Dernière modification : 26 novembre 2024

Politique 6110 : Dons et collectes de fonds

Télécharger la politique 6110 : Politique en matière de dons et de collectes de fonds

Objectif

La politique du district scolaire de Provo en matière de dons et de collecte de fonds encourage les partenariats communautaires qui renforcent et améliorent les programmes scolaires et crée un climat de participation et de coopération entre les organisations communautaires, les particuliers et les écoles du district :

Partager des ressources qui profitent aux étudiants et améliorent les programmes éducatifs.
Impliquer les écoles et le secteur privé dans des efforts de coopération qui améliorent la qualité de l'éducation pour les étudiants à tous les niveaux.
Protéger les élèves, les parents, les enseignants et les administrateurs des écoles contre la commercialisation excessive et les efforts de collecte de fonds qui sont exploitants, coercitifs, perturbent le processus éducatif, menacent la santé et le bien-être des élèves ou n'ont pas de valeur éducative.
Mettre en œuvre une procédure harmonieuse et ordonnée permettant aux écoles et aux communautés de coopérer et de partager les ressources.
Veiller à ce que les fonds publics soient protégés et fassent l'objet d'une comptabilité transparente.
Le district gérera, limitera ou refusera les fonds, les cadeaux ou les activités de collecte de fonds afin de s'assurer que la collecte de fonds et les dépenses sont conformes aux lois et directives applicables du district, de l'État et du gouvernement fédéral, y compris le Titre IX.
Cette politique s'applique à tous les administrateurs du district, éducateurs agréés, membres du personnel, étudiants, organisations, bénévoles et individus qui initient, autorisent ou participent à des événements ou activités de collecte de fonds pour des événements ou activités fournis, parrainés ou soutenus par une école, ou qui reçoivent, autorisent, acceptent, évaluent ou enregistrent des dons, des cadeaux ou des parrainages pour le district ou des écoles individuelles. Il est attendu des employés du district et des écoles qu'ils agissent de manière éthique dans toutes leurs transactions, conformément à la formation à l'éthique du district, aux normes applicables aux éducateurs de l'Utah (R277-217), à la loi sur l'éthique des fonctionnaires et des employés (Utah Code § 67-16-1 et suivants) et à la loi sur les marchés publics de l'État (Utah Code § 63G-6a-101 et suivants).

Définitions

Les termes "district" ou "district scolaire" désignent ici le district scolaire de la ville de Provo.

Le terme "surintendant" désigne le surintendant des écoles du district scolaire de la ville de Provo.

Les termes "Conseil", "Conseil scolaire" ou "Conseil d'éducation" désignent le Conseil d'éducation du district scolaire de la ville de Provo.

Le terme "écoles" désigne les différentes écoles gérées par le Provo City School District.

Le terme "donateur" désigne toute personne, groupe, association, organisation commerciale ou organisation caritative souhaitant faire des dons (en espèces ou en nature) au district ou à l'une de ses écoles.

Le terme " activités privées de collecte de fonds " comprend les activités organisées par les clubs de supporters des écoles et/ou toute autre organisation extérieure telle que les PTA et PTO qui ne sont pas spécifiquement parrainées ou sous le contrôle organisationnel du District ou de l'une de ses écoles, tel que défini à l'article B2.1.

Le paragraphe (25) du code de l'État de l'Utah 51-7-3 définit les fonds publics comme suit : Les "fonds publics" désignent l'argent, les fonds et les comptes, quelle que soit la source d'où proviennent l'argent, les fonds et les comptes, qui sont possédés, détenus ou administrés par l'État ou l'un de ses conseils, commissions, institutions, départements, divisions, agences, bureaux, laboratoires ou autres instruments similaires, ou par un comté, une ville, un district scolaire, une subdivision politique ou un autre organisme public.

Principes directeurs

Tous les fonds, biens ou marchandises donnés ou collectés dans le cadre de collectes de fonds deviennent des fonds publics et la propriété du district et doivent être utilisés dans le but pour lequel ils ont été donnés et conformément aux politiques de l'État et du district. Les dons, qu'ils soient en nature, en espèces ou autres, constituent des transferts complets de propriété, de droits, de privilèges et/ou de titres sur les biens ou services donnés et deviennent la propriété exclusive du district dès leur livraison. Le district et les écoles individuelles sont responsables en dernier ressort de la dépense et de l'affectation de tous les fonds collectés et dépensés dans le cadre de collectes de fonds organisées par les élèves ou les écoles.

