Последнее изменение: 20 августа, 2024

Политика № 1420 Проведение заседаний Совета директоров с использованием электронных средств связи

• Скачать Политику № 1420 Проведение заседаний Совета директоров с использованием электронных средств связи 

Заседания совета директоров по электронной связи 

Разрешение на проведение электронных совещаний  

Совет директоров разрешает проводить свои заседания с помощью электронных средств, как указано в настоящей политике. Если это не оговорено особо, другие положения, регулирующие проведение заседаний Совета директоров (касающиеся уведомления, открытости заседаний для общественности и других вопросов), также применяются к заседаниям Совета директоров, проводимым с помощью электронных средств. 

Определения  

В настоящей политике используются следующие термины: 

1. Якорное место: Назначенное физическое место, из которого исходит электронное совещание или к которому подключаются участники.
2. Электронное заседание: Заседание, на котором присутствуют некоторые или все члены Совета директоров с помощью электронной видео-, аудио- или одновременно видео- и аудиосвязи.
3. Электронное уведомление: Электронная почта, текст, факс или другие средства электронной связи.

Необходим запрос участника для проведения электронного собрания 

Заседание Совета директоров может быть проведено в электронном виде только по запросу одного из членов Совета директоров. По возможности, запрос должен быть подан не менее чем за 3 дня до назначенного времени проведения заседания Совета директоров, чтобы можно было принять необходимые меры для проведения электронного заседания. 

Уведомление членов Совета директоров о проведении электронного заседания  

После назначения электронного заседания и не менее чем за 24 часа до его проведения члены Совета директоров должны быть уведомлены о проведении электронного заседания и проинформированы о том, каким образом члены Совета директоров будут подключены к заседанию. 

Расположение якоря 

Место проведения электронного заседания обычно находится в здании, где проходило бы заседание Совета директоров, если бы оно не проводилось в электронном виде. 

Если не соблюдены требования к проведению электронного заседания без основного места проведения, Совет предоставит место и условия в основном месте проведения заседания для представителей общественности, чтобы они могли присутствовать на открытых частях заседания.

Электронные совещания без якорного места

Совет может провести электронное заседание без якорного места, если все члены Совета присутствуют на нем удаленно с помощью электронной видео-, аудио- или одновременно видео- и аудиосвязи, если только Совет не получит письменный запрос не менее чем за 12 часов до начала заседания с просьбой предоставить якорное место для присутствия представителей общественности на открытых частях заседания.

Совет может также провести электронное заседание без якорного места, если президент Совета примет решение, что либо 

1. Проведение собрания в якорном месте представляет существенный риск для здоровья или безопасности присутствующих или тех, кто в противном случае присутствовал бы в якорном месте, или
2. Место, где обычно заседает Совет, было закрыто для публики по соображениям здравоохранения или безопасности.

Публичное уведомление о заседании должно включать описание определения президента Совета и краткое изложение фактов, на которых оно основано, а также информацию о том, как представитель общественности может принять участие в заседании дистанционно с помощью электронных средств. Определение существенного риска для здоровья или безопасности истекает через 30 дней после дня, когда президент вынес его.

В ходе электронного заседания с якорным местом, где Совет предоставил средства, с помощью которых представители общественности, физически не присутствующие в якорном месте, могут участвовать в заседании дистанционно с помощью электронных средств, якорное место может быть закрыто, а заседание продолжено без якорного места, если председатель Совета определит, что продолжение заседания с якорным местом представляет существенный риск для здоровья или безопасности присутствующих в якорном месте, объявит об этом решении в ходе заседания и изложит краткое изложение фактов, на основании которых было принято решение.

Определение кворума на электронном собрании

При определении наличия кворума Совета директоров во время электронного заседания учитываются все члены Совета, которые либо присутствуют в месте проведения заседания (если заседание имеет место проведения), либо подключены к заседанию методом, предусмотренным для удаленного участия в заседании.

Доступ общественности к электронным совещаниям

В месте проведения электронного заседания Совета должны быть предусмотрены помещения и средства, позволяющие представителям общественности присутствовать на электронном заседании и следить за его ходом (за исключением тех частей заседания, которые Совет надлежащим образом закрыл для общественности). Если на заседании Совета будут приниматься комментарии от общественности, то помещение и оборудование также должны позволять представителям общественности участвовать в электронном заседании.

Представители общественности не могут запросить электронное собрание и не имеют права на удаленное подключение к заседанию Совета директоров, за исключением случаев, предусмотренных данной политикой для собраний без привязки к месту проведения.

Юридическая литература

Кодекс штата Юта § 52-4-207 (2024)

Доступ общественности к электронным совещаниям 

Утверждено Советом по образованию:

13 августа 2013 г.

Пересмотрено и утверждено Советом директоров:

8 февраля 2022 г. 

Пересмотрено и утверждено Советом директоров:

13 августа 2024 года

Процедуры и формы