最後一次修改：20 8 月, 2024

第 1420 号政策 通过电子通信召开董事会会议

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透過電子通訊召開董事會會議 

授权召开电子会议  

董事會授權透過本政策規定的電子方式舉行會議。除非本政策特別聲明，否則其他董事會會議政策（有關通知、公開會議及其他事項）亦適用於透過電子方式舉行之董事會會議。 

定义  

本政策使用以下术语： 

1. 錨定位置：指定的實體位置，電子會議從該位置開始，或與與會者連線。
2. 電子會議：董事會部分或全部成員透過電子視訊、音訊或視訊與音訊連線出席的會議。
3. 電子通知：電子郵件、文字、傳真或其他電子通訊方式。

召开电子会议所需的会员申请 

只有在理事會成員的要求下，理事會會議才能以電子會議的形式舉行。如有可能，應於董事會會議預定時間前至少 3 天提出請求，以便為電子會議作出必要安排。 

向董事会成员发出电子会议通知  

在计划召开电子会议后，至少在会议召开前 24 小时，应将电子会议通知执行局成 员，并告知执行局成员如何连接到会议。 

錨點位置 

電子會議的錨定地點通常應為董事會會議若非以電子方式舉行時的會議室。 

除非已符合在無主要地點舉行電子會議的要求，否則董事會將在主要地點提供空間和設施，供公眾人士出席會議的公開部分。

無錨點電子會議

如果所有理事會成員都是透過電子視訊、音訊或視訊與音訊連線遠端出席，理事會可以不設主機地點舉行電子會議，除非理事會在會議前至少12小時收到書面要求，提供主機地點供公眾成員出席公開部分。

如果董事會會長判定以下任一情況，董事會也可以在沒有錨定地點的情況下舉行電子會議 

1. 在錨定地點舉行會議會對出席者或原本會在錨定地點出席者的健康或安全造成重大風險，或
2. 基於衛生或安全理由，董事會通常舉行會議的地點已被下令不對外開放。

會議的公開通知必須包括理事會會長判定的說明和判定所依據的事實摘要，以及公眾成員如何透過電子方式遠端參與會議的資訊。對健康或安全構成重大風險的判定在董事長作出判定之日起 30 天後失效。

在有錨點的電子會議過程中，如果董事會已提供方法讓不在錨點的公眾成員可以透過電子方式遠端參與會議，如果董事會主席決定繼續在錨點進行會議對在錨點出席者的健康或安全有重大風險，則可以關閉錨點，在沒有錨點的情況下繼續進行會議，並在會議中公佈該決定，以及說明作出該決定所依據的事實摘要。

確定電子會議的法定人數

在決定電子會議中董事會出席人數是否達到法定人數時，所有在錨點（若會議設有錨點）出席或以提供遠端參與會議的方式連線至會議的成員均應計算在內。

公众访问电子会议

應在董事會電子會議的錨定地點提供空間和設施，允許公眾成員出席和監視電子會議（董事會已適當禁止公眾參與的會議部分除外）。如果董事會會議是接受公眾意見的會議，則空間和設施也應允許公眾成員參加電子會議。

公眾成員不能要求舉行電子會議，也無權遠端連線董事會會議，但本政策中規定的無固定地點的會議除外。

法律参考资料

猶他法典§ 52-4-207 (2024)

公众访问电子会议 

经教育委员会批准：

2013 年 8 月 13 日

执行局修订并批准：

2022 年 2 月 8 日 

执行局修订并批准：

2024 年 8 月 13 日

程序和表格