Ultima modifica: 26 novembre 2024

Politica 6110: Donazioni e raccolte di fondi

Scarica la Politica 6110: Politica di donazione e raccolta fondi

Scopo

La Politica per le donazioni e le raccolte di fondi del Distretto scolastico di Provo incoraggia i partenariati comunitari che rafforzano e migliorano i programmi scolastici e crea un clima di partecipazione e cooperazione tra le organizzazioni comunitarie, i privati cittadini e le scuole del distretto:

Condividere le risorse a beneficio degli studenti e migliorare i programmi educativi.
Coinvolgere le scuole e il settore privato in iniziative di cooperazione che migliorino la qualità dell'istruzione per gli studenti a tutti i livelli.
Proteggere gli studenti, i genitori, gli insegnanti e gli amministratori scolastici dall'eccessiva commercializzazione e dagli sforzi di raccolta fondi che sono sfruttati, coercitivi, che disturbano il processo educativo, che minacciano la salute e il benessere degli studenti o che sono privi di valore educativo.
Attuare una procedura fluida e ordinata che consenta alle scuole e alle comunità di cooperare e condividere le risorse.
Garantire la salvaguardia dei fondi pubblici e la loro corretta rendicontazione in modo trasparente.
Il Distretto gestirà, limiterà o rifiuterà i fondi, i doni o le attività di raccolta fondi per garantire che la raccolta e le spese siano conformi alle leggi e alle linee guida distrettuali, statali e federali applicabili, compreso il Titolo IX.
Questa politica si applica a tutti gli amministratori del Distretto, agli educatori autorizzati, ai membri del personale, agli studenti, alle organizzazioni, ai volontari e agli individui che avviano, autorizzano o partecipano a eventi o attività di raccolta fondi per eventi o attività forniti, sponsorizzati o sostenuti da una scuola; oppure ricevono, autorizzano, accettano, valutano o registrano donazioni, regali o sponsorizzazioni per il Distretto o per le singole scuole. Ci si aspetta che in tutti i rapporti, i dipendenti del Distretto e della scuola agiscano in modo etico, in conformità con la formazione del Distretto in materia di etica, con gli Utah Educator Standards (R277-217), con il Public Officers' and Employees' Ethics Act (Utah Code § 67-16-1 e seguenti) e con la legge statale sugli appalti (Utah Code § 63G-6a-101 e seguenti).

Definizioni

Per "Distretto" o "Distretto scolastico" si intende il Provo City School District.

"Sovrintendente" si riferisce al Sovrintendente delle scuole del Distretto scolastico della città di Provo.

I termini "Consiglio", "Consiglio scolastico" o "Consiglio dell'istruzione" si riferiscono al Consiglio dell'istruzione del Provo City School District.

"Scuole" si riferisce alle singole scuole gestite dal Provo City School District.

Per "donatore" si intende un individuo, un gruppo, un'associazione, un'organizzazione commerciale o un ente di beneficenza interessati a fare donazioni (in denaro o in natura) al Distretto o a una delle sue scuole.

Il termine "attività private di raccolta fondi" comprende le attività organizzate dai club di sostegno della scuola e/o da qualsiasi altra organizzazione esterna, quali PTA e PTO, non specificamente sponsorizzate o sotto il controllo organizzativo del Distretto o di una delle sue scuole, come definito al punto B2.1.

Il paragrafo (25) del Codice dello Stato dello Utah 51-7-3 definisce i fondi pubblici come: "Fondi pubblici": denaro, fondi e conti, indipendentemente dalla fonte da cui provengono, che sono posseduti, detenuti o amministrati dallo Stato o da uno qualsiasi dei suoi consigli, commissioni, istituzioni, dipartimenti, divisioni, agenzie, uffici, laboratori o altri enti simili, o da qualsiasi contea, città, distretto scolastico, suddivisione politica o altro ente pubblico.

Principi guida

Tutti i fondi, le proprietà o i beni donati o raccolti attraverso le raccolte di fondi diventano fondi pubblici e di proprietà del Distretto e devono essere utilizzati per lo scopo per cui sono stati donati e in conformità alle politiche statali e distrettuali. Le donazioni, siano esse in natura, in denaro o di altro tipo, costituiscono un trasferimento completo di proprietà, diritti, privilegi e/o titoli sui beni o servizi donati e diventano di esclusiva proprietà del Distretto al momento della consegna. Il Distretto e le singole scuole sono responsabili in ultima istanza della spesa e dell'assegnazione di tutti i fondi raccolti e spesi attraverso le raccolte di fondi organizzate dagli studenti o dalla scuola.