Le district fournira un environnement sain pour une collecte de fonds appropriée en promouvant la sécurité des élèves, en réduisant la pression exercée sur les élèves et en diminuant la perspective d'une sollicitation excessive ou redondante de fonds.

Afin de poursuivre l'objectif énoncé ci-dessus, le district est guidé par les principes fondamentaux suivants :

Le district encourage les contributions de donateurs généreux qui ont les ressources et la volonté d'augmenter les programmes du district par le biais de la philanthropie. Le district s'engage à travailler efficacement avec ces donateurs pour :

Fournir les reçus de dons exigés par la loi, encourager une reconnaissance appropriée et faciliter l'intention charitable du donateur dans la mesure où elle est en harmonie avec les objectifs éducatifs du district et approuvée par le personnel approprié du district. Les reçus de dons en nature ne doivent mentionner que le(s) article(s) donné(s). Aucune valeur ne doit être attribuée aux dons en nature par le district sur le reçu ou l'accusé de réception.

Les élèves ne peuvent être tenus de solliciter des dons dans le cadre de leur participation à des activités parrainées par le district. Toute demande de dons pour financer des activités est soumise à l'approbation de la feuille de frais du district.

Le district souhaite réglementer de manière raisonnable le processus de collecte de fonds et d'acceptation de dons de bienfaisance. Cette réglementation doit inclure des principes de responsabilité, de tenue de registres, de protocoles appropriés pour la sauvegarde des fonds donnés et la protection des informations confidentielles, ainsi que l'utilisation correcte du statut d'exonération fiscale.

Le district distribue équitablement les recettes fiscales approuvées par l'État pour les fonctions éducatives primaires de ses écoles. Ces fonds permettent de garantir que chaque école reçoit les fournitures, le matériel, l'équipement pédagogique et le personnel nécessaires à l'éducation de tous les élèves.

La collecte de fonds est autorisée au sein du district pour permettre au district et aux écoles de collecter des fonds supplémentaires afin d'améliorer les programmes scolaires et périscolaires et d'inciter les particuliers et les organisations communautaires à améliorer l'éducation et les opportunités des élèves du district.

Le district reconnaît que les efforts et les résultats de la collecte de fonds peuvent varier d'une école à l'autre. Le district s'engage cependant à distribuer de manière appropriée les fonds non affectés et à gérer les collectes de fonds afin de garantir que les opportunités éducatives de tous ses élèves sont raisonnablement similaires et conformes aux normes juridiques applicables. Il s'engage également à aider et à encourager les administrateurs et le personnel des écoles à appliquer des principes et des pratiques éprouvés et efficaces en matière de collecte de fonds, qui permettront aux écoles d'augmenter leurs programmes budgétisés grâce à des fonds caritatifs.

Le district s'engage à respecter les principes d'équité entre les sexes et à utiliser ses installations, ses dons non affectés et les autres fonds du district en harmonie avec ces principes (Titre IX). Le district reconnaît que la collecte de fonds dépend de la volonté des donateurs et que les dons privés peuvent être orientés ou limités par les donateurs individuels. Le district est responsable en dernier ressort de la dépense et de l'affectation de tous les fonds, y compris ceux obtenus par le biais de collectes de fonds et de dons.

Activités de collecte de fonds officiellement sanctionnées

Les écoles, les clubs et organisations d'élèves, les équipes sportives, les classes individuelles, les clubs de supporters, les PTA et PTO, et les conseils communautaires du Provo City School District peuvent organiser des activités de collecte de fonds au profit des écoles, des élèves et des organisations d'élèves du district. Cette politique fournit des lignes directrices pour ces efforts de collecte de fonds et un moyen d'approuver ces activités.

Le recours à des organisations extérieures pour solliciter des dons en espèces n'est pas autorisé, sauf autorisation expresse de l'administration du district. L'intention du district est de maximiser les dons pour les élèves de Provo, en veillant à ce que les frais perçus par les entités extérieures soient minimes.

Autorisation et supervision

À l'exception des dispositions de la section 6 ci-dessous, les activités de collecte de fonds de l'école doivent être approuvées par écrit par le directeur ou le surintendant et doivent être supervisées par un membre du corps enseignant nommé par le directeur ou le surintendant à cette fin. Les fonds collectés dans le cadre des activités de collecte de fonds doivent être déposés sur un compte spécial sous le contrôle direct de l'école ou du district scolaire, y compris, mais sans s'y limiter, la Fondation du district scolaire de la ville de Provo. Les directeurs d'école ne doivent pas transférer ou dépenser les fonds donnés ou collectés d'une manière contraire aux restrictions du donateur ou à l'objectif de la collecte de fonds.

