Última modificación: 4 de octubre de 2024

Política nº 6060: Auditoría

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El alcance de la auditoría abarca el examen y la evaluación de la adecuación y la eficacia del sistema de control interno de la organización y la calidad del rendimiento en el desempeño de las responsabilidades asignadas.

Esta política proporciona orientación sobre la selección y contratación de una empresa de contabilidad independiente para que emita dictámenes y/o informes sobre los estados financieros del Distrito, el control interno sobre los informes financieros y el cumplimiento de las leyes, reglamentos, contratos y subvenciones federales y estatales.

La política también proporciona orientación sobre las necesidades de auditoría interna y las revisiones internas.

Comité de Auditoría

La Junta de Educación establecerá un comité de auditoría del distrito como comité permanente de la junta y nombrará a los miembros del comité y reemplazará a dichos miembros de vez en cuando. El comité estará compuesto por tres miembros de la Junta de Educación y dos miembros de la comunidad que tengan el carácter y las calificaciones apropiadas, pero que no sean administradores u otros empleados del distrito. En el sitio web del distrito se publicarán los nombres y datos de contacto de los miembros del Consejo y de la comunidad que formen parte del comité de auditoría y de la auditoría anual.

Los miembros de la comunidad actuarán como miembros del comité de auditoría durante un periodo de 2 (dos) años. Los nuevos miembros del comité serán elegidos por los miembros del consejo que formen parte del comité de auditoría o por el administrador de la empresa o el superintendente.

Se proporcionará a los miembros del comité de auditoría formación sobre los requisitos de los auditores internos, tal y como se indica en el Título 53G, Capítulo 7, Parte 4 del Código de Utah y en la Normativa Administrativa R277-113-4 de Utah.

El comité de auditoría tendrá las siguientes responsabilidades

• Garantizar que el Distrito obtenga todas las auditorías, procedimientos acordados, compromisos e informes financieros exigidos por el Código de Utah.
• Garantizar que la administración del Distrito resuelva oportunamente las medidas correctoras de los hallazgos, preocupaciones, problemas y excepciones comunicados por auditores externos independientes, auditores internos u otros organismos reguladores.
• Presentar al Consejo de Educación, según proceda, la información y los informes de las reuniones del comité de auditoría.
• Recibir, según proceda, los informes de las revisiones, supervisiones o investigaciones financieras llevadas a cabo por la administración del Distrito y garantizar que se adoptan las medidas correctivas oportunas en el momento oportuno.
• Con respecto a los encargos realizados por un auditor externo independiente, el Comité de Auditoría del distrito deberá
  • Gestionar el proceso de contratación y calidad de las auditorías de conformidad con el código de contratación del Estado.
  • Garantizar que el auditor externo independiente tenga acceso a comunicarse directamente con el comité de auditoría.
  • Revisar los desacuerdos entre los auditores externos independientes y la administración del Distrito
  • Considerar las respuestas del Distrito a las auditorías o procedimientos acordados
  • Determinar el alcance y los objetivos de otros servicios distintos de la auditoría, según sea necesario.
• Establecer un programa de auditoría interna que proporcione servicios de auditoría interna para los programas administrados por el distrito.
• Asesorar al Consejo de Educación en el nombramiento de un director de auditoría o en la contratación de servicios de auditoría interna.
• Realizar o asesorar al Consejo de Educación en una evaluación anual del director de auditoría o de los contratistas que prestan servicios de auditoría interna.
• Priorizar el plan de auditoría interna en función del riesgo, recibir actualizaciones periódicas sobre el plan de auditoría interna y el progreso del proyecto de auditoría interna, recibir los informes finales de auditoría interna de los auditores internos o de los contratistas que prestan servicios de auditoría interna, y proporcionar un foro independiente para que los auditores internos, los contratistas de auditoría interna y otros organismos reguladores informen de los hallazgos de fraude, despilfarro, abuso, incumplimiento o deficiencias de control, en particular si está implicada la administración del Distrito.
•  garantizar que el director de auditoría del Consejo de Educación del Estado, la Oficina del Auditor del Estado o la Oficina del Auditor General Legislativo dispongan, previa solicitud, de copias de todos los informes de los resultados de auditoría emitidos por los auditores internos
• garantizar que las cuestiones de auditoría significativas que no puedan ser tratadas adecuadamente por los auditores internos se remitan al director de auditoría del Consejo Estatal de Educación, a la Oficina del Auditor del Estado o a la Oficina del Auditor General Legislativo

Auditor financiero independiente

El objetivo de una auditoría financiera independiente es evaluar el sistema de controles internos del distrito y certificar que no existe ningún error material en el informe financiero anual.

Proceso de selección

Se seleccionarán auditores financieros independientes para realizar auditorías anuales a través de un proceso competitivo al menos cada cinco años. Los contratos se adjudicarán por un periodo de tres años, con una opción de prórroga de dos años.

El comité de selección estará compuesto por el Comité de Auditoría, el Administrador de Empresas y el Director de Contabilidad.

