Proposition Services de placement d'employés suppléants (SEPS)

9 janvier 2025 /
Eliza Tuinei /
Entreprises, Ressources humaines, Avis aux contractants

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Responses are due prior to: January 29, 2025, 2:00 PM MST

Services Requested

Le district scolaire de la ville de Provo (district) sollicite des propositions concurrentielles sous pli fermé de la part de fournisseurs de services d'emploi temporaire (TESP) qualifiés pour agir en tant qu'administrateur tiers (TPA), conformément à toutes les lois fédérales et de l'État et aux politiques du district, afin de fournir des services de placement d'employés de remplacement (SEPS) au nom du conseil d'éducation du district et de ses responsables et/ou comités nommés. Le présent appel d'offres vise à couvrir la volonté du district d'externaliser les SEPS auprès d'une agence de placement qualifiée disposant de l'expérience nécessaire et de l'infrastructure interne adéquate pour répondre aux besoins du district. Voir Section I, paragraphe 3 - Étendue des services pour plus de détails.

Employee Position Needs

Les employés suppléants sont généralement des enseignants, mais ils peuvent également être des employés de bureau, des concierges, des agents de restauration, des assistants pédagogiques professionnels et d'autres employés suppléants selon les besoins du district.

Vue d'ensemble du district

Les bureaux administratifs du district sont situés à Provo, dans l'Utah. Le district gère 23 écoles/programmes dans le comté d'Utah, en Utah, et fournit des services d'éducation publique à environ 13 500 élèves de la maternelle à la terminale. Les écoles en activité sont les suivantes

13 écoles élémentaires
2 collèges et lycées
3 lycées
5 Écoles/programmes alternatifs

Date limite de soumission - 29 janvier 2025 à 14:00 PM MST

Les réponses sont attendues à la date limite de soumission indiquée dans le présent appel d'offres. Le soumissionnaire assume tous les risques si les documents ne sont pas reçus avant la date limite de soumission et assume la responsabilité de vérifier que les réponses ont été reçues.

Questions

Les questions concernant le présent appel d'offres doivent être soumises via le portail U3P. Les réponses aux questions posées seront publiées sur le portail U3P. Toutes les questions doivent être soumises au plus tard le 27 janvier, à 14h00 HNR.

Soumission de la déclaration de qualification

Les réponses seront soumises par l'intermédiaire de Utah Public Procurement Place (U3P) :

Utah Public Procurement Place

Instructions supplémentaires pour la soumission des réponses :

Il incombe au répondant de se connecter par l'intermédiaire de l'U3P. Pour obtenir de l'aide, contactez l'U3P à l'adresse suivante : sciquestadmin@utah.gov
Toutes les réponses doivent être soumises par l'intermédiaire de l'U3P. Après la date limite, les noms des personnes ayant répondu à l'appel d'offres seront rendus publics. Toutes les autres informations resteront confidentielles, conformément à la loi.

Sauf autorisation expresse du bureau administratif du district, les déclarations de qualifications téléphoniques ou les modifications de qualifications ne seront pas prises en considération. Toutefois, les modifications apportées par courrier électronique à des qualifications déjà soumises par les voies appropriées seront prises en considération si elles sont reçues avant la date limite de soumission.

Durée du contrat

Date d'entrée en vigueur : 01/07/2025 Date de résiliation : 30/06/2026, sauf résiliation anticipée ou prolongation conformément aux conditions générales du présent contrat. Le présent contrat peut être renouvelé automatiquement chaque année pour un maximum de quatre (4) années supplémentaires.

Orientations administratives

Les informations fournies dans le présent appel d'offres sont destinées à fournir aux répondants intéressés suffisamment d'informations pour leur permettre de soumettre des réponses répondant aux exigences minimales, mais elles ne visent pas à limiter le contenu des réponses ou à en exclure toute donnée pertinente ou essentielle. Les répondants sont libres et encouragés à développer les spécifications pour apporter des preuves supplémentaires de leur capacité à fournir les services demandés dans cet appel d'offres tout en restant concis dans leurs réponses.

Champ d'application des conditions générales

Avant de soumettre une réponse, le soumissionnaire doit comprendre toutes les conditions contractuelles mentionnées dans le présent document, ainsi que tout addenda publié avant la date de soumission de l'appel d'offres. Il incombe au soumissionnaire de s'assurer que sa réponse inclut tous les addenda publiés avant la date de soumission de l'appel d'offres. En soumettant une réponse, le soumissionnaire reconnaît et accepte les termes et conditions décrits à la section 1.6 du présent document.

Coûts de préparation de la réponse

Le Provo City School District n'est pas responsable des coûts encourus par le répondant pour la préparation de la réponse ou la négociation d'un contrat de services avant l'attribution du contrat.

Restrictions

Toutes les réponses doivent énoncer clairement les restrictions ou les dispositions jugées nécessaires par le répondant pour desservir efficacement le projet proposé.

