Последнее изменение: 27 марта, 2025

Политика 6140 Политика в отношении дебиторской задолженности

Скачать Политику 6140 Политика в отношении дебиторской задолженности

Отделы школьного округа Прово время от времени выставляют счета за услуги, оказанные организациям, не входящим в округ. Дебиторская задолженность представляет собой деньги, которые будут получены за эти услуги. Деловой отдел несет ответственность за точное отражение всех полученных и ожидаемых доходов. По всем вопросам, касающимся данной политики, можно обращаться в офис по работе с клиентами школьного округа Прово.

Назначение

Цель политики "Дебиторская задолженность" - предоставить точную и своевременную информацию о деньгах, причитающихся школьному округу Прово, и о доходах, подлежащих учету в соответствии с государственными и бухгалтерскими стандартами. Эта политика распространяется на все отделы школьного округа Прово и обеспечивает единый счет дебиторской задолженности, генерируемый районной бухгалтерской программой, и позволяет точно отражать полученные доходы. Дебиторская задолженность учащихся на уровне школы не подпадает под действие данной политики.

Объекты, по которым выставляются счета

Ниже определены элементы, на которые необходимо выставить счет.

Политика

На все выполненные услуги, которые будут выставлены любому учреждению за пределами школьного округа Прово, необходимо будет выписать счет-фактуру.
Счет-фактура должна быть составлена для услуг, которые будут выставлены школам или партнерам школьного округа Прово, когда будет получен чек или наличные. На услуги, которые будут переведены между счетами округа (журнальная запись), счет выставлять не нужно.
На любую переплату по счетам кредиторской задолженности необходимо будет выписать счет-фактуру. Большинство поставщиков не возвращают переплату до тех пор, пока не будет отправлен счет-фактура или письмо. Это поможет отслеживать общую сумму платежей, включая возвраты, по всем поставщикам.
Любые регулярные платежи, получаемые любым отделом или школой, за исключением дебиторской задолженности (арендные платежи, рента, страховые взносы, платежи ROTC), должны быть зарегистрированы в Accounts Receivable. Счета не обязательно будут отправляться каждому получателю, но точный учет причитающихся денег, который можно отследить в течение года, важен для целей отчетности.
Федеральные, государственные и местные гранты будут заноситься в дебиторскую задолженность каждый месяц по мере поступления заявок. Это поможет выровнять деньги, полученные по чеку, в ежемесячном меморандуме о выделении средств округу и с начислениями в конце финансового года.
К предметам, по которым НЕ нужно выставлять счета, относятся плата за уроки, школьный обед и школьные мероприятия.

Обязанности департамента

Отделы школьного округа Прово, которые регулярно выставляют счета, будут вводить информацию непосредственно в систему бухгалтерского учета округа (см. прилагаемые процедуры). Доступ и обучение будут предоставлены Управлением делами, чтобы помочь отделам в выставлении счетов.

Отделы школьного округа Прово, которые не генерируют регулярные счета, а только рассылают их время от времени, должны заполнить форму окружной дебиторской задолженности (см. прилагаемые процедуры) и направить заполненную форму в офис по работе с клиентами.

Все платежи по счетам должны поступать непосредственно в отдел по работе с клиентами и зачисляться на банковский счет округа.

Резервная документация

Все отправленные счета-фактуры должны иметь подтверждающие документы. Отделы, которые сами вводят счета к получению в районную систему бухгалтерского учета, должны направлять подтверждающую документацию в бизнес-офис. Эта подтверждающая документация будет использоваться для сверки введенных счетов с полученными платежами. Любые запросы, поданные в Управление делами на бланке "Дебиторская задолженность округа", должны содержать подтверждающие документы.

Утверждено Советом по образованию

Принято: 9 сентября 2008 г. Пересмотрено: 31 июля 2008 г.