Les activités de collecte de fonds impliquant l'un des critères suivants sont des activités de collecte de fonds de l'école et du district et requièrent l'approbation écrite expresse du directeur de l'école ou du surintendant :

L'utilisation du nom d'une école ou d'un district, sauf autorisation écrite.
L'utilisation des élèves pendant qu'ils sont sous la responsabilité de l'école ou du district.
L'utilisation de professeurs ou d'employés de l'école ou du district pendant qu'ils sont payés par l'école ou le district.
L'utilisation de la propriété ou des installations de l'école ou du district, à moins que la propriété et/ou les installations ne soient correctement louées conformément au règlement de location du district.

Les activités de collecte de fonds privés doivent être clairement identifiées sous un nom autre que celui de l'école ou du district, et les élèves et les employés de l'école et du district ne peuvent pas se présenter comme des élèves ou des employés de l'école ou du district dans le cadre des activités de collecte de fonds.

L'autorisation d'utiliser le nom de l'école ou du district peut être accordée par écrit par le conseil d'administration ou le surintendant à des activités privées de collecte de fonds en soumettant le formulaire 6110 F1 si les critères suivants sont remplis :

Les finances sont transparentes et font l'objet d'un rapport lors d'une réunion publique au moins une fois par an.
Les documents financiers peuvent être consultés sur demande à des heures et dans des lieux raisonnables.
Dans la mesure du possible, des reçus pré-numérotés sont délivrés pour tous les dons.
L'activité de collecte de fonds indique clairement que les fonds sont destinés à une entité privée.

Critères d'approbation

Les écoles et le district peuvent s'engager dans des efforts de collecte de fonds pour améliorer la situation :

Programmes d'études.
Les déplacements liés aux études, aux compétitions sportives ou aux spectacles.
Sports et autres programmes d'éducation physique et de loisirs connexes.
Le développement professionnel des étudiants.
Opportunités de performance.
Installations et équipements qui amélioreront les possibilités et les programmes des étudiants.
Projets humanitaires.

Normes générales de collecte de fonds

Collecte de fonds individuels

Les écoles/enseignants peuvent offrir aux étudiants la possibilité de compenser le coût des frais associés aux programmes académiques, aux voyages ou à la participation à d'autres activités. La participation à une collecte de fonds individuelle est strictement volontaire. La non-participation à une collecte de fonds individuelle ne doit pas empêcher un élève de participer à une activité parrainée par l'école.

Les professeurs qui organisent des collectes de fonds individuelles doivent respecter les lignes directrices générales relatives à la collecte de fonds énoncées dans la présente procédure. Ils doivent fournir des instructions claires aux élèves et respecter les interdictions relatives à la vente de porte-à-porte. Tous les fonds collectés doivent être déposés directement auprès du secrétaire financier de l'école pour une comptabilité appropriée.

Les montants destinés à être collectés par des particuliers doivent figurer sur la feuille de frais de l'école approuvée par le district.

Collecte de fonds par le groupe

Les écoles peuvent exiger une collecte de fonds en groupe pour compenser le coût des frais associés aux voyages, aux représentations ou à toute autre participation à des activités parrainées par l'école. Les élèves qui participent à la collecte de fonds bénéficieront également des recettes de la collecte. Les élèves qui ne participent pas à la collecte de fonds collective obligatoire peuvent être exclus des voyages en groupe ou voir leur participation à un programme réduite. La participation ou la non-participation à une collecte de fonds collective ne peut avoir d'incidence sur la note de l'élève. Les parents doivent être informés de la collecte de fonds collective obligatoire pour chaque programme avant la tenue de l'événement de collecte de fonds.

Les montants attendus de la collecte de fonds par les groupes doivent être indiqués sur la feuille de frais. Tout produit supérieur au montant approuvé sera déposé dans le programme et utilisé pour les besoins généraux du programme ou pour ajuster les frais de l'année suivante. Les parents peuvent demander le remboursement des frais directement payés si les recettes de la collecte de fonds individuelle dépassent le montant total des frais.

Lignes directrices générales

La non-participation à la collecte de fonds ne doit pas avoir d'incidence sur la note de l'élève.

