Última modificação: agosto 20, 2024

Norma nº 1420 Reuniões da diretoria por meio de comunicação eletrônica

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Reuniões da diretoria por meio de comunicação eletrônica 

Reuniões eletrônicas autorizadas  

A Diretoria autoriza que suas reuniões sejam realizadas por meios eletrônicos, conforme estabelecido nesta política. A menos que especificamente declarado por esta política, as outras políticas que regem as reuniões da Diretoria (relacionadas à notificação, reuniões abertas ao público e outros assuntos) também se aplicam às reuniões da Diretoria realizadas por meios eletrônicos. 

Definições  

Os termos a seguir são usados nesta política: 

1. Local de ancoragem: Um local físico designado a partir do qual a reunião eletrônica se origina ou ao qual os participantes estão conectados.
2. Reunião eletrônica: Uma reunião da qual alguns ou todos os membros da Diretoria participam por meio de uma conexão eletrônica de vídeo, áudio ou vídeo e áudio.
3. Notificação eletrônica: E-mail, texto, fax ou outros meios de comunicação eletrônica.

Solicitação de membro necessária para uma reunião eletrônica 

Uma reunião da Diretoria poderá ser realizada por meio eletrônico somente mediante solicitação de um membro da Diretoria. Se possível, a solicitação deve ser feita pelo menos 3 dias antes da data programada para a reunião da Diretoria, de modo que as providências necessárias possam ser tomadas para a reunião eletrônica. 

Aviso aos membros da diretoria sobre uma reunião eletrônica  

Depois que uma reunião eletrônica for agendada, e pelo menos 24 horas antes da reunião, os membros da Diretoria deverão ser notificados sobre a reunião eletrônica e informados sobre como os membros da Diretoria estarão conectados à reunião. 

Localização da âncora 

O local de ancoragem para a reunião eletrônica geralmente será no prédio onde a reunião da Diretoria seria realizada se não fosse realizada eletronicamente. 

A menos que os requisitos tenham sido atendidos para a realização de uma reunião eletrônica sem um local de ancoragem, o Conselho fornecerá espaço e instalações no local de ancoragem para que os membros do público participem das partes abertas da reunião.

Reuniões eletrônicas sem um local de referência

A Diretoria poderá realizar uma reunião eletrônica sem um local de ancoragem se todos os membros da Diretoria estiverem participando remotamente por meio de uma conexão eletrônica de vídeo, áudio ou vídeo e áudio, a menos que a Diretoria receba uma solicitação por escrito pelo menos 12 horas antes da reunião para fornecer um local de ancoragem para que os membros do público participem das partes abertas.

A Diretoria também poderá realizar uma reunião eletrônica sem um local de ancoragem se o presidente da Diretoria determinar que 

1. A realização da reunião em um local de ancoragem apresenta um risco substancial à saúde ou à segurança das pessoas presentes ou que, de outra forma, estariam presentes no local de ancoragem, ou
2. O local onde a Diretoria normalmente se reuniria foi fechado ao público por motivos de saúde ou segurança.

O aviso público para a reunião deve incluir uma descrição da determinação do presidente do Conselho e um resumo dos fatos nos quais ela se baseia, juntamente com informações sobre como um membro do público pode participar da reunião remotamente por meios eletrônicos. Uma determinação de risco substancial à saúde ou à segurança expira 30 dias após o dia em que o presidente a fizer.

Durante o curso de uma reunião eletrônica com um local de ancoragem em que a Diretoria tenha fornecido meios pelos quais os membros do público que não estejam fisicamente presentes no local de ancoragem possam participar da reunião remotamente por meios eletrônicos, o local de ancoragem poderá ser fechado e a reunião continuada sem um local de ancoragem se o presidente da Diretoria determinar que continuar a conduzir a reunião com um local de ancoragem apresenta um risco substancial à saúde ou à segurança das pessoas presentes no local de ancoragem, anunciar essa determinação durante a reunião e declarar um resumo dos fatos sobre os quais a determinação foi feita.

Determinação de um quórum em uma reunião eletrônica

Para determinar se um quorum da Diretoria está presente durante uma reunião eletrônica, são contados todos os membros que estão presentes no local de ancoragem (se a reunião tiver um local de ancoragem) ou que estão conectados à reunião pelo método fornecido para participação remota na reunião.

Acesso público a reuniões eletrônicas

Deverão ser disponibilizados espaço e instalações no local de ancoragem de uma reunião eletrônica da Diretoria para permitir que os membros do público participem e monitorem a reunião eletrônica (exceto as partes de tal reunião que tenham sido devidamente fechadas ao público pela Diretoria). Se a reunião da Diretoria for uma reunião em que serão aceitos comentários do público, o espaço e as instalações também deverão permitir que os membros do público participem da reunião eletrônica.

Os membros do público não podem solicitar uma reunião eletrônica e não têm o direito de se conectar remotamente a uma reunião da Diretoria, exceto conforme estabelecido nesta política para reuniões sem um local de ancoragem.

Referências legais

Código de Utah § 52-4-207 (2024)

Acesso público a reuniões eletrônicas 

Aprovado pelo Conselho de Educação:

13 de agosto de 2013

Revisado e aprovado pela diretoria:

8 de fevereiro de 2022 

Revisado e aprovado pela diretoria:

13 de agosto de 2024

Procedimentos e formulários