Il Distretto garantirà un ambiente sano per una raccolta fondi appropriata, promuovendo la sicurezza degli studenti, riducendo la pressione esercitata sugli studenti e diminuendo la prospettiva di una sollecitazione eccessiva o duplicata di fondi.

Per perseguire l'obiettivo sopra enunciato, il Distretto si ispira ai seguenti principi fondamentali:

Il Distretto incoraggia i contributi di donatori gentili che hanno le risorse e l'inclinazione per aumentare i programmi del Distretto attraverso la filantropia. Il Distretto si impegna a collaborare efficacemente con tali donatori per:

Fornire le ricevute di donazione previste dalla legge e incoraggiare un riconoscimento appropriato, nonché agevolare l'intento caritatevole del donatore nella misura in cui è in armonia con gli obiettivi educativi del distretto e approvato dal personale distrettuale competente. Le ricevute di donazione per le donazioni in natura devono elencare solo gli articoli donati. Il distretto non deve assegnare alcun valore alle donazioni in natura sulla ricevuta o sulla ricevuta di pagamento.

Agli studenti non può essere richiesto di sollecitare donazioni come parte della partecipazione a qualsiasi attività sponsorizzata dal distretto. Qualsiasi richiesta di donazioni per finanziare le attività è soggetta all'approvazione del foglio spese distrettuale.

Il Distretto desidera regolamentare in modo ragionevole il processo di raccolta di fondi e di accettazione di donazioni di beneficenza. Tale regolamentazione deve includere principi di responsabilità, conservazione dei registri e protocolli appropriati per salvaguardare i fondi donati e proteggere le informazioni riservate, nonché l'uso corretto dello status di esenzione fiscale.

Il Distretto deve distribuire equamente i fondi approvati dallo Stato per le funzioni educative primarie delle sue scuole. Tali fondi servono a garantire che ogni scuola riceva le forniture didattiche fondamentali, i materiali, le attrezzature didattiche e il personale necessari per l'istruzione di tutti gli studenti.

La raccolta di fondi è consentita all'interno del distretto per permettere a quest'ultimo e alle scuole di raccogliere fondi aggiuntivi per incrementare i programmi accademici e parascolastici e per coinvolgere i privati cittadini e le organizzazioni della comunità nel miglioramento dell'istruzione e delle opportunità degli studenti del distretto.

Il Distretto riconosce che gli sforzi e i risultati della raccolta fondi possono variare da una scuola all'altra. Tuttavia, il Distretto si impegna a distribuire in modo appropriato i fondi non vincolati e a gestire la raccolta fondi per garantire che le opportunità educative di tutti i suoi studenti siano ragionevolmente simili e conformi agli standard legali applicabili. Il Distretto si impegna inoltre ad assistere e incoraggiare i dirigenti scolastici e il personale a seguire principi e pratiche di raccolta fondi collaudati e di successo, che consentano alle scuole di incrementare i propri programmi di bilancio con fondi di beneficenza.

Il Distretto si impegna a rispettare i principi di equità di genere e utilizzerà le proprie strutture, le donazioni non vincolate e gli altri fondi distrettuali in armonia con tali principi (Titolo IX). Il Distretto riconosce che la raccolta di fondi è guidata dall'inclinazione dei donatori e che le donazioni private possono essere indirizzate o limitate dai singoli donatori. Il Distretto è responsabile in ultima istanza della spesa e dell'allocazione di tutti i fondi, compresi quelli ottenuti attraverso la raccolta di fondi e donazioni.

Attività di raccolta fondi ufficialmente autorizzate

Le scuole, i club e le organizzazioni studentesche, le squadre sportive, le singole classi, i booster club, i PTA e i PTO e i consigli comunitari del Provo City School District possono condurre attività di raccolta fondi a beneficio delle scuole, degli studenti e delle organizzazioni studentesche del distretto. Questa politica fornisce le linee guida per tali iniziative di raccolta fondi e un mezzo per dare l'approvazione a tali attività.

L'uso di organizzazioni esterne per sollecitare donazioni in denaro non è consentito se non dietro esplicita autorizzazione dell'amministrazione distrettuale. È intenzione del Distretto massimizzare le donazioni per gli studenti di Provo, assicurandosi che le tasse raccolte da enti esterni siano minime.

Autorizzazione e supervisione

Ad eccezione di quanto previsto dalla Sezione 6, le attività di raccolta fondi della scuola devono essere approvate per iscritto dal preside o dal sovrintendente e devono essere supervisionate da un membro del corpo docente nominato a tale scopo dal preside o dal sovrintendente. I fondi raccolti attraverso le attività di raccolta fondi devono essere depositati in un conto dedicato sotto il diretto controllo della scuola o del distretto scolastico, compresa, ma non solo, la Fondazione del Distretto scolastico di Provo City. I presidi non devono trasferire o spendere in altro modo i fondi donati o raccolti in modo contrario alle restrizioni dei donatori o allo scopo della raccolta fondi.

