Dernière modification : 23 août 2024

Politique n° 7040 : Accès et gestion des dossiers/GRAMA

Objectif et philosophie

Cette politique fournit des lignes directrices pour la gestion, le classement, l'accès, la conservation et l'élimination des archives du district conformément aux lois et réglementations applicables de l'État de l'Utah, y compris, mais sans s'y limiter, la loi sur l'accès et la gestion des archives gouvernementales (GRAMA), et pour permettre au public d'accéder aux archives du district conformément aux lois et réglementations de l'État tout en protégeant les droits individuels à la vie privée.

• Code de l'Utah 63G-2-101, et seq.

Définitions

Les termes "dossier" ou "archives" désignent un livre, une lettre, un document, un papier, une carte, un plan, une photographie, un film, une carte, une bande, un enregistrement, des données électroniques ou tout autre matériel documentaire, quelle que soit sa forme physique ou ses caractéristiques, préparé, détenu, reçu ou conservé par le district, et dont l'information peut être reproduite par photocopie ou par d'autres moyens mécaniques ou électroniques. Les brouillons, les notes personnelles et les documents appartenant à des personnes ne sont pas des enregistrements.

• Code de l'Utah 63G-2-103(25)

Responsables des archives

1. Le surintendant désigne des "responsables des archives" chargés d'établir des calendriers de conservation et de répondre aux demandes d'archives du district. 
2. L'administrateur d'entreprise, le surintendant adjoint et le directeur de la communication sont désignés comme "responsables des archives", conformément à la définition suivante Section 63G-2-103 du code de l'Utah. Les responsables des archives désignés peuvent charger d'autres employés d'aider à répondre aux demandes spécifiques à d'autres départements du district.

Responsabilités des responsables des archives

Chaque responsable des archives s'acquitte des tâches et responsabilités énoncées à la section 63G-2 et suivantes du code de l'Utah et examine les demandes d'accès aux archives ("demande GRAMA") et y répond. Les demandes GRAMA sont coordonnées par les responsables des archives et le conseiller juridique si nécessaire.

Demande GRAMA

Toutes les demandes GRAMA doivent être soumises en utilisant le portail des dossiers publics de l'Utah. La demande GRAMA doit contenir les informations nécessaires sur le demandeur et une description spécifique des documents demandés.

• L'Utah ouvre un portail sur les archives

Classification des documents

1. Les responsables des archives, avec l'aide éventuelle d'un conseiller juridique, sont chargés d'évaluer et de classer les archives sous leur supervision, conformément à la section 63G-2- 2 du code de l'Utah. 307.
2. Un document est classé dans l'une des catégories suivantes :
   • Registres "publics" tels que décrits dans Utah Code Section 63G-2-301 ;
   • Enregistrements "privés" tels que décrits dans Section 63G-2-302-303 du code de l'Utah ;
   • Documents "contrôlés" tels que décrits dans Utah Code Section 63G-2-304 ;
   • Documents "protégés" tels que décrits dans Code Ann. de l'Utah, section 63G-2-305-305.5; OR,
   • Un document dont l'accès est restreint selon les modalités décrites dans le document Utah Code Section 63G-2-201(3)(b). 

Accès à l'enregistrement

1. Les demandes GRAMA seront évaluées par les responsables des archives et le personnel approprié du district afin de déterminer si les documents existent et peuvent être fournis. Les responsables des archives peuvent déléguer d'autres membres du personnel pour compiler les documents admissibles.
   • Toute inspection d'un document "public" a lieu pendant les heures normales d'ouverture des bureaux, conformément aux dispositions suivantes Section 63G-2-201 du code de l'Utah. 
   • Tous les documents "privés", "contrôlés" et "protégés" ne sont divulgués qu'en conformité avec Section 63G-2-202 du code de l'Utah.
2. Les demandes approuvées dans le cadre du GRAMA sont transmises en temps utile, conformément aux dispositions suivantes Section 63G-2-204 du code de l'Utah.
3. Toutes les demandes GRAMA sont traitées par courrier électronique ou par l'intermédiaire du portail des archives publiques.

