Dernière modification : 4 octobre 2024

Politique n° 6060 : Audit

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Le champ d'application de l'audit comprend l'examen et l'évaluation de l'adéquation et de l'efficacité du système de contrôle interne de l'organisation et de la qualité des performances dans l'exercice des responsabilités assignées.

Cette politique fournit des orientations sur la sélection et l'engagement d'un cabinet comptable indépendant pour fournir des avis et/ou des rapports sur les états financiers du district, le contrôle interne sur l'information financière et la conformité avec les lois, réglementations, contrats et subventions fédérales et de l'État.

La politique fournit également des orientations sur les besoins en matière d'audit interne et d'examens internes.

Comité d'audit

Le conseil d'éducation crée une commission d'audit de district en tant que commission permanente du conseil et nomme les membres de la commission et les remplace de temps à autre. La commission sera composée de trois membres du conseil d'éducation et de deux membres de la communauté ayant une réputation et des qualifications appropriées, mais qui ne sont pas des administrateurs ou d'autres employés du district. Le site Internet du district affichera les noms et les coordonnées des membres du conseil d'administration et de la communauté qui siègent à la commission d'audit et à l'audit annuel.

Les membres de la communauté seront membres du comité d'audit pour une période de 2 (deux) ans. Les nouveaux membres du comité seront choisis par les membres du conseil d'administration siégeant au comité d'audit ou par l'administrateur commercial ou le surintendant.

Les membres du comité d'audit recevront une formation sur les exigences des auditeurs internes telles que décrites dans le code de l'Utah, titre 53G, chapitre 7, partie 4, et dans les règles administratives de l'Utah, R277-113-4.

Le comité d'audit a les responsabilités suivantes :

Veiller à ce que le district obtienne tous les audits, procédures convenues, missions et rapports financiers requis par le code de l'Utah.
Veiller à ce que les mesures correctives concernant les constatations, les préoccupations, les problèmes et les exceptions signalés par les auditeurs externes indépendants, les auditeurs internes ou d'autres organismes de réglementation soient résolues en temps utile par l'administration du district.
présenter, le cas échéant, les informations et les rapports des réunions du comité d'audit au conseil d'éducation
Recevoir, le cas échéant, les rapports d'examen, de contrôle ou d'enquête financière menés par l'administration du district et veiller à ce que les mesures correctives appropriées soient prises en temps utile.
En ce qui concerne les missions réalisées par un auditeur externe indépendant, la commission d'audit du district doit
- Gérer le processus d'acquisition et de qualité des audits conformément au code des marchés publics de l'État.
- Veiller à ce que l'auditeur externe indépendant puisse communiquer directement avec le comité d'audit.
- Examiner les désaccords entre les auditeurs externes indépendants et l'administration du district.
- Examiner les réponses du district aux audits ou aux procédures convenues.
- Déterminer l'étendue et les objectifs d'autres services non liés à l'audit, le cas échéant
Mettre en place un programme d'audit interne qui fournit des services d'audit interne pour les programmes administrés par le district.
Conseiller le Conseil de l'éducation dans la nomination d'un directeur d'audit ou dans la passation d'un contrat de services d'audit interne.
procéder à une évaluation annuelle du directeur d'audit ou des contractants fournissant des services d'audit interne, ou conseiller le conseil d'éducation à cet égard
Prioriser le plan d'audit interne en fonction des risques, recevoir des mises à jour régulières sur le plan d'audit interne et l'avancement du projet d'audit interne, recevoir les rapports finaux d'audit interne des auditeurs internes ou des sous-traitants fournissant des services d'audit interne, et fournir un forum indépendant aux auditeurs internes, aux sous-traitants d'audit interne et aux autres organismes de réglementation pour signaler les découvertes de fraude, de gaspillage, d'abus, de non-conformité ou de faiblesses de contrôle, en particulier si l'administration du district est impliquée.
veiller à ce que des copies de tous les rapports d'audit établis par les auditeurs internes soient mises à la disposition, sur demande, du directeur de l'audit du Conseil de l'éducation de l'État, du Bureau de l'auditeur de l'État ou du Bureau de l'auditeur général de l'Assemblée législative
veiller à ce que les questions d'audit importantes qui ne peuvent être traitées de manière appropriée par les auditeurs internes soient transmises au directeur de l'audit du Conseil de l'éducation de l'État, au Bureau du vérificateur de l'État ou au Bureau du vérificateur général de l'Assemblée législative

Auditeur financier indépendant

L'objectif d'un audit financier indépendant est d'évaluer le système de contrôle interne du district et d'attester qu'il n'y a pas d'erreur matérielle dans le rapport financier annuel.

Processus de sélection

Des auditeurs financiers indépendants seront sélectionnés pour effectuer des audits annuels par le biais d'une procédure concurrentielle au moins tous les cinq ans. Les contrats seront attribués pour une période de trois ans avec une option de prolongation de deux ans.