Le attività di raccolta di fondi che coinvolgono uno dei seguenti criteri sono attività di raccolta fondi a livello scolastico e distrettuale e richiedono l'esplicita approvazione scritta del preside o del sovrintendente della scuola:

L'uso del nome di una scuola o di un distretto, salvo autorizzazione scritta.
L'uso degli studenti sotto la responsabilità della scuola o del distretto.
L'uso di docenti o dipendenti della scuola o del distretto mentre sono retribuiti dalla scuola o dal distretto.
L'uso di proprietà o strutture scolastiche o distrettuali, a meno che le proprietà e/o le strutture non siano state debitamente affittate in conformità con il regolamento distrettuale sugli affitti.

Le attività di raccolta fondi private devono essere chiaramente identificate con un nome diverso da quello della scuola o del distretto e gli studenti e i dipendenti della scuola e del distretto non possono identificarsi come studenti o dipendenti della scuola e del distretto nelle iniziative di raccolta fondi.

L'autorizzazione all'uso del nome della scuola o del distretto può essere concessa per iscritto dal Consiglio o dal sovrintendente ad attività private di raccolta fondi, presentando il modulo 6110 F1, se vengono soddisfatti i seguenti criteri:

Le finanze sono pubblicamente trasparenti e vengono presentate in una riunione pubblica almeno una volta all'anno.
I documenti finanziari possono essere esaminati su richiesta in tempi e luoghi ragionevoli.
Ove possibile, per tutte le donazioni vengono emesse ricevute prenumerate.
L'attività di raccolta fondi identifica chiaramente che i fondi sono destinati a un'entità privata

Criteri di approvazione

Le scuole e il distretto possono impegnarsi in iniziative di raccolta fondi per migliorare:

Programmi accademici.
Viaggi per motivi di studio accademico, competizioni atletiche o gare di esibizione.
Sport e altri programmi di educazione fisica e ricreativi correlati.
Lo sviluppo professionale degli studenti.
Opportunità di performance.
Strutture e attrezzature che miglioreranno le opportunità e i programmi degli studenti.
Progetti umanitari.

Standard generali di raccolta fondi

Raccolta fondi individuale

Le scuole/gli insegnanti possono offrire agli studenti l'opportunità di compensare il costo delle tasse associate ai programmi accademici, ai viaggi o alla partecipazione ad altre attività. La partecipazione alla raccolta di fondi individuale deve essere strettamente volontaria. La mancata partecipazione a una raccolta fondi individuale non può impedire a uno studente di partecipare a qualsiasi attività sponsorizzata dalla scuola.

I docenti che offrono opportunità individuali di raccolta fondi devono seguire le linee guida generali relative alla raccolta fondi contenute in questa procedura. I docenti devono fornire istruzioni chiare agli studenti e rispettare i divieti relativi alle vendite porta a porta. Tutti i fondi raccolti devono essere depositati direttamente presso la segreteria finanziaria della scuola per una corretta contabilizzazione.

Gli importi destinati alla raccolta di fondi individuali devono essere inclusi nel foglio delle spese approvato dal distretto scolastico.

Raccolta fondi di gruppo

Le scuole possono richiedere una raccolta fondi di gruppo per compensare i costi associati a viaggi, spettacoli o altre partecipazioni ad attività sponsorizzate dalla scuola. Gli studenti che partecipano alla raccolta fondi beneficeranno in egual misura dei proventi della raccolta. Gli studenti che non partecipano alla raccolta fondi di gruppo richiesta possono essere esclusi dai viaggi di gruppo o vedersi ridurre la partecipazione a un programma. La partecipazione o la mancata partecipazione alla raccolta fondi di gruppo non può influire sul voto dello studente. I genitori devono essere informati della raccolta fondi di gruppo richiesta per ogni programma prima che si svolga l'evento di raccolta fondi.

Gli importi che si prevede di raccogliere con la raccolta fondi del gruppo devono essere inclusi nel foglio delle quote. Tutti i proventi che superano l'importo approvato saranno depositati nel programma e utilizzati per le esigenze generali del programma o per adeguare le quote dell'anno successivo. I genitori possono richiedere il rimborso delle quote versate direttamente se i proventi di una raccolta fondi individuale superano l'importo totale della quota.

