Dernière modification : 23 août 2024

Politique n° 6022 Temps et efforts

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Temps et efforts

Le Provo City School District Board of Education s'engage à respecter les directives de l'État et du gouvernement fédéral en matière de subventions lors du suivi des dépenses liées à la paie. Les exigences administratives uniformes fédérales stipulent que les employeurs doivent disposer d'un cadre de contrôle interne pour assurer une comptabilité appropriée des fonds fédéraux affectés. Certains programmes de l'État exigent également une documentation supplémentaire sur les dépenses liées aux salaires, similaire aux exigences fédérales.

Les directeurs d'école ont la responsabilité de comprendre les directives relatives aux subventions restreintes et d'affecter les employés au programme approprié en fonction des restrictions de la subvention. Les directeurs d'école continueront à examiner les rapports mensuels sur les salaires afin de déterminer si les tâches des employés sont conformes aux restrictions de la subvention. Les affectations aux programmes doivent être modifiées régulièrement en fonction des besoins. 

Rapports sur le temps et l'effort

Tous les employés rémunérés en tout ou en partie par des fonds fédéraux, ou comme l'exigent les fonds de l'État, doivent conserver des documents spécifiques prouvant le temps qu'ils ont consacré aux activités liées à la subvention. (2 CFR § 200.430(i)(1)). 

Les employés à temps partiel utiliseront le système de chronométrage du district pour pointer aux postes appropriés. Les employés transfèrent les postes dans le système de chronométrage afin de suivre les affectations individuelles. Les employés examineront les heures travaillées à la fin de chaque période de paie et demanderont à leur superviseur direct d'apporter les modifications nécessaires en fonction des tâches réellement effectuées. Les feuilles de temps soumises seront considérées comme une confirmation que les heures travaillées sur les subventions sont correctes. Les feuilles de temps soumises seront considérées comme des documents officiels. L'approbation du superviseur supposera une rémunération exacte basée sur les objectifs de coûts approuvés.

Les services commerciaux fourniront des attestations de paie pour les employés à temps partiel chaque mois, une fois que la paie aura été effectuée. Les attestations de paie seront examinées par les directeurs de subventions et soumises avec les demandes de remboursement de subventions.

Les employés à temps plein devront remplir des attestations de paie deux fois par an pour que les directeurs de subventions puissent les examiner. Les directeurs d'école sont chargés d'examiner les rapports de paie mensuels pour vérifier que les codes de compte sont corrects.

Rapports de certification des salaires

Les rapports de certification des salaires pour les employés à temps plein et à temps partiel comprendront le nom de l'employé, son poste, son lieu de travail, tous les programmes pour lesquels il a été payé et le pourcentage de temps associé à chaque programme. Les rapports de certification des salaires seront signés par un superviseur de la subvention ou par un employé des services commerciaux familiarisé avec les exigences de la subvention.

Approuvé par le Conseil d'éducation :

30 avril 2024

Procédures et formulaires