Última modificación: 20 de agosto de 2024

Política nº 1420 Reuniones de la Junta vía comunicación electrónica

• Descargar la Política nº 1420 Reuniones de la Junta a través de comunicaciones electrónicas 

Reuniones del Consejo por vía electrónica 

Reuniones electrónicas autorizadas  

El Consejo autoriza que sus reuniones se celebren por medios electrónicos, tal y como se establece en esta política. A menos que se indique específicamente en esta política, las demás políticas que rigen las reuniones del Consejo (relativas a la notificación, las reuniones abiertas al público y otros asuntos) también se aplican a las reuniones del Consejo celebradas a través de medios electrónicos. 

Definiciones  

En esta política se utilizan los siguientes términos: 

1. Lugar de anclaje: Ubicación física designada desde la que se origina la reunión electrónica o a la que se conectan los participantes.
2. Reunión electrónica: Reunión a la que asisten algunos o todos los miembros del Consejo a través de una conexión electrónica de vídeo, audio o ambas.
3. Notificación electrónica: Correo electrónico, texto, fax u otros medios de comunicación electrónica.

Solicitud requerida por parte de los miembros para realizar una reunión electrónica 

Una reunión del Consejo sólo puede celebrarse por vía electrónica a petición de un miembro del Consejo. En la medida de lo posible, la solicitud deberá presentarse al menos tres días antes de la fecha prevista para la reunión, a fin de que puedan adoptarse las disposiciones necesarias para la reunión electrónica. 

Notificación a los miembros de la Junta de una reunión electrónica  

Una vez programada una reunión electrónica, y al menos 24 horas antes de la reunión, se notificará a los miembros de la Junta la celebración de la reunión electrónica y se les informará de cómo se conectarán los miembros de la Junta a la reunión. 

Ubicación del ancla 

El lugar de anclaje de la reunión electrónica será normalmente el edificio en el que se habría celebrado la reunión del Consejo si no se hubiera celebrado electrónicamente. 

A menos que se hayan cumplido los requisitos para celebrar una reunión electrónica sin un lugar de anclaje, la Junta proporcionará espacio e instalaciones en el lugar de anclaje para que los miembros del público asistan a las partes abiertas de la reunión.

Reuniones electrónicas sin sede fija

La Junta podrá celebrar una reunión electrónica sin un lugar de anclaje si todos los miembros de la Junta asisten a distancia a través de una conexión electrónica de vídeo, audio o tanto de vídeo como de audio, a menos que la Junta reciba una solicitud por escrito al menos 12 horas antes de la reunión para proporcionar un lugar de anclaje para que los miembros del público asistan a las partes abiertas.

La Junta Directiva también puede celebrar una reunión electrónica sin ubicación fija si el presidente de la Junta Directiva determina que 

1. La celebración de la reunión en un lugar ancla supone un riesgo sustancial para la salud o la seguridad de las personas presentes o que de otro modo estarían presentes en el lugar ancla, o
2. Se ha ordenado el cierre al público del lugar donde normalmente se reuniría la Junta por motivos de salud o seguridad.

La convocatoria pública de la reunión debe incluir una descripción de la determinación del presidente de la Junta y un resumen de los hechos en los que se basa, junto con información sobre cómo un miembro del público puede participar en la reunión a distancia por medios electrónicos. La determinación de riesgo sustancial para la salud o la seguridad expira 30 días después del día en que el presidente la adopta.

Durante el transcurso de una reunión electrónica con una ubicación de anclaje en la que la Junta ha proporcionado medios por los cuales los miembros del público que no están físicamente presentes en la ubicación de anclaje pueden participar en la reunión de forma remota por medios electrónicos, la ubicación de anclaje puede cerrarse y la reunión puede continuar sin una ubicación de anclaje si el presidente de la Junta determina que continuar llevando a cabo la reunión con una ubicación de anclaje presenta un riesgo sustancial para la salud o la seguridad de los presentes en la ubicación de anclaje, anuncia esa determinación durante la reunión, y establece un resumen de los hechos sobre los que se toma la determinación.

Determinación del quórum en una reunión electrónica

Para determinar si hay quórum durante una reunión electrónica, se cuentan todos los miembros presentes en el lugar de anclaje (si la reunión tiene un lugar de anclaje) o conectados a la reunión por el método previsto para la participación a distancia en la reunión.

Acceso público a las reuniones electrónicas

En el lugar donde se celebre una reunión electrónica de la Junta Directiva se dispondrá de espacio e instalaciones para que el público pueda asistir a la reunión electrónica y seguirla (salvo en las partes de la reunión que la Junta Directiva haya cerrado debidamente al público). Si en la reunión del Consejo se aceptan comentarios del público, el espacio y las instalaciones también deberán permitir que los miembros del público participen en la reunión electrónica.

Los miembros del público no pueden solicitar una reunión electrónica y no tienen derecho a conectarse a distancia a una reunión del Consejo, salvo en los casos previstos en esta política para las reuniones sin lugar de anclaje.

Referencias legales

Código de Utah § 52-4-207 (2024)

Acceso público a las reuniones electrónicas 

Aprobado por la Junta Directiva de Educación:

13 de agosto de 2013

Revisado y aprobado por la Junta Directiva:

8 de febrero de 2022 

Revisado y aprobado por la Junta Directiva:

13 de agosto de 2024

Procedimientos y formularios