Linee guida generali

La mancata partecipazione alla raccolta fondi non può influire sul voto dello studente.

Agli studenti non sarà richiesto di partecipare ad attività di raccolta fondi come condizione per l'appartenenza a una squadra, a un club o a un gruppo; né lo sforzo di raccolta fondi di uno studente influenzerà il suo tempo di partecipazione o la sua posizione all'interno di tale squadra, club o gruppo.

I direttori scolastici devono approvare l'assegnazione di ricompense o premi a gruppi, classi o studenti che partecipano a qualsiasi attività di raccolta fondi. Sono comunque scoraggiati gli incentivi competitivi per la partecipazione.

Le scuole non possono imporre quote di vendita (o simili) come parte delle iniziative di raccolta fondi e gli studenti non devono pagare per gli articoli invenduti che vengono restituiti alla scuola.

Le vendite porta a porta sono vietate a tutti gli studenti delle scuole elementari e medie del distretto. Gli studenti delle scuole superiori sono esenti da questo divieto, ma le scuole, gli amministratori e i docenti responsabili devono adottare procedure adeguate per salvaguardare gli studenti che si recano di porta in porta.

Sono incoraggiati i partenariati tra scuole e aziende che aumentano i programmi e le attività scolastiche.

L'uso di scuole, strutture o attrezzature distrettuali per attività private di raccolta fondi deve essere approvato dal sovrintendente o dal preside della struttura proposta e sarà soggetto alla Politica di noleggio delle strutture distrettuali, a meno che non si ottenga un'esenzione per iscritto dal sovrintendente e si fornisca un'assicurazione adeguata.

Non saranno approvate attività di raccolta fondi che comportino strategie di vendita intense o che espongano gli studenti e gli altri partecipanti al rischio di lesioni personali o di responsabilità.

L'approvazione non deve essere concessa per attività di raccolta fondi che esporrebbero la scuola o il distretto al rischio di perdite finanziarie o di responsabilità in caso di mancato successo dell'attività.

Le attività di raccolta fondi della scuola e del distretto saranno contabilizzate utilizzando i sistemi e le procedure contabili della scuola e del distretto. I registri delle attività di raccolta fondi, compresi i rapporti accurati sui livelli di partecipazione e sui risultati finanziari, devono essere accessibili ai genitori, agli studenti e ai donatori. Nulla di quanto riportato nel presente documento deve essere interpretato in modo da richiedere o autorizzare il rilascio di informazioni di identificazione personale protette da FERPA.

Gli eventi di raccolta fondi della comunità non saranno appoggiati o sponsorizzati dal distretto o dalle sue scuole senza l'esplicito consenso scritto del preside della scuola o del sovrintendente del distretto. Il materiale che pubblicizza le attività di raccolta fondi della comunità può essere affisso nell'ufficio della scuola o in altri luoghi individuati dal preside della scuola o dal sovrintendente.

Criteri di supervisione

Tutti i progetti di raccolta fondi proposti devono essere presentati per iscritto al preside o al sovrintendente prima dell'inizio di qualsiasi attività di raccolta fondi. I progetti approvati devono essere programmati nel corso dell'anno scolastico per evitare conflitti, confusione e pressioni eccessive sulla raccolta fondi.

La supervisione generale avverrà sotto la direzione del preside o del sovrintendente, mentre la supervisione specifica sarà affidata a un membro del corpo docente o a un altro dipendente del distretto nominato a tale scopo dal preside o dal sovrintendente.

I fondi per la raccolta di fondi non devono compensare direttamente o indirettamente alcun insegnante o dipendente del distretto scolastico tramite pagamenti diretti o indiretti, commissioni o pagamenti in natura. I fondi per la raccolta di fondi possono essere utilizzati per il viaggio degli insegnanti o dei dipendenti del distretto scolastico che saranno supervisori o accompagnatori degli studenti durante i viaggi approvati dal distretto, a condizione che l'iniziativa di raccolta di fondi renda noto l'uso previsto dei fondi.

Grandi donazioni e grandi campagne di raccolta fondi o di capitale

Come specificato nelle politiche e nelle procedure di acquisto del Distretto, i presidi hanno l'autorità per le entrate e le uscite fino a $10.000. Qualsiasi raccolta di fondi che cerchi di ottenere donazioni da molti donatori o da un gruppo o individuo selezionato, con l'obiettivo di raccogliere più di diecimila dollari ($10.000), richiede l'approvazione del sovrintendente e dell'amministratore aziendale. Le iniziative di raccolta fondi con l'obiettivo di raccogliere più di cinquantamila dollari ($50.000,00) devono essere approvate dal Consiglio scolastico del Distretto scolastico di Provo City.