Les élèves ne sont pas tenus de participer à des activités de collecte de fonds comme condition d'appartenance à une équipe, à un club ou à un groupe ; les efforts de collecte de fonds d'un élève n'affectent pas non plus son temps de participation ou son statut au sein d'une telle équipe, d'un tel club ou d'un tel groupe.

Les directeurs d'école doivent approuver l'attribution de récompenses ou de prix aux groupes, classes ou élèves participant à une activité de collecte de fonds. Les incitations concurrentielles à la participation sont toutefois découragées.

Les écoles ne peuvent pas imposer de quotas de vente (ou autres) dans le cadre de la collecte de fonds, et les étudiants ne sont pas tenus de payer pour les articles invendus qui sont retournés à l'école.

Les ventes de porte-à-porte sont interdites à tous les élèves des écoles primaires et secondaires du district. Les élèves du secondaire sont exemptés de cette interdiction, mais les écoles, les administrateurs et les professeurs superviseurs doivent utiliser des procédures appropriées pour protéger les élèves qui font du porte-à-porte.

Les partenariats entre les écoles et les entreprises qui renforcent les programmes et les activités scolaires sont encouragés.

Toute utilisation d'écoles, d'installations ou d'équipements du district pour des activités privées de collecte de fonds doit être approuvée par le directeur général ou le directeur de l'établissement proposé et sera soumise au règlement de location des installations du district, à moins qu'une dérogation n'ait été obtenue par écrit du directeur général et qu'une assurance appropriée n'ait été souscrite.

Les activités de collecte de fonds qui impliquent des stratégies de vente intensives ou qui exposent les étudiants et les autres participants à des risques de dommages corporels ou de responsabilité ne seront pas approuvées.

L'approbation ne doit pas être accordée pour des activités de collecte de fonds qui exposeraient l'école ou le district à un risque de perte financière ou de responsabilité en cas d'échec de l'activité.

Les activités de collecte de fonds de l'école et du district seront comptabilisées à l'aide des systèmes et procédures comptables établis de l'école et du district. Les dossiers relatifs aux efforts de collecte de fonds, y compris les rapports précis sur les niveaux de participation et les résultats financiers, seront accessibles aux parents, aux élèves et aux donateurs. Rien dans le présent document ne peut être interprété comme exigeant ou autorisant la divulgation d'informations personnelles identifiables protégées par la FERPA.

Les activités de collecte de fonds communautaires ne seront pas approuvées ou parrainées par le district ou ses écoles sans le consentement écrit exprès du directeur de l'école ou du surintendant du district. Les documents annonçant les activités de collecte de fonds communautaires peuvent être placés dans le bureau de l'école ou dans d'autres lieux désignés par le directeur de l'école ou le surintendant.

Critères de supervision

Tous les projets de collecte de fonds proposés doivent être soumis par écrit au directeur d'école ou au surintendant avant le début de toute activité de collecte de fonds. Les projets approuvés doivent être programmés tout au long de l'année scolaire afin d'éviter les conflits, la confusion et les pressions excessives liées à la collecte de fonds.

La supervision générale se fait sous la direction du directeur d'école ou du surintendant, la supervision spécifique étant assurée par un membre du corps enseignant ou un autre employé du district désigné par le directeur d'école ou le surintendant à cette fin.

Les fonds collectés ne doivent pas rémunérer directement ou indirectement un enseignant ou un employé du district scolaire par le biais de paiements directs ou indirects, de commissions ou de paiements en nature. Les fonds collectés peuvent être utilisés pour les déplacements des enseignants ou des employés du district scolaire qui superviseront ou chaperonneront les élèves lors de voyages approuvés par le district, à condition que l'utilisation prévue des fonds soit entièrement divulguée dans le cadre de la collecte de fonds.

Dons importants et campagnes de financement ou d'investissement de grande envergure

Comme le précisent les politiques et procédures d'achat du district, les directeurs d'école sont autorisés à percevoir des revenus et à effectuer des dépenses jusqu'à concurrence de $10 000. Toute collecte de fonds visant à obtenir des dons de la part de nombreux donateurs ou d'un groupe ou d'un individu sélectionné, dont l'objectif est de recueillir plus de dix mille dollars ($10 000), doit être approuvée par le surintendant et l'administrateur d'entreprise. Les collectes de fonds dont l'objectif est de recueillir plus de cinquante mille dollars ($50.000,00) doivent être approuvées par le conseil d'éducation du district scolaire de Provo City.

