Letzte Änderung: Mai 9, 2025

Richtlinie 7120 P1 Schulische Hilfsorganisationen

7120 P1 Schulische Unterstützungsorganisationen herunterladen

Überblick:

Der Bildungsrat, der Bezirk und die örtliche Schule sind bei der Auswahl eines Elternvereins/einer Organisation zur Unterstützung der Schule neutral. Eine Befürwortung ist weder gegeben noch sollte sie impliziert werden. Die Verwendung von Bezirks- oder Schullogos ist ohne Genehmigung des Bezirks nicht gestattet.

Verfahren zur Gründung einer neuen oder alternativen Vereinigung/Organisation

I. Erster Schritt: Absichtserklärung/Bewerbung

Eine antragstellende Vereinigung/Organisation reicht beim Büro des Superintendenten eine Absichtserklärung ein, die Folgendes enthält:
- Vorgeschlagene Satzungen und Richtlinien der Vereinigung/Organisation
- 25 Einzelunterschriften (elektronische Unterschriften sind nicht zulässig) eines Elternteils/Erziehungsberechtigten mit einem an der örtlichen Schule eingeschriebenen Schüler, wie in den offiziellen Anmeldeunterlagen aufgeführt, die die Unterstützung bestätigen
Vorgeschlagene Satzungen und Richtlinien müssen Folgendes enthalten:
1. Eine tragfähige Leitungsstruktur, einschließlich Beamten und Schulvertretern
2. Bestimmungen für die Mitgliedschaft:
  - Jährliches Opt-in
  - Beteiligung der Arbeitnehmer
  - Sekundäre Schülerkomponente (falls zutreffend)
3. Politik der Nicht-Diskriminierung
4. Praktiken und Verfahren der steuerlichen Rechenschaftspflicht, die eine jährliche Überprüfung und ein unabhängiges Audit erfordern
5. Ein Verfahren zur Genehmigung des Jahresbudgets durch die Mitglieder, einschließlich etwaiger Gebühren
Der Bezirk akzeptiert nur Absichtserklärungen und Bewerbungen, die zwischen dem 1. Mai und dem 1. Oktober für das kommende Schuljahr eingehen.
Die Absichtserklärung und der Antrag werden vom Superintendenten oder einer von ihm beauftragten Person geprüft und verifiziert. Diese Prüfung kann bis zu 30 Kalendertage in Anspruch nehmen.
Der Distrikt benachrichtigt die antragstellende Vereinigung/Organisation, die derzeitige Vereinigung/Organisation zur Unterstützung der Eltern und den Bildungsrat, ob die Absichtserklärung und der Antrag genehmigt und geprüft wurden.
Nach der Genehmigung und Überprüfung wird der Distrikt den Antragsteller und die derzeitigen Verbände/Organisationen benennen:
- Eine Liste der Eltern/Erziehungsberechtigten, deren Schüler an der örtlichen Schule eingeschrieben sind (d. h. lokale Verzeichnisinformationen, wie sie nach FERPA zulässig sind)
- Eine Liste der Mitarbeiter, die daran interessiert sind, Mitteilungen und Informationen von den Verbänden/Organisationen zu erhalten (die Mitarbeiter müssen ihr Interesse schriftlich bekunden)
Mit der Herausgabe der oben genannten Listen beginnt die Frist für den Fünfjahreszyklus.

