Política 6410 P1 Viajes de los empleados

1. Como norma general, se desaconsejan los viajes a través del país debido a los posibles costes excesivos y a las exigencias de tiempo. Los viajes de los empleados deben centrarse en el oeste de Estados Unidos siempre que sea posible. Sólo se considerará la posibilidad de viajar a otros lugares de Estados Unidos cuando la conferencia sea única por su naturaleza (es decir, no se puede asistir a conferencias similares en un lugar más cercano) y/o si los costes de viaje son similares o inferiores a los costes típicos de viaje en el oeste de Estados Unidos. No se aprobará ningún viaje de empleados fuera del territorio continental de EE.UU. (los 48 estados más bajos).
2. Todos los viajes de los empleados deben contar con la aprobación previa del supervisor directo del empleado, al menos tres (3) semanas antes del viaje propuesto. 
3. Incluso si el viaje está financiado por otra persona (por ejemplo, el viaje de un profesor de CTE de secundaria está financiado por CTE) el supervisor directo tiene el primer derecho de aprobación/denegación.
4. Cada escuela/departamento debe establecer un presupuesto para viajes de empleados. Este presupuesto debe elaborarse anualmente con una aportación significativa del profesorado. Como punto de partida, podría elaborarse sobre la base de una media de los gastos de viaje de los tres años anteriores, eliminando cualquier año o gasto fuera de lo normal. Cuando se agote el presupuesto de viajes de la escuela, todas las solicitudes de viajes de los empleados deberán ser aprobadas por la Oficina Comercial mediante una transferencia presupuestaria de otros presupuestos existentes.
5. Las solicitudes de viajes de empleados que estén parcialmente financiadas (mínimo 40% de los costes totales) tienen muchas más probabilidades de ser tenidas en cuenta. En estas situaciones se deben seguir los procedimientos de adquisición y no se debe recurrir a la financiación de proveedores. Sin embargo, los fondos de la escuela/distrito que se utilicen para este viaje saldrán del presupuesto de viajes del edificio/distrito.

1. El distrito reembolsa a los viajeros las tarifas de dietas de la GSA asociadas a los viajes requeridos por asuntos del distrito. Los reembolsos descritos en esta política pretenden cubrir todas las áreas normales de gasto. Las tarifas pueden consultarse en http://www.gsa.gov/portal/content/104877. Utilice la tarifa correspondiente al período fiscal en el que se produjo el viaje. No es necesario "liquidar" los viáticos con el distrito ni presentar recibos por los conceptos cubiertos por las tarifas de viáticos de la GSA.
2. El formulario 6410F1 - Autorización para viajes de empleados, debe completarse y tener las firmas de aprobación antes de que se concedan los viáticos.
3. Sólo se concederán anticipos de viaje para el reembolso de dietas GSA. Los anticipos se concederán NO MÁS 10 días hábiles antes del viaje. Todo pago en exceso de fondos anticipados para viajes deberá remitirse a la Oficina Comercial dentro de los 30 días siguientes a la finalización del viaje. El Distrito podrá retener de los salarios cualquier cantidad pagada en exceso del anticipo y/o suspender la aprobación de viajes posteriores del viajero que no remita los pagos en exceso.
4. Los gastos de viaje reembolsables sólo para el empleado, que queden fuera de los importes de dietas de la GSA, deberán solicitarse después del viaje en un formulario de Solicitud de Reembolso de Gastos 6410 F2 e ir acompañados de los recibos originales de todos los gastos.
5. Todos los empleados están obligados a utilizar State Travel para los billetes de avión y el alquiler de coches. El Distrito se reserva el derecho de no aceptar ninguna solicitud de reembolso por cualquier acuerdo de viaje en avión o coche de alquiler que no se haga de acuerdo con esta política. Las excepciones a esta política pueden concederse por adelantado con la aprobación del Superintendente. Si viajan miembros de la familia con el empleado, se puede utilizar Viajes del Estado para hacer la reserva, pero se debe utilizar una tarjeta de crédito personal para la reserva del miembro de la familia. Cualquier viaje de los miembros de la familia es bajo su propio riesgo y el empleado es responsable de cualquier cargo o daño incurrido.
6. El viajero puede partir de un punto de partida y regresar a otro diferente. Por ejemplo, si el viajero sale de su residencia, entonces la base de partida para los cálculos de salida es su residencia. Si el viajero regresa a su lugar de trabajo habitual, el lugar de partida para los cálculos de llegada es ese edificio.
7. Las tarjetas de compra del distrito (p-cards) no podrán utilizarse para gastos de viaje que no sean de inscripción, a menos que lo apruebe el Administrador de la empresa o el Director de Compras.

