Dernière modification : 19 mars 2025

Politique n° 4204 Procédure relative au courrier électronique

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Vue d'ensemble

Le courrier électronique est omniprésent et constitue souvent la principale méthode de communication et de sensibilisation au sein d'une organisation. Cependant, une mauvaise utilisation du courrier électronique peut entraîner de nombreux risques en matière de droit, de protection de la vie privée et de sécurité, d'où l'importance pour les utilisateurs de comprendre l'usage approprié des communications électroniques.

Objectif

L'objectif de cette procédure relative au courrier électronique est de garantir une utilisation correcte du système de courrier électronique du PCSD et d'informer les utilisateurs de ce que le PCSD considère comme une utilisation acceptable et inacceptable de son système de courrier électronique. Cette procédure décrit les exigences minimales pour l'utilisation du courrier électronique au sein du réseau du PCSD.

Champ d'application

Cette procédure couvre l'utilisation appropriée de tout courriel envoyé à partir d'une adresse électronique du PCSD et s'applique à tous les employés, vendeurs et agents travaillant au nom du PCSD.

Procédure

Toute utilisation du courrier électronique doit être conforme aux politiques et procédures du PCSD en matière de conduite éthique, de sécurité, de respect des lois applicables et de pratiques commerciales correctes.
Les comptes de messagerie du PCSD doivent être utilisés principalement à des fins liées à l'activité du PCSD ; les communications personnelles sont autorisées de manière limitée, mais les utilisations commerciales non liées au PCSD sont interdites.
Le système de messagerie électronique du PCSD ne doit pas être utilisé pour créer ou distribuer des messages perturbateurs ou offensants, y compris des commentaires offensants sur :
- Course
- Genre
- Handicaps
- L'âge
- Orientation sexuelle
- Pornographie
- Croyances et pratiques religieuses
- Convictions politiques
- Origine nationale
Les employés qui reçoivent des courriels de ce type de la part d'un employé du PCSD doivent le signaler immédiatement à leur supérieur.
Il est interdit aux utilisateurs de transférer automatiquement les messages électroniques de la PCSD vers un système de messagerie tiers. Les messages individuels transférés par l'utilisateur ne doivent pas contenir d'informations confidentielles ou supérieures à celles de la PCSD.
Il est interdit aux utilisateurs d'utiliser des systèmes de messagerie et des serveurs de stockage tiers tels que Google, Yahoo, MSN Hotmail, etc., pour mener les affaires du PCSD, créer ou mémoriser des transactions contraignantes, ou stocker ou conserver des courriels au nom du PCSD. De telles communications et transactions doivent être effectuées par les canaux appropriés en utilisant la documentation approuvée par la PCSD.
L'utilisation d'une quantité raisonnable de ressources du PCSD pour des courriels personnels est acceptable. Cependant, il est interdit d'envoyer des chaînes de lettres ou des plaisanteries inappropriées à partir d'un compte de messagerie du PCSD.
Les employés du PCSD n'ont aucune attente en matière de respect de la vie privée pour tout ce qu'ils stockent, envoient ou reçoivent sur le système de messagerie électronique de l'entreprise.
La PCSD peut contrôler les messages sans préavis. Toutefois, le PCSD n'est pas obligé de surveiller les messages électroniques.

Dernière mise à jour Statut :

Mise à jour janvier 2015