Last modified: mars 31, 2025

Politique 6810 : Politique de location des installations du district scolaire de Provo City

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Le Conseil d'éducation reconnaît que les installations et terrains des écoles publiques sont avant tout destinés à la mise en œuvre des programmes d'enseignement et des activités extrascolaires du district. Le conseil reconnaît en outre que les installations et terrains du district peuvent également être utilisés comme des installations communautaires pouvant être mises à la disposition des membres de la communauté en dehors des heures de classe, sous certaines conditions, dans la mesure où les installations du district sont disponibles.

There are significant costs, including personnel and supplies, that are incurred as District facilities are used.   All requests for rentals will be submitted to the District Facilities Department and should not be scheduled or approved directly through school staff. Principals will be consulted for all rental requests. Facility schedules and personnel availability will be considered in the processing of the request. All rental requests are subject to facility availability and can be canceled at any time in the event of a District conflict. Provo City School District will require all documents required for a rental to be submitted in a timely fashion. Documents include:

• Permis de location et accord d'indemnisation
• Assurance responsabilité civile

Les demandes de location doivent être soumises au moins 7 jours avant l'événement et seront acceptées jusqu'à 3 mois à l'avance. Les annulations effectuées au moins 48 heures avant l'événement prévu donnent droit à un remboursement intégral. Les remboursements seront effectués sous forme de chèque dans un délai de 7 à 10 jours ouvrables.

Le paiement intégral est dû pour la location demandée au moment de la soumission des documents.

Les écoles primaires ne seront pas louées après 21 heures. Les écoles secondaires ne seront pas louées après 22 heures. Aucune location pour la nuit n'est autorisée.

L'équipement du district doit être utilisé par du personnel autorisé du district. Aucune exception ne sera accordée et les locataires peuvent être tenus de fournir leur propre équipement si le personnel n'est pas disponible.

Les cuisines, les laboratoires d'informatique, les laboratoires techniques, les magasins, les salles de musculation, les équipements spécialisés, etc. ne pourront être utilisés dans aucun lieu.

Des restrictions peuvent être imposées à l'utilisation par la communauté lorsque des travaux d'entretien sont effectués sur les installations ou les terrains et/ou en raison de la nécessité de gérer les questions de sécurité. L'utilisation peut être restreinte s'il existe un risque prévisible de dommages à la propriété. Des restrictions peuvent être mises en place pour l'utilisation des terrains pendant les mois d'été dans toutes les écoles.

Les revenus de la location seront répartis entre le district (50%) et l'école qui loue (50%). Les revenus de la location seront placés sur un compte de l'école au sein du district et seront utilisés à la discrétion du directeur de l'école.

La destruction de tout ou partie des biens du district peut entraîner le renvoi aux autorités chargées de l'application de la loi.

L'autorisation d'utiliser les installations scolaires ne sera pas considérée comme une approbation de l'activité, du groupe ou de l'organisation.

Catégorie

• Voir la grille tarifaire pour les tarifs par catégorie

Catégorie 1 - Parti politique/Centre civique

• Les contrats de location, l'indemnisation et l'assurance responsabilité civile sont obligatoires.

Catégorie 2 - Organisations liées à l'école

• Les contrats de location, l'indemnisation et l'assurance responsabilité civile sont obligatoires.

• Programmes d'alimentation approuvés par les directeurs d'école.

• Programmes gérés par le personnel du district qui en assure la supervision.

•  Les locations à long terme liées à l'école peuvent être négociées séparément dans le cadre d'un accord inter-local. Les locations doivent toujours être programmées par le département des installations du district et seront approuvées au cas par cas.

Catégorie 3 - Organisations à but non lucratif/caritatives

• Les contrats de location, l'indemnisation et l'assurance responsabilité civile sont obligatoires.

• Les tarifs de location serviront à couvrir les dépenses liées au bâtiment, à fournir les fournitures nécessaires à l'entretien et à couvrir le temps de travail du personnel associé.

Catégorie 4 - Usage commercial

• Les contrats de location, l'indemnisation et l'assurance responsabilité civile sont obligatoires.

• En raison de la nature de l'utilisation et des frais d'exploitation des bâtiments du Provo City School District, les locations commerciales sont déconseillées. Les locations importantes et/ou permanentes qui pèsent sur les employés et les installations doivent être adressées à des agences commerciales professionnelles qui peuvent mieux répondre à leurs besoins.

Provo School District Facility Rental Price Schedule

Insurance -$1,000,000 Primary Liability per occurrence and $3,000,000 Aggregate Liability insurance is required. School Name (of intended use) and Provo School District should be listed as “Additional Insured” on a primary/noncontributory basis. You can contact any insurance carrier for this policy.

• Damages to any District Facility will be borne by the renting party.
• Computers, lab equipment, shop equipment, and maintenance equipment shall not be rented.
• Snow removal will be an additional cost when the rental supervisor calls on district maintenance for snow removal.

1. Contract Employee rate may be reduced with prior agreement or with the type or expertise of employee necessary for rental. Contracted employees include, but are not limited to, custodians, AV technicians, lighting technicians and administrative staff.
2. Rentals outside of normal operating hours or on non-school days, will incur a facility impact fee of $25/hr (fee not to exceed $125 per day), and additional personnel fees. Normal hours of operation are as follows:
   1. Elementary & Middle Schools 8am-5pm / High Schools 8am-10pm
3. Rentals during summer break (June, July, and August) will incur an Air Conditioning impact fee of $25/hr for each hour the A/C is in use. The A/C impact fee applies to Auditoriums, Cafeterias, and Gymnasiums, Large Area Classrooms and/or blocks of classrooms.
4. A District employee must be hired to operate scoreboards, electronics, sound systems, lighting equipment, and any other district owned equipment. No exceptions.
5. Non-Profit Organizations must provide an IRS 501 (C) (3) letter of determination.

Références juridiques

• Code de l'Utah 53A-3-413
  • Utilisation des bâtiments et terrains des écoles publiques comme centres civiques.

Approuvé par le conseil d'administration

• 10 février 2024

Révisé

• 12 novembre 2024

Formulaires et procédures connexes

• 6810 Procédure 1 Location d'installations par le district scolaire de Provo
• 6810 Formulaire 1 Demande d'utilisation des installations de l'école ou du district