1. Los anticipos de viaje están disponibles como máximo 10 días laborables antes del viaje y se ingresarán directamente en la cuenta del empleado. Los anticipos se procesarán el siguiente día normal de procesamiento tras su recepción (normalmente los miércoles). Espere de 1 a 2 días para que el depósito se contabilice en su banco.
2. Sólo podrán concederse anticipos de viaje para gastos de viaje aprobados por la GSA en los que incurra personalmente el empleado. 
3. Los anticipos de viaje no están disponibles para gastos que se reserven con Viajes del Estado, para gastos de dietas que no sean de la GSA o para el registro de gastos pagados con una tarjeta de compra del Distrito.
4. Todo anticipo de viaje abonado en exceso deberá remitirse a la Oficina Comercial en un plazo de 30 días a partir de la finalización del viaje.
5. Las solicitudes de reembolso final de gastos inusuales que no se ajusten a la tarifa de dietas de la GSA deberán presentarse en un formulario de solicitud de reembolso de gastos 6410 F2 a Cuentas a Pagar en un plazo de 30 días a partir de la finalización del viaje. Deberán adjuntarse los recibos originales.

1. Los empleados del Distrito que viajen por asuntos del Distrito pueden optar a reembolsos por comidas. Los reembolsos de comidas se efectúan sobre la base de dietas utilizando las tarifas vigentes de la GSA. Las tarifas actuales de dietas pueden consultarse en http://www.gsa.gov/portal/content/104877.
2. Los empleados tienen derecho al reembolso de las comidas cuando el viaje supere los 160 km desde su lugar de residencia o cuando sea necesario pernoctar. Se requiere la aprobación del superintendente para pernoctar cuando el viaje esté a menos de 100 millas de su base de operaciones, a menos que la conferencia/formación termine tarde por la noche o comience inusualmente temprano por la mañana.
3. El viajero puede partir de un punto de partida y regresar a otro diferente. Por ejemplo, si el viajero sale de su residencia, la base de partida para los cálculos de salida es su residencia. Si el viajero regresa a su lugar de trabajo, el lugar de origen para los cálculos de llegada es ese edificio.
4. Las propinas, impuestos y otros gastos imprevistos están incluidos en el importe de las dietas.

1. Los empleados del Distrito que viajen por asuntos del Distrito tienen derecho a un reembolso por alojamiento si es necesario pernoctar. Se requiere la aprobación del Superintendente para pernoctar cuando el viaje sea a menos de 100 millas de su base de operaciones, a menos que la conferencia/capacitación termine tarde en la noche o comience inusualmente temprano en la mañana. El reembolso del alojamiento se efectúa sobre la base de una ocupación individual por día utilizando las tarifas vigentes de la GSA. Las tarifas actuales pueden consultarse en http://www.gsa.gov/portal/content/104877.
2. Las reservas de hotel pueden realizarse a través de State Travel o por cuenta propia. Los arreglos de hotel deben reservarse con tarjetas de crédito personales, ya que la estancia en el hotel está cubierta por los reembolsos de dietas de la GSA.
3. Cuando los hoteles de la conferencia superen las tarifas de la GSA, la excepción a la política podrá ser aprobada por el Superintendente si no hay otros hoteles disponibles a poca distancia, o si el coste no supera el de un hotel alternativo y el uso de un coche de alquiler.
4. Las propinas y los impuestos sobre el alojamiento están incluidos en el importe de las dietas.
5. No se concederán dietas de alojamiento si el alojamiento está incluido en la cuota de inscripción/conferencia.

