnen

GRAMA-Anträge werden von den Records Officers und den zuständigen Distriktmitarbeitern geprüft, um festzustellen, ob die Unterlagen existieren und zur Verfügung gestellt werden können. Die Records Officers können andere Mitarbeiter mit der Zusammenstellung zulässiger Unterlagen beauftragen.
- Die Einsichtnahme in "öffentliche" Unterlagen erfolgt während der üblichen Geschäftszeiten gemäß den Utah Code Abschnitt 63G-2-201.
- Alle "privaten", "kontrollierten" und "geschützten" Aufzeichnungen dürfen nur in Übereinstimmung mit folgenden Bestimmungen offengelegt werden Utah Code Abschnitt 63G-2-202.
Genehmigte GRAMA-Anträge werden in Übereinstimmung mit den folgenden Bestimmungen zeitnah übermittelt Utah Code Abschnitt 63G-2-204.
Alle GRAMA-Anfragen werden per E-Mail oder über das Open Records Portal beantwortet und bearbeitet.

Gebühren

Für die tatsächlichen Kosten des Distrikts für die Vervielfältigung einer angeforderten Aufzeichnung sowie für die Zeit, die das Personal für die Zusammenstellung und Beschaffung der Aufzeichnung aufwendet, kann eine Gebühr erhoben werden (Utah Code Section 63G-2-203):
- Eine Kopiergebühr von zehn (10) Cent pro Seite für jede einseitige Kopie.
- Eine Kopiergebühr von fünfzehn (15) Cent pro Seite für jede doppelseitige Kopie.
- Eine Gebühr von zweiundzwanzig Dollar ($22.00) pro Stunde für die Zeit des Distriktpersonals kann für das Suchen, Formatieren, Bearbeiten, Zuschneiden, Zusammenfassen und Zusammenstellen eines Datensatzes erhoben werden, wenn diese Tätigkeiten fünfzehn (15) Minuten überschreiten.
Der Distrikt kann von einem Antragsteller eine Vorauszahlung verlangen, wenn:
- Die Kosten für die Erstellung der Aufzeichnungen werden voraussichtlich mehr als fünfzig Dollar ($50.00) betragen.
- Der Antragsteller hat die Gebühren für frühere Anträge nicht bezahlt.
Der Distrikt darf keine Gebühren erheben für:
- Überprüfung eines Datensatzes, um festzustellen, ob er der Offenlegung unterliegt, sofern dies nicht anderweitig zulässig ist durch Utah Code Abschnitt 63G-2-203
- Persönliche Einsichtnahme in die Akte durch den Antragsteller
- Die erste Viertelstunde der für die Beantwortung eines Ersuchens aufgewendeten Personalzeit, sofern nicht anderweitig zulässig durch Utah Code Abschnitt 63G-2-203.

Einsprüche

Ist ein Antragsteller mit der Entscheidung des Records Officer unzufrieden, kann er innerhalb der Fristen und nach Maßgabe der folgenden Bestimmungen beim Superintendenten schriftlich Widerspruch einlegen Utah Code Ann., Abschnitt 63G-2-401.
- Ist der Antragsteller mit der Entscheidung des Superintendenten unzufrieden, kann er gemäß Utah Code Section 63G-2-403 Berufung beim State Records Committee einlegen oder eine gerichtliche Überprüfung beim Bezirksgericht beantragen, wie es in Utah Code Abschnitt 63G-2-404.
Eine Person kann die Richtigkeit oder Vollständigkeit eines Datensatzes in Übereinstimmung mit Utah Code Abschnitt 63G-2-603.

Aufbewahrung von Unterlagen

Der Distrikt bewahrt die Unterlagen nach dem vom State Records Committee aufgestellten Zeitplan auf, in Übereinstimmung mit Utah Code Abschnitt 63G-2-604.

Studentenakten

Alle Schüleraufzeichnungen werden als "Bildungsaufzeichnungen" bezeichnet, und die Offenlegung solcher Bildungsaufzeichnungen unterliegt nicht dem GRAMA, sondern dem Family Education Rights and Privacy Act von 1974 (FERPA) (20 U.S.C. Abschnitt 1232(g); 34 C.F.R. Abschnitt 99, et seq.; und 34 C.F.R. Abschnitt 300, et seq.). Der Schulbezirk darf ohne elterliche Zustimmung keine Informationen im Zusammenhang mit Bildungsunterlagen weitergeben, es sei denn, FERPA sieht etwas anderes vor.

Urheberrechtlich geschützte oder patentierte Materialien

Jede Aufzeichnung, die urheberrechtlich geschützt ist, sei es durch eine formelle Anmeldung nach dem Bundesurheberrechtsgesetz oder durch eine informelle Beanspruchung des Urheberrechts, oder die durch ein Patent, eine Marke oder eine andere geschützte Bezeichnung abgedeckt ist, darf nicht kopiert oder einer Person zur Verfügung gestellt werden, ohne dass eine gültige gerichtliche Verfügung eine solche Offenlegung anordnet oder eine schriftliche Genehmigung des Urhebers der Aufzeichnung vorliegt. Verweise: Utah Governmental Records and Access Management Act (63G-2-101 bis 63G-2-804.