Alcance de la auditoría externa

Los auditores externos realizarán las auditorías de conformidad con los Principios Contables Generalmente Aceptados (GAAP), la Guía de Cumplimiento del Estado de Utah (Oficina del Auditor del Estado), la Auditoría Única Federal (Circular OMB A133) y otros requisitos de auditoría federales, estatales y locales.

Los auditores externos revisarán el Informe Financiero Anual Global (CAFR) en lo que respecta a las normas de auditoría financiera.

Los auditores externos son responsables de la emisión de todas y cada una de las opiniones requeridas, los informes de control interno y cumplimiento y las cartas de gestión en relación con la auditoría de los estados financieros. El distrito prestará asistencia a los auditores externos con el fin de elaborar estados financieros puntuales y precisos, así como los correspondientes dictámenes e informes de auditoría.

Auditoría interna

El objetivo de una auditoría interna es evaluar y mejorar la eficacia de los procesos de gobernanza, gestión de riesgos y control. La función de auditoría interna se ajustará al código del Estado de Utah.

A menos que los recursos del distrito y las necesidades de auditoría interna justifiquen un miembro del personal de auditoría interna, la función de auditoría interna del distrito se subcontratará a profesionales contables cualificados. La selección de la empresa correrá a cargo del comité de auditoría.

El auditor interno informa al Comité de Auditoría y, en última instancia, al Consejo de Educación. El trabajo del auditor interno estará determinado principalmente por una evaluación de riesgos elaborada por el auditor interno y aprobada por el Comité de Auditoría al menos una vez al año.

El Auditor Interno deberá:

• Notificar inmediatamente al Comité de Auditoría y al Consejo cualquier irregularidad o deficiencia grave descubierta en el proceso de auditoría o cualquier impedimento o conflicto para llevar a cabo una auditoría según las instrucciones del Consejo.
• presentar un informe escrito al Comité de Auditoría y al Consejo sobre cada auditoría autorizada en un plazo razonable tras la finalización de la auditoría
• garantizar que las auditorías se realizan de conformidad con las normas profesionales de auditoría, como las publicadas por el Institute of Internal Auditors, Inc., el American Institute of Certified Public Accountants y, cuando así lo exijan otras leyes, reglamentos, acuerdos, contratos o políticas, de conformidad con las Government Auditing Standards, publicadas por el Contralor General de los Estados Unidos.
• informar a la Oficina del Auditor General Legislativo o a la Oficina del Auditor del Estado sobre cuestiones de auditoría significativas que no puedan ser tratadas adecuadamente por el Comité de Auditoría y la Junta.
• informar trimestralmente al pleno del Consejo de aquellos asuntos que puedan exponer al Consejo, al Superintendente o a la USOE a responsabilidades o litigios
• realizar al menos una vez al año una evaluación de riesgos de todo el sistema de educación pública e informar de los resultados al Comité de Auditoría
• asistir regularmente a las reuniones del Consejo o revisar las actas de las mismas

Revisiones internas

El propósito de las revisiones internas es determinar si los procesos en curso para controlar las operaciones fiscales y administrativas en todo el Distrito están adecuadamente diseñados y funcionan de manera eficaz. Las revisiones incluyen:

• Fiabilidad e integridad de la información financiera
• Cumplimiento de políticas, procedimientos, planes, leyes y reglamentos
• Salvaguardia de activos

Los recursos del distrito no permiten disponer de un departamento/personal de auditoría interna. Por lo tanto, además de la auditoría interna externa mencionada anteriormente, el Departamento Comercial realizará revisiones limitadas y aleatorias de los datos y controles financieros en el transcurso de sus actividades cotidianas para garantizar que las acciones de los empleados se ajusten a las políticas y procedimientos financieros del Distrito y a las leyes y reglamentos aplicables.

Cuando las revisiones financieras rutinarias o los resultados de la auditoría financiera anual lo justifiquen, la oficina comercial contratará revisiones de auditoría adicionales o una ampliación del alcance de la auditoría financiera. El alcance de la revisión de auditoría se determinará en función de las circunstancias y los posibles problemas planteados.

Los resultados de las revisiones de auditoría adicionales o de una ampliación del alcance de la auditoría se comunicarán al superintendente y a otros departamentos del Distrito a medida que las conclusiones lo justifiquen.

Referencias/Reglamentos

• Norma R277-425 del Consejo Estatal
• Norma R277-113 del Consejo Estatal
• Norma R277-116 del Consejo Estatal
• Guía de cumplimiento legal del Estado de Utah (Oficina del Auditor del Estado)
• Consejo de Normas de Contabilidad Gubernamental (GASB)
• Circular OMB A-133 (auditoría única)
• Código del Estado de Utah 51-2a, 53A-3
• Código del Estado de Utah 53G-7-401
• Código del Estado de Utah 53G-7-402

Aprobado por el Consejo de Educación

10 de septiembre de 2024