Les dons volontaires de particuliers ou d'organisations (tels que les clubs de supporters, les PTA, les PTOS, la Fondation du district, etc.) d'un montant supérieur à $10 000 doivent être approuvés par le surintendant. Les dons volontaires de particuliers ou d'organisations dépassant cinquante mille dollars ($50.000,00) doivent être approuvés par le Conseil d'éducation du district scolaire de Provo City. Le district encourage les dons importants à être faits par l'intermédiaire de la Fondation du district scolaire de Provo.

Les organisations et les écoles qui souhaitent obtenir l'approbation de dons importants ou d'importantes collectes de fonds (plus de $10 000) doivent soumettre au district toutes les informations demandées par le district ou son administrateur désigné avant que la demande ne soit prise en considération. Ces informations peuvent inclure (sans s'y limiter) des plans de bâtiments potentiels, des propositions de dénomination, des détails concernant la structuration des dons, des accords de paiement, des prêts ou des financements, ou toute autre information permettant au district d'évaluer et de déterminer avec précision les mérites de l'effort de collecte de fonds ou du don proposé. Les donateurs peuvent rester anonymes.

Le district se réserve le droit d'accorder une autorisation conditionnelle pour les dons ou les grandes collectes de fonds décrits dans cette section, y compris l'exigence que certaines conditions soient remplies avant qu'un don ne soit accepté ou qu'une grande collecte de fonds ne soit lancée.

Le district se réserve également le droit de contrôler ses biens, ses installations et ses ressources. Les améliorations proposées aux biens scolaires du district nécessiteront que le district gère et contrôle ces améliorations, et que le plan mis en œuvre prenne en compte la gestion de toute augmentation de l'entretien et/ou des coûts d'entretien requis par les améliorations proposées. Toutes les améliorations apportées aux biens appartenant au district doivent être conformes à la législation de l'État en matière de passation de marchés.

Le directeur du district doit approuver au préalable les panneaux, bannières ou autres formes de publicité de plus de 50 pieds carrés destinés à être placés à l'extérieur des installations ou des terrains du district.

Les écoles ne peuvent pas commencer une campagne de collecte de fonds ou accepter un don décrit dans cette section sans d'abord obtenir les approbations requises en vertu de cette section. Les représentants de l'école ne doivent pas donner d'assurances ou faire de promesses aux donateurs souhaitant faire des dons importants (tels que définis dans cette section) avant que le directeur général n'ait approuvé le don proposé.

L'administration du district fera tout son possible pour s'assurer qu'il n'y a pas d'inégalités significatives entre les écoles lors de l'acceptation des dons. Les dons qui créent des inégalités importantes peuvent être refusés ou le district se réserve le droit de répartir les dons de manière appropriée entre les écoles afin d'éviter les inégalités.

Possibilités et restrictions en matière de dénomination

Les installations physiques de toutes les écoles du district appartiennent et sont gérées par le district. Aucune partie d'une installation ou d'un équipement scolaire ne peut être nommée par ou pour un donateur sans le consentement écrit exprès du conseil d'administration. Le conseil d'administration, à sa seule discrétion, examinera les droits de dénomination des dons au cas par cas.

Tous les dons assortis de possibilités de dénomination doivent être accompagnés d'une lettre d'accord (ou d'un document similaire définissant les limites, les conditions et les détails du droit ainsi accordé).

Le district n'accorde que des possibilités de dénomination qui sont conformes à la mission et aux valeurs du district et de la communauté qu'il dessert, et ces possibilités doivent être en harmonie avec les objectifs éducatifs du district.

Compatibilité avec les autres politiques et réglementations du district

La décision du Conseil d'administration concernant les questions de conflit sera définitive dans le cas où une disposition de cette politique serait en conflit avec d'autres politiques du district scolaire de Provo déjà en place avant la date d'entrée en vigueur de cette politique ou qui pourraient être promulguées à une date ultérieure.

Références juridiques

Règle 277-113 du Conseil d'État de l'Utah
- Politiques budgétaires et responsabilité des LEA
Code de l'État de l'Utah 67-16
- Loi sur l'éthique des fonctionnaires et employés de l'Utah
Règle 277-407 du Conseil d'État de l'Utah
- Frais de scolarité

Approuvé

9 février 2021

Modifications techniques

12 novembre 2024