Dernière modification : 20 août 2024

Politique n° 1420 Réunions du conseil d'administration par communication électronique

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Réunions du conseil d'administration par communication électronique 

Réunions électroniques autorisées  

Le conseil d'administration autorise la tenue de ses réunions par voie électronique, conformément à la présente politique. Sauf indication contraire dans la présente politique, les autres politiques régissant les réunions du conseil d'administration (relatives à la notification, aux réunions ouvertes au public et à d'autres questions) s'appliquent également aux réunions du conseil d'administration tenues par voie électronique. 

Définitions  

Les termes suivants sont utilisés dans la présente politique : 

1. Lieu d'ancrage : Lieu physique désigné d'où part la réunion électronique ou auquel les participants sont connectés.
2. Réunion électronique : Une réunion à laquelle certains ou tous les membres du conseil d'administration assistent par le biais d'une connexion électronique vidéo, audio ou à la fois vidéo et audio.
3. Avis électronique : Courriel, texte, télécopie ou autre moyen de communication électronique.

Demande d'un membre pour une réunion électronique 

Une réunion du conseil d'administration ne peut se tenir sous forme électronique qu'à la demande d'un membre du conseil d'administration. Dans la mesure du possible, la demande doit être faite au moins trois jours avant la date prévue pour la réunion du conseil d'administration, afin que les dispositions nécessaires puissent être prises pour la réunion électronique. 

Convocation des membres du conseil d'administration à une réunion électronique  

Une fois la réunion électronique programmée, et au moins 24 heures avant la réunion, les membres du conseil d'administration sont informés de la réunion électronique et de la manière dont les membres du conseil d'administration seront connectés à la réunion. 

Emplacement de l'ancre 

Le point d'ancrage de la réunion électronique est généralement situé dans le bâtiment où la réunion du conseil d'administration se serait tenue si elle n'avait pas été organisée par voie électronique. 

À moins que les conditions requises pour la tenue d'une réunion électronique sans point d'ancrage n'aient été remplies, la Commission met à la disposition des membres du public un espace et des installations au point d'ancrage pour qu'ils puissent assister aux parties ouvertes de la réunion.

Réunions électroniques sans lieu d'ancrage

Le conseil d'administration peut tenir une réunion électronique sans lieu d'ancrage si tous les membres du conseil d'administration participent à distance par le biais d'une connexion électronique vidéo, audio ou à la fois vidéo et audio, à moins que le conseil d'administration ne reçoive une demande écrite au moins 12 heures avant la réunion pour fournir un lieu d'ancrage aux membres du public afin qu'ils puissent assister aux parties ouvertes.

Le conseil d'administration peut également tenir une réunion électronique sans lieu d'ancrage si le président du conseil d'administration estime que 

1. La tenue de la réunion dans un lieu d'ancrage présente un risque substantiel pour la santé ou la sécurité des personnes présentes ou qui seraient autrement présentes dans le lieu d'ancrage, ou
2. Le lieu où le conseil se réunirait normalement a été interdit au public pour des raisons de santé ou de sécurité.

L'avis public de la réunion doit comprendre une description de la décision du président du conseil d'administration et un résumé des faits sur lesquels elle est fondée, ainsi que des informations sur la manière dont un membre du public peut participer à la réunion à distance par des moyens électroniques. La décision de risque important pour la santé ou la sécurité expire 30 jours après la date à laquelle le président l'a prise.

Au cours d'une réunion électronique avec un point d'ancrage, lorsque le conseil d'administration a mis en place des moyens permettant aux membres du public qui ne sont pas physiquement présents au point d'ancrage de participer à la réunion à distance par des moyens électroniques, le point d'ancrage peut être fermé et la réunion peut se poursuivre sans point d'ancrage si le président du conseil d'administration détermine que la poursuite de la réunion avec un point d'ancrage présente un risque substantiel pour la santé ou la sécurité des personnes présentes au point d'ancrage, annonce cette décision au cours de la réunion et résume les faits qui ont motivé cette décision.

Détermination du quorum lors d'une réunion électronique

Pour déterminer si le quorum est atteint lors d'une réunion électronique, on compte tous les membres qui sont présents au point d'ancrage (si la réunion a un point d'ancrage) ou qui sont connectés à la réunion par la méthode prévue pour la participation à distance à la réunion.

Accès du public aux réunions électroniques

Un espace et des installations doivent être prévus sur le lieu d'ancrage d'une réunion électronique du conseil d'administration pour permettre aux membres du public d'assister et de suivre la réunion électronique (à l'exception des parties de cette réunion qui ont été dûment fermées au public par le conseil d'administration). Si la réunion du conseil d'administration est une réunion au cours de laquelle les commentaires du public sont acceptés, l'espace et les installations doivent également permettre aux membres du public de participer à la réunion électronique.

Les membres du public ne peuvent pas demander une réunion électronique et n'ont pas le droit d'être connectés à distance à une réunion du conseil d'administration, sauf dans les cas prévus par la présente politique pour les réunions sans lieu d'ancrage.

Références juridiques

Code de l'Utah § 52-4-207 (2024)

Accès du public aux réunions électroniques 

Approuvé par le Conseil d'éducation :

13 août 2013

Révisé et approuvé par le Conseil :

8 février 2022 

Révisé et approuvé par le Conseil :

13 août 2024

Procédures et formulaires