Última modificação: março 19, 2025

Política nº 4204 Procedimento de correio eletrônico

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Visão geral

O e-mail eletrônico é usado de forma generalizada e, muitas vezes, é o principal método de comunicação e conscientização dentro de uma organização. O uso indevido do e-mail, no entanto, pode representar muitos riscos legais, de privacidade e de segurança, o que torna importante que os usuários entendam o uso adequado das comunicações eletrônicas.

Finalidade

O objetivo deste procedimento de e-mail é assegurar o uso adequado do sistema de e-mail da PCSD e conscientizar os usuários sobre o que a PCSD considera como uso aceitável e inaceitável de seu sistema de e-mail. Este procedimento descreve os requisitos mínimos para o uso de e-mail dentro da rede da PCSD.

Escopo

Este procedimento abrange o uso apropriado de qualquer e-mail enviado de um endereço de e-mail da PCSD e se aplica a todos os funcionários, fornecedores e agentes que operam em nome da PCSD.

Procedimento

Todo uso de e-mail deve ser consistente com as políticas e procedimentos de conduta ética, segurança, conformidade com as leis aplicáveis e práticas comerciais adequadas do PCSD.
As contas de e-mail da PCSD devem ser usadas principalmente para fins comerciais da PCSD; a comunicação pessoal é permitida de forma limitada, mas usos comerciais não relacionados à PCSD são proibidos.
O sistema de e-mail da PCSD não deve ser usado para a criação ou distribuição de mensagens perturbadoras ou ofensivas, incluindo comentários ofensivos sobre:
- Corrida
- Gênero
- Deficiências
- Idade
- Orientação sexual
- Pornografia
- Crenças e práticas religiosas
- Crenças políticas
- Origem nacional
Os funcionários que receberem e-mails com esse conteúdo de qualquer funcionário do PCSD devem comunicar o fato ao seu supervisor imediatamente.
Os usuários estão proibidos de encaminhar automaticamente e-mails da PCSD para um sistema de e-mail de terceiros. As mensagens individuais encaminhadas pelo usuário não devem conter informações confidenciais da PCSD ou informações acima.
Os usuários estão proibidos de usar sistemas de e-mail e servidores de armazenamento de terceiros, como Google, Yahoo, MSN Hotmail, etc., para conduzir os negócios da PCSD, criar ou registrar quaisquer transações vinculativas, ou armazenar ou reter e-mails em nome da PCSD. Tais comunicações e transações devem ser conduzidas por meio de canais apropriados, utilizando documentação aprovada pela PCSD.
É aceitável usar uma quantidade razoável de recursos da PCSD para e-mails pessoais. No entanto, é proibido o envio de correntes ou piadas inapropriadas a partir de uma conta de e-mail da PCSD.
Os funcionários da PCSD não devem ter nenhuma expectativa de privacidade em relação a qualquer coisa que armazenem, enviem ou recebam no sistema de e-mail da empresa.
A PCSD pode monitorar as mensagens sem aviso prévio. No entanto, a PCSD não é obrigada a monitorar mensagens de e-mail.

Status da última atualização:

Atualizado em janeiro de 2015