Ultima modifica: 4 ottobre 2024

Politica n. 6060: Audit

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L'ambito della revisione comprende l'esame e la valutazione dell'adeguatezza e dell'efficacia del sistema di controllo interno dell'organizzazione e della qualità delle prestazioni nello svolgimento delle responsabilità assegnate.

Questa politica fornisce indicazioni sulla selezione e l'assunzione di una società di revisione contabile indipendente per fornire pareri e/o relazioni sui bilanci del Distretto, sul controllo interno dei rendiconti finanziari e sulla conformità alle leggi, ai regolamenti, ai contratti e alle sovvenzioni federali e statali.

La politica fornisce inoltre indicazioni sulle esigenze di revisione interna e sulle revisioni interne.

Comitato di revisione

Il Consiglio d'istruzione istituirà una commissione distrettuale di revisione contabile come commissione permanente del consiglio e nominerà i membri della commissione e li sostituirà di volta in volta. La commissione sarà composta da tre membri del Consiglio d'istruzione e da due membri della comunità che abbiano le caratteristiche e le qualifiche adeguate, ma che non siano amministratori o altri dipendenti del distretto. Sul sito web del distretto saranno pubblicati i nomi e i recapiti dei membri del Consiglio e della comunità che fanno parte della commissione di revisione e della revisione annuale.

I membri della Comunità saranno membri della commissione di revisione contabile per un periodo di 2 (due) anni. I nuovi membri della commissione saranno scelti dai membri del Consiglio di amministrazione che fanno parte della commissione di revisione contabile o dall'Amministratore commerciale o dal Sovrintendente.

I membri della commissione di revisione contabile riceveranno una formazione sui requisiti dei revisori interni, come indicato nello Utah Code Title 53G, Chapter 7, Part 4 e nelle Utah Admin Rules R277-113-4.

Il comitato di revisione contabile ha le seguenti responsabilità:

Assicurarsi che il Distretto ottenga tutte le revisioni contabili, le procedure concordate, gli impegni e i rapporti finanziari richiesti dallo Utah Code.
Garantire che l'amministrazione distrettuale risolva tempestivamente le azioni correttive relative a rilievi, dubbi, problemi ed eccezioni segnalati da revisori esterni indipendenti, revisori interni o altri enti normativi.
Presentare, se del caso, le informazioni e i rapporti delle riunioni del comitato di revisione al Consiglio d'istruzione.
Ricevere, se del caso, i rapporti delle revisioni, dei monitoraggi o delle indagini finanziarie condotte dall'amministrazione distrettuale e assicurarsi che vengano intraprese tempestivamente le azioni correttive appropriate.
Per quanto riguarda gli incarichi completati da un revisore esterno indipendente, la commissione distrettuale di revisione contabile deve
- Gestire il processo di approvvigionamento e qualità degli audit in conformità con il codice degli appalti dello Stato.
- Garantire che il revisore esterno indipendente abbia accesso alla comunicazione diretta con il comitato di revisione.
- Esaminare i disaccordi tra i revisori esterni indipendenti e l'amministrazione distrettuale.
- Considerare le risposte del Distretto alle revisioni contabili o alle procedure concordate.
- Determinare l'ambito e gli obiettivi di altri servizi non di revisione, se necessario.
Stabilire un programma di revisione interna che fornisca servizi di revisione interna per i programmi amministrati dal distretto.
consigliare il Consiglio d'istruzione nella nomina di un direttore della revisione contabile o nella stipula di contratti per i servizi di revisione interna
Condurre o consigliare il Consiglio d'istruzione in una valutazione annuale del direttore della revisione contabile o degli appaltatori che forniscono servizi di revisione interna
Definire le priorità del piano di audit interno in base al rischio, ricevere aggiornamenti regolari sul piano di audit interno e sull'avanzamento del progetto di audit interno, ricevere i rapporti finali di audit interno dai revisori interni o dagli appaltatori che forniscono servizi di audit interno e fornire un forum indipendente per i revisori interni, gli appaltatori di audit interno e altri enti normativi per segnalare i risultati di frodi, sprechi, abusi, non conformità o carenze di controllo, in particolare se è coinvolta l'amministrazione distrettuale.
garantire che le copie di tutte le relazioni sui risultati delle revisioni contabili emesse dai revisori interni siano disponibili, su richiesta, al direttore delle revisioni contabili dello State Board of Education, all'Ufficio del revisore dei conti dello Stato o all'Ufficio del revisore legislativo generale
garantire che le questioni di revisione significative che non possono essere affrontate in modo appropriato dai revisori interni siano riferite al direttore della revisione dello State Board of Education, all'Ufficio del revisore dei conti dello Stato o all'Ufficio del revisore generale legislativo

Revisore finanziario indipendente

Lo scopo di una revisione finanziaria indipendente è quello di valutare il sistema di controlli interni del distretto e di attestare l'assenza di errori materiali nel rapporto finanziario annuale.

Processo di selezione

I revisori finanziari indipendenti saranno selezionati per eseguire revisioni annuali attraverso un processo competitivo almeno ogni cinque anni. I contratti saranno assegnati per un periodo di 3 anni con un'opzione di estensione di 2 anni.