1. Las dietas para comidas y otros gastos imprevistos son globales. Los gastos adicionales, como el impuesto sobre las ventas y las propinas, se consideran parte de las dietas indicadas para esos tipos de reembolsos. No se reembolsará ningún otro gasto. Los gastos de viaje extraordinarios no cubiertos por el reembolso de dietas de la GSA requieren la aprobación del correspondiente miembro del Consejo de Distrito mediante el formulario de solicitud de reembolso de gastos 6410 F2.
2. El alquiler de coches y el reembolso de kilometraje no están cubiertos por la tarifa de dietas de la GSA. Los reembolsos por kilometraje o alquiler de coches deben presentarse en un formulario de reembolso de gastos 6410 F2 en los 30 días siguientes al viaje. Se espera que los empleados busquen los medios de transporte disponibles (público, UBER, lanzaderas, etc.).
3. El kilometraje de ida y vuelta al aeropuerto está incluido en las dietas, véase el formulario 6410 F1. Se espera que los empleados busquen los medios de transporte disponibles para llegar al hotel al precio más razonable (transporte público, UBER, taxi, lanzaderas, etc.).
4. Si el viajero utiliza un vehículo privado para asuntos del distrito y se le reembolsa el kilometraje, los gastos de aparcamiento podrán reembolsarse mediante el formulario de reembolso de gastos 6410 F2.
5. Las cuotas de inscripción deben pagarse por adelantado con un cheque de Cuentas por Pagar del distrito.
6. Los gastos de acceso a ordenadores relacionados con asuntos del distrito se reembolsan al coste real. Anote por separado el importe total del acceso a ordenadores en el formulario de solicitud de reembolso de gastos 6410 F2.

A. Compañías aéreas comerciales

1. Reservas
   1. Los billetes de avión deben reservarse a través de State Travel. Ellos proporcionarán tarifas aéreas razonables disponibles en el momento de hacer la reserva. Deberán conseguirse tarifas especiales y reducidas cuando existan horarios adecuados.
   2. Incluya las siguientes consideraciones en los planes de reserva:
      • Reserve con suficiente antelación para beneficiarse de descuentos.
      • Planifique volar durante las horas de menor tráfico de la semana. Puede permitirse quedarse un fin de semana si resulta rentable. No se concederán compensaciones ni horas extraordinarias.
      • Sea flexible con las horas de vuelo y los días de viaje.
   3. El transporte aéreo se limita a las tarifas contratadas por el Estado o para excursiones.
   4. Los gastos de cambio sólo se reembolsarán previa justificación y aprobación del director del departamento (por ejemplo, cuestiones médicas, fallecimiento en la familia).
   5. Los billetes deben estar a nombre del viajero para preservar el seguro y cumplir la normativa federal.
   6. No se reembolsarán los gastos de billetes en papel. Los gastos de cambio por preferencia del empleado corren a cargo de éste.
   7. Los gastos de equipaje para viajes de más de 3 días son reembolsables mediante el formulario 6410 F2.
   8. Los empleados son responsables del coste de los viajes no reembolsables a menos que la cancelación sea aprobada por el administrador.
2. Reembolso/Documentación
   • Se podrá reembolsar a los viajeros el kilometraje hasta/desde el aeropuerto utilizando el formulario 6410 F2, si no está incluido en el anticipo de dietas.

