Última modificación: 7 de abril de 2025
Norma 6270 Comidas (excepto viajes) y agradecimiento a los empleados
Propósito
La siguiente política se utilizará para el reembolso de gastos de comidas NO relacionados con viajes y gastos de agradecimiento a empleados. El objetivo de esta política es proporcionar directrices sobre las comidas de negocios necesarias y los gastos ocasionales de agradecimiento a los empleados, así como sobre la idoneidad de dichos gastos. Las normas del Servicio de Impuestos Internos (IRS) prohíben la exención fiscal de comidas o invitaciones lujosas o extravagantes. Los gastos excesivos podrían dar lugar a sanciones fiscales, ingresos imponibles adicionales para el empleado y reembolso obligatorio a la institución en virtud de las normas del IRS.
Deben seguirse las siguientes directrices:
Los regalos son de carácter personal y no conviene utilizar fondos públicos para regalos.
El reconocimiento es apropiado siempre que la razonabilidad y la frecuencia sean prudentes. Las tarjetas regalo u otros equivalentes de efectivo utilizados como revalorización deben declararse como ingresos imponibles.
Las normas del IRS para la presentación de informes establecen que "si su empleador le da dinero en efectivo, un certificado de regalo o un artículo similar que pueda cambiar fácilmente por dinero en efectivo, debe incluir el valor de ese regalo como salario o sueldo extra, independientemente de la cantidad de que se trate."
Las "comidas de negocios" necesarias son apropiadas cuando:
- Existe un propósito empresarial sustancial y de buena fe.
- Los participantes participan activamente en los asuntos del Distrito Escolar durante la comida.
- Existen fuentes de financiación adecuadas y admisibles.
- Antes de la comida se obtienen las autorizaciones pertinentes (véase la política de compras).
- El gasto demuestra buen juicio.
- El gasto está debidamente documentado (quién, qué, cuándo, dónde, por qué).
Se pueden proporcionar comidas para las reuniones si éstas duran 5 horas o más y tienen un orden del día. Las comidas deberán ser aprobadas previamente por el Director responsable del presupuesto que se cargue. Siempre que sea posible, deberá utilizarse el servicio de nutrición infantil del distrito.
A los voluntarios se les pueden proporcionar comidas de naturaleza razonable; sin embargo, no se pueden proporcionar comidas a los cónyuges u otros miembros de la familia sin la aprobación del superintendente.
Eficaz: 1 de julio de 2012 Revisado: 17 de abril de 2018
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