Ultima modifica: Agosto 20, 2024

Politica n. 1420 Riunioni del Consiglio di amministrazione tramite comunicazione elettronica

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Riunioni del Consiglio di amministrazione tramite comunicazione elettronica 

Riunioni elettroniche autorizzate  

Il Consiglio autorizza lo svolgimento delle proprie riunioni per via elettronica, come indicato nella presente politica. A meno che non sia specificamente indicato in questa politica, le altre politiche che regolano le riunioni del Consiglio (relative all'avviso, alle riunioni aperte al pubblico e ad altre questioni) si applicano anche alle riunioni del Consiglio tenute tramite mezzi elettronici. 

Definizioni  

Nella presente politica vengono utilizzati i seguenti termini: 

1. Luogo di ancoraggio: Un luogo fisico designato da cui ha origine la riunione elettronica o a cui sono collegati i partecipanti.
2. Riunione elettronica: Riunione a cui partecipano alcuni o tutti i membri del Consiglio di amministrazione attraverso una connessione elettronica video, audio o sia video che audio.
3. Avviso elettronico: Email, testo, fax o altri mezzi di comunicazione elettronica.

Richiesta dei soci per una riunione elettronica 

Una riunione del Consiglio può essere tenuta per via elettronica solo su richiesta di un membro del Consiglio. Se possibile, la richiesta deve essere presentata almeno 3 giorni prima della data prevista per la riunione del Consiglio, in modo da poter prendere le disposizioni necessarie per la riunione elettronica. 

Avviso ai membri del Consiglio di una riunione elettronica  

Dopo la programmazione di una riunione elettronica e almeno 24 ore prima della riunione, i membri del Consiglio di amministrazione saranno informati della riunione elettronica e del modo in cui i membri del Consiglio di amministrazione saranno collegati alla riunione. 

Posizione dell'ancora 

Il luogo di ancoraggio per la riunione elettronica sarà di solito nell'edificio in cui si sarebbe tenuta la riunione del Consiglio se non fosse stata tenuta per via elettronica. 

A meno che non siano stati soddisfatti i requisiti per lo svolgimento di una riunione elettronica senza un luogo di riferimento, il Consiglio centrale metterà a disposizione del pubblico spazi e strutture nel luogo di riferimento per assistere alle parti aperte della riunione.

Riunioni elettroniche senza una sede fissa

Il Consiglio può tenere una riunione elettronica senza un luogo di riferimento se tutti i membri del Consiglio partecipano a distanza attraverso una connessione elettronica video, audio o sia video che audio, a meno che il Consiglio non riceva una richiesta scritta almeno 12 ore prima della riunione per fornire un luogo di riferimento per i membri del pubblico che possono assistere alle parti aperte.

Il Consiglio può anche tenere una riunione elettronica senza un luogo di ancoraggio se il presidente del Consiglio di amministrazione stabilisce che 

1. Lo svolgimento della riunione con un luogo di ancoraggio presenta un rischio sostanziale per la salute o la sicurezza delle persone presenti o che sarebbero altrimenti presenti nel luogo di ancoraggio, oppure
2. Il luogo in cui il Consiglio si riunisce normalmente è stato chiuso al pubblico per motivi di salute o di sicurezza.

L'avviso pubblico per la riunione deve includere una descrizione della determinazione del presidente del Consiglio e un riassunto dei fatti su cui si basa, oltre a informazioni su come un membro del pubblico può partecipare alla riunione a distanza con mezzi elettronici. La determinazione di un rischio sostanziale per la salute o la sicurezza scade 30 giorni dopo il giorno in cui il presidente l'ha presa.

Durante il corso di una riunione elettronica con un luogo di ancoraggio in cui il Consiglio ha fornito mezzi che consentono ai membri del pubblico che non sono fisicamente presenti nel luogo di ancoraggio di partecipare alla riunione a distanza con mezzi elettronici, il luogo di ancoraggio può essere chiuso e la riunione può continuare senza un luogo di ancoraggio se il presidente del Consiglio stabilisce che continuare a condurre la riunione con un luogo di ancoraggio presenta un rischio sostanziale per la salute o la sicurezza di coloro che sono presenti nel luogo di ancoraggio, annuncia tale decisione durante la riunione e dichiara una sintesi dei fatti su cui si basa la decisione.

Determinazione del quorum in una riunione elettronica

Per determinare se il quorum del Consiglio di amministrazione è presente durante una riunione elettronica, si contano tutti i membri che sono presenti nel luogo di ancoraggio (se la riunione ha un luogo di ancoraggio) o che sono collegati alla riunione con il metodo previsto per la partecipazione a distanza alla riunione.

Accesso del pubblico alle riunioni elettroniche

Nel luogo di ancoraggio di una riunione elettronica del Consiglio di Legislazione devono essere messi a disposizione spazi e strutture per consentire ai membri del pubblico di assistere e monitorare la riunione elettronica (ad eccezione delle parti di tale riunione che sono state debitamente chiuse al pubblico dal Consiglio di Legislazione). Se la riunione del Consiglio di amministrazione prevede l'accettazione di commenti da parte del pubblico, lo spazio e le strutture devono consentire anche ai membri del pubblico di partecipare alla riunione elettronica.

I membri del pubblico non possono richiedere una riunione elettronica e non hanno il diritto di essere collegati a distanza a una riunione del Consiglio, ad eccezione di quanto stabilito in questa politica per le riunioni senza un luogo di ancoraggio.

Riferimenti legali

Codice dello Utah § 52-4-207 (2024)

Accesso del pubblico alle riunioni elettroniche 

Approvato dal Consiglio d'istruzione:

13 agosto 2013

Rivisto e approvato dal Consiglio:

8 febbraio 2022 

Rivisto e approvato dal Consiglio:

13 agosto 2024

Procedure e moduli