Le comité de sélection est composé du comité d'audit, de l'administrateur commercial et du directeur de la comptabilité.

Champ d'application de l'audit externe

Les auditeurs externes effectueront des audits conformément aux principes comptables généralement acceptés (GAAP), au Utah State Compliance Guide (State Auditor's Office), au Federal Single Audit (OMB Circular A133) et à d'autres exigences fédérales, étatiques et locales en matière d'audit.

Les auditeurs externes examineront le rapport financier annuel global (CAFR) dans la mesure où il est conforme aux normes d'audit financier.

Les auditeurs externes sont responsables de l'émission de toutes les opinions requises, des rapports sur le contrôle interne et la conformité et des lettres de recommandations en rapport avec l'audit des états financiers. Le district fournira une assistance aux auditeurs externes afin de produire en temps voulu des états financiers exacts ainsi que les avis et rapports d'audit correspondants.

Audit interne

L'objectif de l'audit interne est d'évaluer et d'améliorer l'efficacité des processus de gouvernance, de gestion des risques et de contrôle. La fonction d'audit interne doit respecter le code de l'État de l'Utah.

À moins que les ressources du district et les besoins en matière d'audit interne ne justifient la présence d'un membre du personnel chargé de l'audit interne, la fonction d'audit interne du district doit être confiée à des professionnels de la comptabilité qualifiés. La sélection du cabinet sera effectuée par la commission d'audit.

L'auditeur interne rend compte au comité d'audit et, en dernier ressort, au Conseil de l'éducation. Le travail de l'auditeur interne est principalement déterminé par une évaluation des risques élaborée par l'auditeur interne et approuvée par le comité d'audit au moins une fois par an.

L'auditeur interne

Informer immédiatement le comité d'audit et le conseil d'administration de toute irrégularité ou déficience grave constatée dans le processus d'audit ou de tout obstacle ou conflit à la réalisation d'un audit conformément aux instructions du conseil d'administration.
soumettre un rapport écrit au comité d'audit et au conseil d'administration pour chaque audit autorisé, dans un délai raisonnable après l'achèvement de l'audit
veiller à ce que les audits soient réalisés conformément aux normes d'audit professionnelles telles que celles publiées par l'Institute of Internal Auditors, Inc. et l'American Institute of Certified Public Accountants et, lorsque cela est requis par d'autres lois, règlements, accords, contrats ou politiques, conformément aux normes d'audit gouvernementales publiées par le Comptroller General (contrôleur général) des États-Unis
signaler les questions d'audit importantes qui ne peuvent être traitées de manière appropriée par le comité d'audit et le conseil d'administration au bureau de l'auditeur général de l'assemblée législative ou au bureau de l'auditeur de l'État.
signaler trimestriellement à l'ensemble du Conseil les questions susceptibles d'engager la responsabilité du Conseil, du surintendant ou de l'USOE ou de donner lieu à un litige
procéder au moins une fois par an à une évaluation des risques de l'ensemble du système d'enseignement public et en communiquer les résultats au comité d'audit
assister régulièrement aux réunions du conseil d'administration ou examiner les procès-verbaux des réunions du conseil d'administration

Examens internes

L'objectif des examens internes est de déterminer si les processus permanents de contrôle des opérations fiscales et administratives dans l'ensemble du district sont conçus de manière adéquate et fonctionnent de manière efficace. Les examens comprennent :

La fiabilité et l'intégrité des informations financières
Respect des politiques, des procédures, des plans, des lois et des règlements
Sauvegarde des actifs

Les ressources du district ne permettent pas de disposer d'un département ou d'un personnel d'audit interne. Ainsi, en plus de l'audit interne externalisé décrit ci-dessus, le département des affaires procédera à des examens limités et aléatoires des données et des contrôles financiers dans le cadre de ses activités quotidiennes afin de s'assurer que les actions des employés sont conformes aux politiques et procédures financières du district, ainsi qu'aux lois et réglementations applicables.

Lorsque les examens financiers de routine ou les conclusions de l'audit financier annuel le justifient, le bureau d'affaires passera un contrat pour des examens d'audit supplémentaires ou un élargissement de la portée de l'audit financier. L'étendue de l'audit sera déterminée en fonction des circonstances et des problèmes éventuels soulevés.

Les résultats d'examens d'audit supplémentaires ou l'élargissement de l'étendue de l'audit seront communiqués au directeur général et aux autres départements du district si les résultats le justifient.

Références/Règlement

Règle du Conseil d'État R277-425
Règle du Conseil d'État R277-113
Règle du Conseil d'État R277-116
Guide de conformité juridique de l'État de l'Utah (Bureau du vérificateur de l'État)
Conseil des normes comptables gouvernementales (GASB)
Circulaire A-133 de l'OMB (audit unique)
Code de l'État de l'Utah 51-2a, 53A-3
Code de l'État de l'Utah 53G-7-401
Code de l'État de l'Utah 53G-7-402

Approuvé par le Conseil d'éducation

10 septembre 2024