Addendum à l'appel d'offres

S'il s'avère nécessaire de réviser le présent appel d'offres en tout ou en partie, un addendum sera publié à l'intention de tous les soumissionnaires et des soumissionnaires potentiels via l'U3P. Toute déclaration publiée dans un addendum aura pour effet de modifier le présent appel d'offres dans le sens indiqué dans ledit addendum.

Communication

Toute autre communication, verbale ou écrite, reçue par un représentant du soumissionnaire à partir de sources autres que l'addendum officiel doit être confirmée par le soumissionnaire auprès du service des achats comme étant véridique et exacte avant que ces informations ne soient incorporées dans sa réponse. Il s'agit de conversations et de communications formelles et informelles. La communication avec le personnel ou les associés du Provo City School District est interdite pendant la procédure d'appel d'offres et peut constituer un motif de disqualification.

Non-discrimination

Toutes les personnes qualifiées seront prises en considération sans distinction de race, de couleur, de religion, de sexe, d'orientation sexuelle, d'identité de genre, d'origine nationale, de handicap et/ou de statut de vétéran protégé.

Étendue des services

Responsabilité. Le TESP /TPA retenu fournira tous les services, la formation, les ressources et le personnel nécessaires pour effectuer le travail défini dans cet appel d'offres. Le district ne sera pas responsable des frais de déplacement et de kilométrage. Le TESP/TPA retenu sera un fournisseur sous contrat et non un agent ou un employé du district. Les employés suppléants désignés par le TESP/TPA pour fournir des services au district sont des employés du TESP/TPA et non des employés du district. Le TESP/TPA doit respecter toutes les exigences des lois fédérales, de l'État de l'Utah et locales, ainsi que les règles, réglementations, statuts, etc. relatifs à l'embauche, à l'emploi et aux opérations commerciales.

Principaux services demandés. Les principaux services à fournir sont les suivants.

Les services précédés d'un astérisque (*) ont été désignés comme des critères de réussite ou d'échec. Veuillez indiquer que votre entreprise est en mesure de fournir toutes les informations ci-dessous. Le TESP/TPA doit :

*Les contrôles d'antécédents des employés sont effectués conformément aux lois fédérales et nationales ;
*Recruter, sélectionner et employer des employés remplaçants dans le respect des lois fédérales et de l'État et des normes du district (c'est-à-dire les qualifications minimales, les normes vestimentaires, le niveau de compétence, etc.)
*Le personnel d'assistance est chargé de travailler avec le district pour développer et/ou gérer le système, et d'assurer la formation et l'assistance continue.
*Placer le personnel de remplacement à l'aide d'un système automatisé de gestion des remplaçants.
*Le système automatisé de gestion du personnel doit permettre de suivre les absences des employés par type et par programme. Le système doit également enregistrer le code du fonds de coûts de l'employé remplaçant.
*Fournir une formation sur le programme au personnel du district. La formation doit être axée sur l'installation, le fonctionnement et l'utilisation de l'application Web. Toutes les formations doivent être dispensées sur le site du district.
*Avoir et maintenir une assurance responsabilité civile générale complète avec des limites minimales d'au moins 1T4T1.000.000 par événement, 1T4T3.000.000 général, contre les réclamations pour les blessures aux personnes ou les dommages aux biens, avec le District nommé comme assuré supplémentaire.
*Le contrat d'assurance prévoit une assurance contre les accidents du travail qui couvre les employés de l'offrant pendant qu'ils effectuent des tâches dans le cadre du contrat.
*Garantir et dégager le district et ses responsables, employés et agents de toute responsabilité, dommage, amende, pénalité, demande, confiscation, réclamation, poursuite, cause d'action ou toute autre responsabilité ou perte, y compris tous les frais de défense, de règlement et de poursuite ainsi que les honoraires d'avocat, d'expert et d'autres professionnels, découlant d'une négligence, d'un acte illicite ou d'une violation du présent contrat.
Fournir une formation aux remplaçants sur des sujets spécifiques au poste avant le placement, y compris une formation à l'éducation spéciale pour répondre aux besoins des élèves. (i.e. comportement et autres besoins physiques)
Assurer une transition/mise en œuvre transparente vers le système de l'offrant retenu.
Avoir une compréhension approfondie des types de statuts, de politiques et de procédures que les districts scolaires doivent respecter.
Fournir des informations sur la structure organisationnelle de TESP/TPA, les noms et les références des personnes qui s'occuperont du compte du district.
Être capable de répondre aux exigences financières du district et être qualifié pour fournir les services décrits dans le présent document d'une manière rentable et efficace, conformément aux lois et réglementations fédérales et de l'État.

Minimums obligatoires supplémentaires Les propositions qui ne satisfont pas à l'une des exigences du présent paragraphe ou à toute exigence précédée d'un astérisque (*) dans le paragraphe ci-dessus ne seront pas prises en considération. Seules les propositions répondant aux critères "pass/fail" seront évaluées. Veuillez indiquer que votre entreprise est en mesure de fournir toutes les informations ci-dessous.