B. Vehículos privados

1. Uso de un vehículo privado
   • Sólo se puede reembolsar a una persona por vehículo.
   • No se reembolsa el kilometraje en un radio de 15 millas del lugar de trabajo si el empleado recibe una indemnización por desplazamiento.
   • Los departamentos deben coordinar el uso compartido del coche para reducir el número de vehículos.
   • El reembolso se efectúa según la tarifa por milla del IRS vigente.
   • El kilometraje se calcula desde la base utilizando la ruta más económica.
   • Los gastos de aparcamiento pueden reembolsarse mediante el formulario 6410 F2.
   • El kilometraje del aeropuerto también puede reembolsarse mediante el formulario 6410 F2.
   • Los daños a vehículos personales no son responsabilidad del Distrito. El reembolso incluye el coste del seguro.
   • Los desplazamientos a proximidad/locales deben estar claramente identificados con sus motivos; los viajes personales no son reembolsables.
   • Los empleados deben consultar a su proveedor de seguros sobre la cobertura para uso profesional.
2. Conducir un vehículo privado en lugar de volar
   • Es preferible conducir para viajar dentro del estado, pero debe ser rentable en comparación con volar.
   • La conducción fuera del estado requiere la aprobación del director del departamento o del director.
   • Reembolso:
     • Vehículo del distrito: Reembolso de dietas por comidas, alojamiento, etc., siempre que el coste total no supere el vuelo.
     • Vehículo privado: Reembolsado según la tasa de kilometraje del IRS o el coste del billete de avión, lo que sea menor, incluidas las dietas que correspondan.
   • Se debe presentar un cuadro comparativo de costes y adjuntarlo a los documentos de reembolso.
   • Cálculo de costes de aerolíneas: Utilice la tarifa más baja de State Travel y las dietas GSA aplicables para la comparación.
   • Tiempo de viaje: El tiempo adicional dedicado a conducir debe tomarse como vacaciones y deducirse a través de la nómina.

C. Vehículos de alquiler como transporte principal (normalmente dentro del Estado)

1. El uso de vehículos de alquiler debe ser aprobado previamente por escrito por el director del departamento o el director.
2. Las reservas deben hacerse a través de State Travel.
3. Los vehículos deben alquilarse a nombre del empleado.
4. Todas las reservas de State Travel utilizan contratos del Estado de Utah, que incluyen seguro:
   • El seguro adicional no se reembolsa dentro de EE.UU. o D.C.
   • Fuera de EE.UU. o D.C., se reembolsará un seguro adicional.
5. Si no se alquila un vehículo utilizando el contrato del Estado, se aplica una franquicia de $10.000 a menos que el viajero demuestre que no está disponible en virtud del contrato.
6. Los viajes personales no están cubiertos por el seguro del Distrito. Los empleados deben consultarlo con su seguro personal.
7. El reembolso corresponde a las tarifas de alquiler reales utilizando el formulario 6410 F2. No se reembolsarán las actualizaciones.
8. El aparcamiento de coches de alquiler requiere autorización previa para su reembolso.

1. A continuación se define la necesidad de documentación y tributación cuando los vehículos del Distrito se utilizan para desplazamientos o para uso profesional y personal.
2. Todos los desplazamientos y el uso personal de un vehículo del distrito deben contar con la aprobación previa del Superintendente o del Administrador de Empresas mediante el formulario 6410 F3 de Autorización de Desplazamiento y Uso Personal de Vehículos del Distrito.
3. El desplazamiento personal de un empleado entre su domicilio y el lugar de trabajo se considera un beneficio adicional imponible en virtud de la legislación fiscal del IRS. El valor de los "ingresos" del beneficio adicional se calculará sobre la base de la legislación fiscal vigente y se añadirá a los salarios brutos federales y estatales del empleado sujetos al FICA, y se declarará en el W-2 del empleado. En los casos de vehículos compartidos, el importe de la prestación adicional se asignará y añadirá a los ingresos de cada empleado que viaje en el vehículo.
4. El IRS considera el uso personal de un vehículo del distrito, incluido el combustible, como un beneficio adicional imponible. El valor de los "ingresos" del beneficio adicional se calculará en base a la legislación fiscal vigente, se añadirá al salario bruto federal y estatal del empleado sujeto a FICA y se declarará en el W-2 del empleado.
5. Se hace una excepción a la parte C de esta sección en el caso de los vehículos asignados para uso profesional a una persona que deba estar de guardia en todo momento. El departamento de nóminas calculará las retribuciones complementarias a efectos de nóminas cuando no se presente la documentación adecuada a su debido tiempo.