Il comitato di selezione sarà composto dal Comitato di revisione, dall'Amministratore commerciale e dal Direttore della contabilità.

Ambito dell'audit esterno

I revisori esterni condurranno le verifiche in conformità ai Generally Accepted Accounting Principles (GAAP), alla Utah State Compliance Guide (State Auditor's Office), al Federal Single Audit (OMB Circular A133) e ad altri requisiti di revisione federale, statale e locale.

I revisori esterni esamineranno il Comprehensive Annual Financial Report (CAFR) in base agli standard di revisione finanziaria.

I revisori esterni sono responsabili dell'emissione di tutti i pareri richiesti, delle relazioni sul controllo interno e sulla conformità e delle lettere di gestione in relazione alla revisione del bilancio. Il Distretto fornirà assistenza ai revisori esterni al fine di produrre bilanci tempestivi e accurati e i relativi pareri e rapporti di revisione.

Audit interno

Lo scopo dell'audit interno è valutare e migliorare l'efficacia dei processi di governance, gestione del rischio e controllo. La funzione di revisione interna si attiene al codice dello Stato dello Utah.

A meno che le risorse del distretto e le esigenze dell'audit interno non giustifichino la presenza di un membro del personale addetto all'audit interno, la funzione di audit interno del distretto sarà esternalizzata a professionisti contabili qualificati. La selezione della società sarà effettuata dalla commissione di revisione contabile.

Il revisore interno riferisce al Comitato di revisione e, in ultima istanza, al Consiglio d'istruzione. Il lavoro del revisore interno è determinato principalmente da una valutazione dei rischi sviluppata dal revisore interno e approvata dal Comitato di revisione almeno una volta all'anno.

Il revisore interno deve:

Comunicare immediatamente al Comitato di revisione e al Consiglio di amministrazione qualsiasi irregolarità o grave carenza riscontrata nel processo di revisione o qualsiasi impedimento o conflitto nel portare a termine una revisione secondo le indicazioni del Consiglio di amministrazione.
presentare al Comitato di revisione e al Consiglio di amministrazione una relazione scritta su ciascuna revisione autorizzata entro un termine ragionevole dal completamento della revisione stessa
garantire che le revisioni siano condotte in conformità con gli standard di revisione professionale, come quelli pubblicati dall'Institute of Internal Auditors, Inc. e dall'American Institute of Certified Public Accountants e, quando richiesto da altre leggi, regolamenti, accordi, contratti o politiche, in conformità con gli Standard di revisione governativa, emessi dal Comptroller General degli Stati Uniti
segnalare all'Office of Legislative Auditor General o all'Office of the State Auditor le questioni di revisione significative che non possono essere affrontate in modo appropriato dal Comitato di revisione e dal Consiglio di amministrazione
riferire trimestralmente all'intero Consiglio le questioni che possono potenzialmente esporre il Consiglio, il Sovrintendente o l'USOE a responsabilità o a controversie.
condurre almeno una volta all'anno una valutazione dei rischi dell'intero sistema di istruzione pubblica e riferire i risultati al Comitato di revisione.
partecipare regolarmente alle riunioni del Consiglio o esaminare i verbali delle riunioni del Consiglio

Recensioni interne

Lo scopo delle revisioni interne è quello di determinare se i processi in corso per il controllo delle operazioni fiscali e amministrative del Distretto siano adeguatamente progettati e funzionino in modo efficace. Le revisioni comprendono:

L'affidabilità e l'integrità delle informazioni finanziarie
Conformità a politiche, procedure, piani, leggi e regolamenti.
Salvaguardia del patrimonio

Le risorse del distretto non consentono di disporre di un dipartimento o di un personale di revisione interna. Per questo motivo, oltre all'audit interno esternalizzato descritto sopra, il Dipartimento Affari Esteri effettuerà revisioni limitate e casuali dei dati e dei controlli finanziari nel corso delle sue attività quotidiane per garantire che le azioni dei dipendenti siano conformi alle politiche e alle procedure finanziarie del Distretto e alle leggi e ai regolamenti applicabili.

Quando le revisioni finanziarie di routine o i risultati della revisione finanziaria annuale lo giustificano, l'ufficio commerciale stipulerà un contratto per ulteriori revisioni o per ampliare la portata della revisione finanziaria. La portata della revisione sarà determinata in base alle circostanze e alle eventuali preoccupazioni sollevate.

I risultati di ulteriori revisioni o di un ampliamento dell'ambito di revisione saranno comunicati al sovrintendente e agli altri dipartimenti del Distretto in base alle risultanze.

Riferimenti/regolamenti

Regola del Consiglio di Stato R277-425
Regola del Consiglio di Stato R277-113
Regola del Consiglio di Stato R277-116
Guida alla conformità legale dello Stato dello Utah (Ufficio del revisore dei conti dello Stato)
Organismo di normazione contabile governativo (GASB)
Circolare OMB A-133 (audit singolo)
Codice dello Stato dello Utah 51-2a, 53A-3
Codice dello Stato dello Utah 53G-7-401
Codice dello Stato dello Utah 53G-7-402

Approvato dal Consiglio d'istruzione

10 settembre 2024