Последнее изменение: 23 августа, 2024

Политика № 7040: Доступ к записям и управление ими/GRAMA

Цель и философия

Эта политика содержит рекомендации по управлению, классификации, доступу, сохранению и утилизации документов округа в соответствии с действующими законами и нормами штата Юта, включая, в частности, Закон о доступе к государственным документам и управлении ими (GRAMA); а также по обеспечению доступа общественности к документам округа в соответствии с законами и нормами штата при защите прав личности на неприкосновенность частной жизни.

• Кодекс штата Юта 63G-2-101 и др.

Определения

"Запись" или "записи" включает в себя книгу, письмо, документ, бумагу, карту, план, фотографию, пленку, карточку, ленту, запись, электронные данные или другой документальный материал, независимо от физической формы или характеристик, который подготовлен, принадлежит, получен или хранится округом, и информация воспроизводится с помощью фотокопии или других механических или электронных средств. Черновики, личные заметки и документы, принадлежащие лично вам, не являются документами.

• Кодекс штата Юта 63G-2-103(25)

Сотрудники по ведению документации

1. Суперинтендант назначает "ответственных за ведение документации", которые будут отвечать за составление графиков хранения и отвечать на запросы о предоставлении документов округа. 
2. Деловой администратор, заместитель суперинтенданта и директор по коммуникациям назначены "ответственными за ведение документации", как определено в Раздел 63G-2-103 Кодекса штата Юта. Назначенные ответственные за ведение документации могут поручить другим сотрудникам оказывать помощь в выполнении запросов, относящихся к другим окружным департаментам.

Обязанности сотрудников по ведению документации

Каждый сотрудник по учету выполняет обязанности, изложенные в разделе 63G-2 Кодекса штата Юта и последующих, рассматривает и отвечает на запрос о доступе к документам ("запрос GRAMA"). Запросы GRAMA должны координироваться через сотрудников по учету и, при необходимости, юрисконсультов.

Запрос GRAMA

Все запросы GRAMA должны быть поданы через портал открытых записей штата Юта. Запрос GRAMA должен содержать необходимую информацию о заявителе и конкретное описание запрашиваемых записей.

• Юта открывает портал для записи документов

Классификация записей

1. Сотрудники по учету документов, при необходимой помощи юрисконсульта, будут отвечать за оценку и классификацию документов, находящихся в их ведении, как указано в разделе 63G-2- 2 Кодекса штата Юта. 307.
2. Запись должна быть отнесена к одной из следующих категорий:
   • "Публичные" записи, как описано в Раздел 63G-2-301 Кодекса штата Юта;
   • "Частные" записи, как описано в Раздел кодекса штата Юта 63G-2-302-303;
   • "Контролируемые" записи, как описано в Раздел 63G-2-304 Кодекса штата Юта;
   • "Защищенные" записи, как описано в Кодекс штата Юта, раздел 63G-2-305-305.5; OR,
   • Запись, доступ к которой ограничен, как описано в Раздел 63G-2-201(3)(b) Кодекса штата Юта. 

Доступ к записям

1. Запросы GRAMA будут рассматриваться сотрудниками отдела документации и соответствующими сотрудниками округа, чтобы определить, существуют ли такие записи и могут ли они быть предоставлены. Сотрудники по учету могут поручить другим сотрудникам собрать разрешенные записи.
   • Любая проверка "публичной" записи должна проводиться в обычные рабочие часы в соответствии с Раздел 63G-2-201 Кодекса штата Юта. 
   • Все "частные", "контролируемые" и "охраняемые" записи должны раскрываться только в соответствии с Раздел 63G-2-202 Кодекса штата Юта.
2. Утвержденные запросы GRAMA предоставляются своевременно в соответствии с Раздел 63G-2-204 Кодекса штата Юта.
3. Все запросы GRAMA должны быть отправлены и обработаны по электронной почте или через портал открытых документов.

Тарифы

1.  Плата может взиматься за фактические расходы округа на дублирование запрашиваемой записи, а также за время, затраченное персоналом на составление и получение записи, как указано ниже (Раздел 63G-2-203 Кодекса штата Юта):
   • Плата за копирование в размере десяти (10) центов за страницу за каждую одностороннюю копию.
   • Плата за копирование в размере пятнадцати (15) центов за страницу за каждую двустороннюю копию.
   • За поиск, форматирование, манипулирование, подбор, обобщение и составление записей, если эти действия превышают пятнадцать (15) минут, может взиматься плата в размере двадцати двух долларов ($22.00) в час за время работы персонала округа.
2. Округ может потребовать предварительной оплаты от заявителя, если:
   • Ожидается, что плата за изготовление записи превысит пятьдесят долларов ($50.00).
   • Заявитель не оплатил сборы за предыдущие запросы.
3. Округ не может взимать плату за:
   • Просмотр записи для определения того, подлежит ли она раскрытию, за исключением случаев, когда иное разрешено Раздел 63G-2-203 Кодекса штата Юта
   • Личный осмотр записи лицом, подавшим запрос 
   • Первые четверть часа рабочего времени сотрудников, потраченного на ответ на запрос, если иное не разрешено Раздел 63G-2-203 Кодекса штата Юта.

Обращения

1. Если заявитель не удовлетворен решением ответственного за ведение документации, он может подать письменную апелляцию суперинтенданту в соответствии с временными рамками и положениями Кодекс штата Юта, раздел 63G-2-401.
   • Если податель запроса не удовлетворен решением суперинтенданта, он может подать апелляцию в Государственный комитет по документам в соответствии с разделом 63G-2-403 Кодекса штата Юта или подать ходатайство о судебном пересмотре в окружной суд, как это предусмотрено Раздел 63G-2-404 Кодекса штата Юта.
2. Человек может оспорить точность или полноту записи в соответствии с Раздел 63G-2-603 Кодекса штата Юта. 

Сохранение документации

Округ должен хранить документы в соответствии с графиком, установленным Государственным комитетом по документам в соответствии с Раздел 63G-2-604 Кодекса штата Юта.

Записи студентов

Все личные дела учащихся считаются "документами об образовании", и раскрытие таких документов регулируется не законом GRAMA, а Законом о правах и конфиденциальности семейного образования 1974 года (FERPA) (20 U.S.C. Section 1232(g); 34 C.F.R. Section 99, et seq.; и 34 C.F.R. Section 300, et seq.). Округ не имеет права разглашать информацию, связанную с документами об образовании, без согласия родителей, за исключением случаев, предусмотренных FERPA.

Материалы, защищенные авторским правом или патентом

Любая запись, защищенная авторским правом, либо официальной регистрацией в соответствии с федеральными законами об авторском праве, либо неофициальным заявлением об авторском праве, либо патентом, торговой маркой или другим защищенным обозначением, не должна копироваться или предоставляться любому лицу без действительного постановления суда, предписывающего такое раскрытие, или письменного разрешения от автора записи. Ссылки: Закон штата Юта об управлении правительственными документами и доступом к ним (63G-2-101 - 63G-2-804.

Ссылки

• Закон штата Юта об управлении государственными документами и доступом к ним (63G-2-101 - 63G-2-804)

Утверждение Советом по образованию

• 14 августа 2012 г.
• Пересмотрено: 12 марта 2013 г.
• Пересмотрено: Июнь 2023 г.

Процедуры и формы

• 7040 Процедура 1 Доступ к записям и управление ими/GRAMA
• 7040 Форма 1 Доступ к записям и управление ими/ФормаGRAMA