Honoraires

1.  Des frais peuvent être facturés pour le coût réel de la duplication d'un document demandé par le district, ainsi que pour le temps consacré par le personnel à la compilation et à l'obtention du document, comme suit (Utah Code Section 63G-2-203) :
   • Une taxe de copie de dix (10) cents par page pour chaque copie recto.
   • Une taxe de copie de quinze (15) cents par page pour chaque copie recto-verso.
   • Des frais de vingt-deux dollars ($22.00) par heure pour le temps du personnel du District peuvent être facturés pour la recherche, le formatage, la manipulation, l'adaptation, le résumé et la compilation d'un enregistrement, lorsque ces activités dépassent quinze (15) minutes.
2. Le District peut exiger un paiement anticipé de la part d'un demandeur dans les cas suivants :
   • Les frais de production de l'enregistrement devraient dépasser cinquante dollars ($50.00).
   • Le demandeur n'a pas payé les frais liés aux demandes précédentes.
3. Le district ne peut pas facturer de frais pour
   • L'examen d'un document pour déterminer s'il est susceptible d'être divulgué, sauf dans les cas où les dispositions suivantes l'autorisent Section 63G-2-203 du code de l'Utah
   • Inspection en personne du dossier par le demandeur 
   • Le premier quart d'heure consacré par le personnel à répondre à une demande, sauf dans les cas où les dispositions suivantes s'appliquent Section 63G-2-203 du code de l'Utah.

Recours

1. Si un demandeur n'est pas satisfait de la décision du responsable des archives, il peut faire appel par écrit auprès du surintendant dans les délais et selon les dispositions suivantes Code Ann. de l'Utah, section 63G-2-401.
   • Si le demandeur n'est pas satisfait de la décision du surintendant, il peut faire appel auprès du Comité des archives de l'État conformément à la section 63G-2-403 du code de l'Utah, ou demander un contrôle judiciaire auprès du tribunal de district conformément à la section 63G-2-403 du code de l'Utah. Utah Code Section 63G-2-404.
2. Une personne peut contester l'exactitude ou l'exhaustivité d'un document conformément aux dispositions suivantes Section 63G-2-603 du code de l'Utah. 

Conservation des documents

Le District doit conserver les archives selon le calendrier établi par le Comité des archives de l'État, conformément aux dispositions suivantes Section 63G-2-604 du code de l'Utah.

Dossier de l'élève

Tous les dossiers des élèves sont désignés comme des "dossiers éducatifs" et la divulgation de ces dossiers éducatifs n'est pas régie par le GRAMA mais par le Family Education Rights and Privacy Act de 1974 (FERPA) (20 U.S.C. Section 1232(g) ; 34 C.F.R. Section 99, et seq. ; et 34 C.F.R. Section 300, et seq.). Le district ne peut pas divulguer d'informations relatives aux dossiers scolaires sans le consentement des parents, sauf disposition contraire de la FERPA.

Matériel protégé par des droits d'auteur ou des brevets

Tout document protégé par des droits d'auteur, que ce soit par un dépôt formel en vertu des lois fédérales sur les droits d'auteur ou par une revendication informelle de droits d'auteur, ou qui est couvert par un brevet, une marque déposée ou toute autre désignation protégée, ne peut être copié ou fourni à quiconque sans une ordonnance valide d'un tribunal ordonnant une telle divulgation ou sans l'autorisation écrite de l'auteur du document. Références : Loi de l'Utah sur la gestion des documents gouvernementaux et de l'accès (63G-2-101 à 63G-2-804.

Références

• Loi de l'Utah sur la gestion des documents gouvernementaux et de l'accès (63G-2-101 à 63G-2-804)

Approbation par le Conseil d'éducation

• 14 août 2012
• Révisé : 12 mars 2013
• Révisé : juin 2023

Procédures et formulaires

• 7040 Procédure 1 Accès et gestion des archives/GRAMA
• 7040 Formulaire 1 Accès et gestion des dossiers / Formulaire GRMA