1.2 Expérience et résultats avérés avec des clients à gros volume dans le placement de plus de 125 remplaçants par jour.
1.3 Taux de remplissage documenté non inférieur à 95% par jour.
1.4 Capacité à vérifier les qualifications professionnelles (par exemple, E-verify, vérification des antécédents).

Services supplémentaires/alternatifs - 10 pages maximum

Le district accueille favorablement tout service connexe supplémentaire que l'offrant souhaite fournir. Ces services doivent être clairement identifiés et les avantages et les coûts associés doivent être précisés.

décrits. Des services alternatifs peuvent également être proposés à condition d'être clairement décrits et d'inclure une explication de la manière dont les services alternatifs répondront mieux aux besoins et aux objectifs du district. Les services supplémentaires ou alternatifs qui diffèrent de manière significative de la proposition principale doivent être soumis sous la forme d'une offre séparée. Une offre séparée doit être autonome et indépendante de toute autre offre soumise et doit être conforme à tous les critères de réussite ou d'échec, aux exigences et à la documentation prévus dans le présent appel d'offres.

Right to Negotiate Other Services

Le district se réserve le droit de négocier pour modifier le(s) contrat(s) attribué(s) à la suite de cet appel d'offres afin d'inclure d'autres services connexes jugés dans l'intérêt du district, sans qu'il soit nécessaire d'émettre à nouveau un appel d'offres formel pour de tels services.

Rémunération. L'offrant doit proposer un pourcentage de majoration fixe basé sur les taux de salaire journalier/horaire prédéterminés établis par le district pour divers postes de remplacement (voir l'annexe "B"). Le(s) pourcentage(s) de majoration proposé(s) constituera(ont) la seule méthode de rémunération de l'offrant. Les taux de base journaliers/horaires fixés par le district sont susceptibles d'être modifiés avec un préavis minimal. Ces changements sont généralement influencés par des ajustements des taux de base journaliers/horaires.

Le marché du travail local.
La disponibilité des fonds du district.
Les taux de salaire journalier/horaire, ou
Les exigences en matière de formation, etc.

Augmentation des prix. Le barème des tarifs journaliers/horaires est conçu pour englober l'utilisation de personnel de remplacement, y compris les enseignants remplaçants, le personnel de bureau, le personnel d'entretien, les travailleurs des services alimentaires, les chauffeurs de bus et d'autres postes requis par le district. Tous les frais proposés pour des services qui ne sont pas explicitement décrits dans l'étendue des services doivent être détaillés séparément et clairement définis s'ils ne sont pas déjà inclus dans le pourcentage de majoration. Le district peut envisager une demande d'augmentation du pourcentage de majoration de la part de l'adjudicataire, uniquement pour couvrir les frais de fonctionnement de l'entreprise. Une telle demande ne sera examinée que sur une base annuelle et doit être soumise par écrit au moins quatre-vingt-dix (90) jours avant chaque date de renouvellement du contrat. Toute augmentation approuvée ne doit pas dépasser le taux publié par l'indice des prix à la consommation (IPC) du ministère du travail pour la période disponible la plus récente.

Critères d'évaluation - Annexe A - Questionnaire et Annexe B - Feuille de coûts (pièces jointes de l'acheteur)

Critères généraux et secondaires

Seules les propositions qui satisfont aux critères de réussite/échec seront évaluées à l'aide des critères suivants. Des sous-critères pour chacun d'entre eux seront identifiés par le district et serviront à mesurer le degré de satisfaction de chaque soumissionnaire à l'égard des critères d'évaluation :

200 points - Soutien aux systèmes / Services réactifs
150 Points - Capacité d'acquérir et de maintenir une réserve suffisante de remplaçants disponibles. - 100 Points- Formation des employés
400 points - Taux de remplissage
150 Points- Coût

Présentations/démonstrations

Le comité d'évaluation présentera ses notes préliminaires au service des achats après avoir examiné l'annexe A - Questionnaire. À ce moment-là, des présentations/démonstrations en personne seront demandées à tous les fournisseurs ayant obtenu un minimum de 595 points sur 850 lors de l'évaluation de la pièce A - Questionnaire. Les vendeurs seront informés des présentations avec un préavis d'au moins une semaine, ainsi que de la date et de l'heure précises. Toutes les présentations seront aux frais de l'offrant.

Afin de faciliter une présentation ciblée et productive, les vendeurs recevront, dès la notification de l'invitation, un script des questions que le Comité souhaite voir abordées au cours de la présentation. Cela permettra aux vendeurs de se préparer minutieusement et de s'assurer que tous les sujets pertinents sont abordés. Les présentations seront axées sur les documents, la philosophie, l'approche et la méthodologie présentés par le fournisseur, y compris les produits recommandés pour répondre efficacement aux exigences de la présente proposition.

Après les présentations, le comité se réserve le droit d'ajuster les notes préliminaires sur la base des présentations. Tout fournisseur qui reste au-dessus du seuil de 595 points après les présentations verra son coût évalué