Le donazioni volontarie da parte di privati o organizzazioni (come booster club, PTA, PTOS, Fondazione distrettuale, ecc.) superiori a $10.000 richiedono l'approvazione del sovrintendente. Le donazioni volontarie da parte di privati o organizzazioni superiori a cinquantamila dollari ($50.000,00) devono essere approvate dal Consiglio scolastico del Provo City School District. Il Distretto incoraggia le donazioni di importo elevato a essere effettuate tramite la Fondazione del Distretto scolastico di Provo.

Le organizzazioni e le scuole che chiedono l'approvazione di grandi donazioni o di grandi iniziative di raccolta fondi (oltre $10.000) devono presentare al distretto tutte le informazioni richieste dal distretto o dall'amministratore designato prima di poter essere prese in considerazione. Tali informazioni possono includere (a titolo esemplificativo e non esaustivo) progetti di edifici, opportunità di intitolazione, dettagli sulla strutturazione di donazioni, accordi di pagamento, prestiti o finanziamenti o altre informazioni che consentano al distretto di valutare e determinare con precisione i meriti dell'iniziativa di raccolta fondi o della donazione proposta. I donatori possono rimanere anonimi.

Il Distretto si riserva il diritto di concedere l'autorizzazione alle donazioni o alle grandi raccolte di fondi descritte in questa sezione in modo condizionato, richiedendo che vengano soddisfatte alcune condizioni prima di accettare una donazione o di avviare una grande raccolta di fondi.

Il Distretto si riserva inoltre il diritto di controllare i propri beni, strutture e risorse. I miglioramenti proposti per le proprietà scolastiche del distretto richiederanno che il Distretto gestisca e controlli tali miglioramenti e che il piano implementato includa la considerazione della gestione di qualsiasi aumento della manutenzione e/o dei costi di manutenzione richiesti dai miglioramenti proposti. Tutti i miglioramenti apportati alle proprietà del distretto devono essere conformi alle leggi sugli appalti pubblici.

Il sovrintendente distrettuale deve approvare preventivamente i cartelli, gli striscioni o altre forme di pubblicità di dimensioni superiori ai cinquanta metri quadrati proposti per essere collocati all'esterno delle strutture o dei terreni del distretto.

Le scuole non possono iniziare una campagna di raccolta fondi o accettare una donazione descritta in questa sezione senza aver prima ottenuto le approvazioni richieste da questa sezione. I rappresentanti della scuola non devono dare assicurazioni o fare promesse ai donatori che desiderano fare grandi donazioni (come definite in questa sezione) prima che il sovrintendente abbia approvato la proposta di donazione.

L'amministrazione distrettuale farà il possibile per assicurarsi che non vi siano disparità significative tra le scuole al momento di accettare le donazioni. Le donazioni che creeranno notevoli disuguaglianze potranno essere rifiutate o il Distretto si riserva il diritto di distribuire le donazioni in modo appropriato tra le scuole per evitare disuguaglianze.

Opportunità e restrizioni di denominazione

Le strutture fisiche di tutte le scuole distrettuali sono di proprietà del Distretto e da esso gestite. Nessuna parte delle strutture o delle attrezzature scolastiche può essere nominata da o per un donatore senza l'esplicito consenso scritto del Consiglio. Il Consiglio, a sua esclusiva discrezione, prenderà in considerazione i diritti di intitolazione delle donazioni caso per caso.

Tutte le donazioni che prevedono la possibilità di nominare un nome devono essere accompagnate da una lettera d'intesa (o da un documento simile che definisca le limitazioni, le condizioni e i dettagli del diritto così concesso).

Il Distretto concederà solo opportunità di naming che siano coerenti con la missione e i valori del distretto e della comunità che serve, e tali opportunità devono essere in armonia con gli obiettivi educativi del distretto.

Compatibilità con altre politiche e regolamenti distrettuali

La decisione del Consiglio di risolvere le questioni di conflitto sarà definitiva nel caso in cui una qualsiasi disposizione di questa politica sia in conflitto con altre politiche del Distretto scolastico di Provo già in vigore prima della data di entrata in vigore di questa politica o che potrebbero essere emanate in futuro.

Riferimenti legali

Regola del Consiglio di Stato dello Utah 277-113
- Politiche fiscali e responsabilità della LEA
Codice dello Stato dello Utah 67-16
- Legge sull'etica dei funzionari e dipendenti pubblici dello Utah
Regola del Consiglio di Stato dello Utah 277-407
- Tasse scolastiche

Approvato

9 febbraio 2021

Modifiche tecniche

12 novembre 2024