마지막 수정되었습니다: 8월 23, 2024

정책 번호 7040: 기록 액세스 및 관리/GRAMA

목적 및 철학

이 정책은 정부 기록 접근 및 관리법(GRAMA)을 포함하되 이에 국한되지 않는 해당 유타주 법률 및 규정에 따라 교육구 기록을 관리, 분류, 접근, 보존 및 폐기하고, 개인의 개인정보 보호 권리를 보호하면서 주 법률 및 규정에 따라 교육구 기록에 대중이 접근할 수 있도록 하기 위한 지침을 제시합니다.

유타주 코드 63G-2-101, 이하 같음.

정의

"기록" 또는 "기록물"에는 교육구가 작성, 소유, 접수 또는 보관하는 물리적 형태나 특성에 관계없이 책, 편지, 문서, 종이, 지도, 계획, 사진, 필름, 카드, 테이프, 녹음, 전자 데이터 또는 기타 문서 자료가 포함되며 복사 또는 기타 기계적 또는 전자적 수단으로 정보를 재생산할 수 있습니다. 초안, 개인 메모 및 개인 소유 문서는 기록이 아닙니다.

유타주 코드 63G-2-103(25)

기록 책임자

교육감은 보존 일정을 작성하고 교육구 기록 요청에 응답할 책임이 있는 '기록 담당관'을 지정합니다.
비즈니스 관리자, 부교육감 및 커뮤니케이션 담당 이사는 다음에 정의된 대로 "기록 책임자"로 지정됩니다. 유타주 코드 섹션 63G-2-103. 지정된 기록 담당관은 다른 교육구 부서의 특정 요청에 대응하는 데 도움을 줄 다른 직원을 지정할 수 있습니다.

기록 관리 책임자의 책임

각 기록 책임자는 유타주법 제63G-2항 이하에 명시된 의무와 책임을 수행하고 기록에 대한 접근 요청("GRAMA 요청")을 검토하고 이에 응답합니다. GRAMA 요청은 필요에 따라 기록 책임자 및 법률 고문을 통해 조정됩니다.

GRAMA 요청

GRAMA 요청은 유타 공개 기록 포털을 사용하여 제출해야 합니다. GRAMA 요청에는 요청자에 대한 필수 정보와 요청하는 기록에 대한 구체적인 설명이 포함되어야 합니다.

유타주, 기록 포털 오픈

레코드 분류

기록 담당관은 법률 고문의 도움을 받아 유타주 법 제63G-2-2항에 명시된 대로 자신의 감독 하에 기록을 평가하고 분류할 책임이 있습니다.
기록은 다음 범주 중 하나로 분류됩니다:
- "에 설명된 '공개' 기록 유타주 코드 섹션 63G-2-301;
- "에 설명된 '비공개' 기록 유타주 코드 섹션 63G-2-302-303;
- 에 설명된 대로 "관리되는" 기록 유타주 코드 섹션 63G-2-304;
- 에 설명된 대로 "보호된" 기록 유타주 법령, 섹션 63G-2-305-305.5또는,
- 에 설명된 대로 액세스가 제한된 기록입니다. 유타주 코드 섹션 63G-2-201(3)(b).

레코드 액세스

GRAMA 요청은 기록 담당관과 해당 교육구 직원이 평가하여 기록의 존재 여부와 제공 가능 여부를 결정합니다. 기록 담당관은 다른 직원에게 허용되는 기록을 수집하도록 위임할 수 있습니다.
- "공개" 기록의 열람은 다음에 따라 정상 업무 시간 중에 이루어져야 합니다. 유타주 코드 섹션 63G-2-201.
- 모든 "비공개", "통제" 및 "보호" 기록은 다음에 따라서만 공개되어야 합니다. 유타주 코드 섹션 63G-2-202.
승인된 GRAMA 요청은 다음에 따라 적시에 제공되어야 합니다. 유타주 코드 섹션 63G-2-204.
모든 GRAMA 요청은 이메일 또는 공개 기록 포털을 통해 응답하고 처리해야 합니다.

수수료

요청된 기록을 복제하는 데 드는 교육구의 실제 비용과 기록을 수집하고 입수하는 데 드는 인건비에 대해서는 다음과 같이 수수료가 부과될 수 있습니다(유타주법 63G-2-203조):
- 단면 사본의 경우 페이지당 10센트의 복사 수수료가 부과됩니다.
- 양면 복사 시 페이지당 15센트의 복사 수수료가 부과됩니다.
- 기록을 검색, 형식화, 조작, 조정, 요약 및 편집하는 데 시간당 22달러($22.00)의 수수료가 부과될 수 있으며, 이러한 활동이 15분을 초과하는 경우 교육구 직원 시간당 수수료가 부과될 수 있습니다.
지구는 다음과 같은 경우 요청자에게 선결제를 요구할 수 있습니다:
- 음반 제작 수수료는 50달러($50.00)를 초과할 것으로 예상됩니다.
- 요청자가 이전 요청에서 수수료를 지불하지 않았습니다.
지구는 다음에 대해서는 수수료를 부과하지 않을 수 있습니다:
- 다음에서 달리 허용하는 경우를 제외하고 기록이 공개 대상인지 여부를 결정하기 위해 기록을 검토합니다. 유타주 코드 섹션 63G-2-203
- 요청자가 직접 기록을 검사합니다.
- 다음에서 달리 허용하는 경우를 제외하고 요청에 응답하는 데 소요되는 첫 1/4시간의 직원 시간입니다. 유타주 코드 섹션 63G-2-203.

이의 제기

요청자가 기록 책임자의 결정에 불만이 있는 경우, 요청자는 다음의 시간 제한 및 조항에 따라 교육감에게 서면 이의신청을 제출할 수 있습니다. 유타주 법령, 섹션 63G-2-401.
- 요청자가 교육감의 결정에 불만족하는 경우, 요청자는 유타법 63G-2-403조에 따라 주 기록위원회에 이의를 제기하거나 다음에 규정된 대로 지방 법원에 사법 심사를 신청할 수 있습니다. 유타주 코드 섹션 63G-2-404.
개인은 다음에 따라 기록의 정확성 또는 완전성에 대해 이의를 제기할 수 있습니다. 유타주 코드 섹션 63G-2-603.

기록 보존

교육구는 다음에 따라 주 기록 위원회가 정한 일정에 따라 기록을 보관합니다. 유타주 코드 섹션 63G-2-604.

학생 기록

모든 학생 기록은 "교육 기록"으로 지정되며 이러한 교육 기록의 공개는 GRAMA가 아닌 1974년 가족 교육 권리 및 사생활 보호법(Family Education Rights and Privacy Act of 1974, FERPA)의 적용을 받습니다(20 U.S.C. 섹션 1232(g), 34 C.F.R. 섹션 99, 이하, 및 34 C.F.R. 섹션 300, 이하). 교육구는 FERPA에 달리 규정된 경우를 제외하고 학부모의 동의 없이 교육 기록과 관련된 정보를 공개할 수 없습니다.