II. Schritt 2: Wahlaufruf

Sobald die antragstellende Vereinigung/Organisation die Benachrichtigung über die Zulassung und Überprüfung erhält, hat sie 30 Kalendertage Zeit, um einen Wahlantrag zu stellen. Beide Organisationen können während der Frist für die Einreichung des Antrags Wahlkampf betreiben.
1. Der Wahlantrag erfordert Unterschriften (elektronische Unterschriften sind nicht zulässig) von mindestens 25% der Eltern/Erziehungsberechtigten an der örtlichen Schule, wie sie in den offiziellen Registrierungsdateien aufgeführt sind, zur Unterstützung einer Wahl zur Bestimmung des anerkannten Elternschulfördervereins/-organisation. Während der Petitionsfrist von 30 Kalendertagen muss der Antragsteller
2. Während des Petitionszeitraums von 30 Kalendertagen dürfen die antragstellende Vereinigung/Organisation und die derzeitige Vereinigung/Organisation während der Schulzeit (einschließlich 60 Minuten vor oder nach der Schulzeit) oder bei schul- bzw. distriktbezogenen Aktivitäten oder Veranstaltungen keine Unterschriften für die Petition sammeln oder Kampagnen durchführen und auch keine Geräte, Materialien oder andere Ressourcen des Distrikts für die Sammlung von Unterschriften oder Kampagnen verwenden.
  1. Die örtliche Schule wird die Verteilung eines (1) elektronischen Flyers der antragstellenden Organisation und der derzeitigen Organisation während der Antragsfrist unterstützen.
  2. Der Distrikt wird eine (1) Gemeindeversammlung einberufen, auf der jede Vereinigung/Organisation die Möglichkeit hat, den Eltern/Erziehungsberechtigten der Schule Informationen zu präsentieren.
3. Sobald ein Wahlantrag beim Büro des Superintendenten eingereicht wurde, verfügt der Superintendent oder sein Beauftragter über eine Frist von 30 Kalendertagen zur Prüfung des Wahlantrags.
  1. Wird der Wahlantrag vom Superintendenten geprüft, setzt der Superintendent oder sein Beauftragter einen Wahltermin fest und gibt den Wahlzeitraum bekannt.
  2. Wird der Wahlantrag nicht geprüft, kann für diese Schule frühestens nach fünf (5) Jahren eine weitere Absichtserklärung und Bewerbung eingereicht werden.

III. Schritt 3: Wahl

Nach Prüfung und Bekanntgabe eines genehmigten Wahlantrags legt der Superintendent oder ein von ihm Beauftragter einen Wahlzeitraum von 15 Kalendertagen fest.
1. Die antragstellende Organisation und die derzeitige Organisation dürfen während der Schulzeit (einschließlich 60 Minuten vor oder nach der Schulzeit) auf dem Gelände des Distrikts oder bei schul- bzw. distriktbezogenen Aktivitäten oder Veranstaltungen keine aktiven Kampagnen durchführen und auch keine Geräte, Materialien oder andere Ressourcen des Distrikts für die Sammlung von Unterschriften oder Kampagnen verwenden.
2. Wahlordnung und Wahlverfahren:
  1. Der Superintendent oder ein von ihm Beauftragter setzt einen Wahltermin fest. Die Wahl wird in geheimer Abstimmung durchgeführt.
  2. Die Distriktverwaltung wird einen offiziellen Stimmzettel mit Anweisungen zur Stimmabgabe an die Wahlberechtigten an die im Distrikt registrierte Adresse schicken. Die Eltern sind dafür verantwortlich, ihre Adresse zu aktualisieren, bevor die Stimmzettel verschickt werden.
    1. Wahlberechtigt sind die Eltern/Erziehungsberechtigten, die in den offiziellen Registrierungsunterlagen der örtlichen Schule aufgeführt sind, oder ein erwachsener Mitarbeiter der Schule. Wenn ein Elternteil/Erziehungsberechtigter auch ein Angestellter der örtlichen Schule ist, hat er eine Stimme.
3. Nur Stimmzettel, die bis zum Ablauf der Wahlfrist eingehen oder abgestempelt werden und die den Wahlanweisungen entsprechen, werden geprüft und ausgezählt.
4. Der Elternverein bzw. die Elternorganisation mit der Mehrheit der abgegebenen Stimmen wird zum anerkannten Elternverein bzw. zur anerkannten Elternorganisation für das nächste Schuljahr, das am 1. Juli beginnt.
5. Der Bildungsrat bestätigt die Wahl in einer Sitzung des Rates.

IV. Schritt 4: Endgültige Genehmigung

Die maßgebliche Vereinigung/Organisation hat sechzig (60) Kalendertage Zeit, um die folgenden Informationen zu überprüfen:
1. Nachweis über die Beantragung der Steuerbefreiung, EIN-Nummer und eine Vereinbarung über die Werbung für wohltätige Zwecke oder eine Vereinbarung mit dem Distrikt über die Finanzaufsicht zur Einhaltung der Ausnahmeregelungen des Gesetzes über die Werbung für wohltätige Zwecke.
2. Der Nachweis, dass die Leiter und Mitglieder in den Bereichen Finanzmanagement, Fundraising-Protokolle, Sitzungsverfahren usw. angemessen geschult werden. Normalerweise wird dies von der PTA geleistet, aber die PTOs müssen nachweisen, dass sie in denselben Bereichen geschult wurden wie die PTA-Leiter.
Nach Überprüfung der oben genannten Informationen erkennt der Schulrat die Elternvereinigung/-organisation zum 1. Juli an.
Wenn der antragstellende Elternverein bzw. die antragstellende Organisation die Anforderungen der Agave nicht erfüllen kann, wird der Bildungsrat keine Anerkennung aussprechen.

