Última modificação: agosto 23, 2024

Política nº 6022 Tempo e esforço

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Tempo e esforço

O Conselho de Educação do Distrito Escolar da Cidade de Provo está comprometido em seguir as diretrizes de subsídios estaduais e federais ao acompanhar as despesas relacionadas à folha de pagamento. Os Requisitos Administrativos Uniformes Federais estabelecem que os empregadores devem ter uma estrutura de controles internos para garantir a contabilidade adequada dos fundos federais restritos. Alguns programas estaduais também exigem documentação adicional sobre as despesas com a folha de pagamento, semelhante às exigências federais.

Os diretores têm a responsabilidade de entender as diretrizes dos subsídios restritos e designar os funcionários para o programa apropriado com base nas restrições dos subsídios. Os diretores continuarão a analisar os relatórios mensais da folha de pagamento para determinar se as tarefas dos funcionários se enquadram nas restrições dos subsídios. As alterações nas atribuições de programas devem ser feitas regularmente, conforme as necessidades. 

Relatórios de tempo e esforço

Todos os funcionários que são pagos total ou parcialmente com fundos federais, ou conforme exigido por fundos estaduais, devem manter documentos específicos para demonstrar a quantidade de tempo que gastaram em atividades de concessão. (2 CFR § 200.430(i)(1)). 

Os funcionários de meio período usarão o sistema de registro de horas do Distrito para registrar o ponto nos trabalhos apropriados. Os funcionários transferirão os cargos dentro do sistema de registro de horas para acompanhar as atribuições individuais de cada cargo. Os funcionários revisarão o tempo trabalhado no final de cada período de pagamento e solicitarão quaisquer alterações ao supervisor direto com base nas atribuições reais de trabalho. O envio de planilhas de horas será considerado uma confirmação de que o tempo trabalhado nos subsídios está correto. Os envios de planilhas de horas serão considerados documentos oficiais. A aprovação do supervisor pressuporá o pagamento exato com base nos objetivos de custo aprovados.

Os Serviços de Negócios fornecerão certificações de folha de pagamento para funcionários de meio período todos os meses após a conclusão da folha de pagamento. As certificações da folha de pagamento serão analisadas pelos diretores de subsídios e enviadas com as solicitações de reembolso dos subsídios.

Os funcionários de tempo integral terão as certificações da folha de pagamento preenchidas semestralmente para análise dos diretores de subsídios. Os diretores são responsáveis por analisar os relatórios mensais da folha de pagamento para verificar se os códigos de conta estão corretos.

Relatórios de certificação da folha de pagamento

Os relatórios de certificação da folha de pagamento de funcionários de tempo integral e parcial incluirão o nome do funcionário, cargo, local, todos os programas pagos e a porcentagem de tempo associada a cada programa. Os relatórios de certificação da folha de pagamento serão assinados por um supervisor do subsídio ou por um funcionário dos Serviços de Negócios familiarizado com os requisitos do subsídio.

Aprovado pelo Conselho de Educação:

30 de abril de 2024

Procedimentos e formulários