Provo City School District Covid-19 Updates

As we celebrate National IT Professionals Day we want to reflect back and commemorate the efforts of the heros in our tech department from the past year and a half.

On the day the school district closed down to transition Provo into quarantine, the staff of the PCSD Tech Department had made plans and were preparing for an enjoyable weekend. Then, news that schools were becoming exclusively online became official. Immediately, everyone in the department understood that their previous plans were no longer on the table. Other school districts had been in the process of implementing 7 year plans to get Chromebooks into the hands of their district’s students. The Provo Tech Department had to fit that work into a single weekend.

From March 19th to March 23rd 2020, the Tech Department met, planned, and carried out their arrangements to put a chromebook in the hands of every student. During the next week, the Tech Department properly equipped every student’s home with at least one chromebook. And they didn’t stop there. During the summer of 2020, the Tech Department increased the scope of the laptop program. During the end of the first school year in quarantine, each household had access to a laptop. By the beginning of the next school year, each student had a personal computer checked out to their name.

The Covid Pandemic brought an end to school without laptops. Moving forward, laptops and IPads would be an integral part of the education of every student within Provo City School District. In order to meet the needs brought on by this new paradigm, the Tech Department shifted their focus in the department to account for the increased workload. Additional help was brought in during the summers to help with cleaning, updates, and redistribution, and every member of the tech department added Chromebooks to their list of responsibilities.

To address the new reality of technology use in the district, the Department expanded the scope of their technology help desk. Previously, the help desk was only available to teachers and administrators. Anytime a student or parent would need assistance, they would need to go through a school official. In order to prevent teachers from becoming a stop-gap IT department, the Tech Department opened their help desk to parents and students.

In a single day, the help desk’s clientele expanded by 5,000 people. The access that students and parents have is very unusual to Provo. It is one of the services that the Tech Department took on in order to ease the work of everyone else in the district.

Managing and maintaining the take-home technology has become a core task for the Tech Department. Over the past two summers, a large segment of the work the tech department has done has been cleaning, repairing, and updating thousands of machines to make sure they are up to date and safe to use during the next year. Once they are prepared the laptops need to find their way back into the schools for student use. This task alone requires the hard work of a crew of 20.

It is because of the hard work, humility, and innovation from the professionals in our tech department, as well as the bus drivers and administrators who helped out with the emergency distribution, that each student in Provo has had access to a laptop for the past year and a half. The team constantly works to improve the learning environment for the students in order to prepare them for an ever-evolving future.

Nuestros héroes tecnológicos de PCSD

Mientras celebramos el Día Nacional de los Profesionales de I.T., queremos reflexionar y conmemorar los esfuerzos de los héroes en nuestro departamento de tecnología del último año y medio.

El día en que el distrito escolar cerró para poner a Provo en cuarentena, el personal del Departamento de Tecnología del PCSD había hecho planes y se estaba preparando para un fin de semana agradable. Luego, se hizo oficial la noticia de que las escuelas pasarían a ser exclusivamente por Internet. Inmediatamente, todos en el departamento comprendieron que sus planes anteriores ya no eran posibles. Otros distritos escolares habían estado en el proceso de implementación de planes de 7 años para poner los Chromebooks en manos de los estudiantes de su distrito. El Departamento de Tecnología de Provo tuvo que llevar a cabo ese trabajo en un solo fin de semana.

Desde el 19 de marzo hasta el 23 de marzo de 2020, el Departamento de Tecnología se reunió, planificó y llevó a cabo sus arreglos para poner un Chromebook en las manos de cada estudiante. Durante la semana siguiente, el Departamento de Tecnología equipó adecuadamente el hogar de cada estudiante con al menos un Chromebook. Y no se detuvieron ahí. Durante el verano de 2020, el Departamento de Tecnología aumentó la cobertura del programa de laptops. Durante el final del primer año escolar en cuarentena, cada hogar tuvo acceso a un laptop. Al comienzo del siguiente año escolar, cada estudiante tenía un computador personal a su nombre.

La pandemia de Covid puso fin a la escuela sin computadoras móviles. A partir de entonces, las laptops y los IPads serían una parte integral de la educación de cada estudiante dentro del Distrito Escolar de la Ciudad de Provo. Con el fin de satisfacer las necesidades traídas por este nuevo paradigma, el Departamento de Tecnología cambió su enfoque en el departamento para dar cuenta de la mayor carga de trabajo. Se contrató ayuda adicional durante los veranos para ayudar con la limpieza, las actualizaciones y la redistribución, y cada miembro del departamento de tecnología añadió los Chromebooks a su lista de responsabilidades.

En respuesta a la nueva realidad del uso de la tecnología en el distrito, el Departamento extendió la cobertura de su servicio de ayuda tecnológica. Anteriormente, el servicio de ayuda sólo estaba disponible para los profesores y los administradores. Cada vez que un alumno o un padre necesitaban ayuda, tenían que pasar por un funcionario de la escuela. Para evitar que los profesores se conviertan en un departamento de IT temporal, el Departamento de Tecnología abrió su servicio de ayuda a padres y alumnos.

En un solo día, la clientela del servicio de asistencia se amplió en 5,000 personas. El acceso que tienen los estudiantes y los padres es muy inusual en Provo. Es uno de los servicios que el Departamento Técnico asumió para facilitar el trabajo de todos los demás en el distrito.

La gestión y el mantenimiento de la tecnología para llevar a casa se ha convertido en una tarea fundamental para el Departamento Técnico. Durante los dos últimos veranos, una gran parte del trabajo del departamento técnico ha consistido en limpiar, reparar y actualizar miles de máquinas para asegurarse de que están al día y son seguras para su uso durante el próximo curso. En cuanto estén preparados, tendrán que volver las laptops a las escuelas para su uso por parte de los estudiantes. Sólo esta tarea requiere el esfuerzo de un equipo de 20 personas.

Gracias al gran esfuerzo, la humildad y la innovación de los profesionales de nuestro departamento técnico, así como de los conductores de autobús y los administradores que ayudaron en la distribución de emergencia, cada estudiante de Provo ha tenido acceso a una computadora móvil durante el último año y medio. El equipo trabaja constantemente para mejorar el ambiente de aprendizaje de los estudiantes para prepararlos a un futuro en constante evolución.

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