V. Sonstiges

Wenn sich ein Elternverein/eine Elternorganisation vor dem 1. Juli eines laufenden Schuljahres auflöst, kann ein ehemaliger Elternverein/eine ehemalige Elternorganisation nach dem Ermessen des Vorstands anerkannt werden.
In allen Situationen oder Streitfällen, die die Gültigkeit eines Dokuments, die Unterschrift eines Elternteils/Erziehungsberechtigten, Wahlverfahren oder andere Umstände betreffen, die sich aus diesen Verfahren ergeben, trifft der Superintendent oder ein von ihm Beauftragter die endgültige Entscheidung gemäß den Richtlinien und Verfahren des Schulrats.
Ein Antrag auf Überprüfung einer Entscheidung des Superintendenten oder seines Beauftragten muss innerhalb von fünf (5) Kalendertagen gestellt werden.

Anforderungen für schulische Unterstützungsorganisationen

Nach der Wahl des Schulfördervereins beginnt die eigentliche Organisation mit einer ersten Sitzung, in der zwei Ausschüsse gebildet werden: ein Satzungsausschuss und ein Nominierungsausschuss. Jeder Ausschuss muss aus mindestens drei Personen bestehen. Ort, Datum und Uhrzeit der beiden Sitzungen sollten rechtzeitig bekannt gegeben werden. Der Zweck der Ausschüsse ist folgender:

Satzungsausschuss:
- Erstellen Sie die Satzung und hängen Sie sie für 30 Tage im Schulbüro aus.
- Der Satzungsausschuss muss die Höhe der Beiträge festlegen. Die Beiträge sollten niemals als Geldbeschaffungsmaßnahme für die Schule betrachtet werden.
- Wenn es sich bei der schulischen Unterstützungsorganisation um einen Elternbeirat handelt, werden Utah PTA und Region 10 PTA dieser Organisation Unterstützung in Form von Schulungen, Informationen, Unterstützung, Materialien, Führung usw. anbieten.
- Handelt es sich bei der schulischen Unterstützungsorganisation um eine PTO, muss die Organisation dokumentieren, wie sie ihre Führungskräfte in der ordnungsgemäßen Verwendung von Geldern, angemessenen Fundraising-Verfahren usw. schulen wird.
Nominierungsausschuss: Für jedes Amt ist ein Kandidat zu benennen:
- Präsident
- Gewählter Präsident
- Vizepräsident(en)
- Schatzmeister
- Sekretärin

Nachdem die Satzung 30 Tage lang ausgehängt wurde, wird eine Organisationssitzung abgehalten:

Abstimmung über die Annahme der Geschäftsordnung
Sammeln von Mitgliedsformularen, Verteilen von Mitgliedsinformationen und Einziehen von Beiträgen.
Für die Gründung einer neuen PTA oder PTO sind mindestens 10 Mitglieder erforderlich.
Nominierung und Wahl der Amtsträger.
Unterschreiben Sie die Papiere und schicken Sie sie an den Regionaldirektor oder Rat von Utah PTA, wenn es sich bei dem Schulförderverein um einen PTA handelt, oder an den Schulleiter, wenn es sich um eine PTO handelt. Der Vorsitzende des Schulfördervereins wird alle erforderlichen Unterlagen zur Verfügung stellen und bei diesem Schritt behilflich sein.

Fundraising als Schulförderverein

Alle Spendenaktionen müssen den Verfahren des Distrikts entsprechen. Die Organisation muss über eine EIN und eine Genehmigung für wohltätige Werbung verfügen. Für PTAs ist beides im Rahmen von Utah PTA gebührenfrei abgedeckt. Utah PTA bietet auch eine Schulung für Schatzmeister an, hilft bei der Erstellung des IRS-Formulars 990 und reicht es ein. Bei PTOs sind die Amtsträger für den gesamten Papierkram verantwortlich.

Rechtliche Hinweise und Vorschriften:

Richtlinie 6110 Spenden- und Fundraising-Richtlinie
Richtlinie 7260 Nutzung der Schuleinrichtungen und des Schulgeländes

Genehmigt durch den Bildungsrat

Januar 13, 2015

Überarbeitet:

März 28, 2025