Última modificación: 23 de agosto de 2024

Norma nº 6022 Tiempo y esfuerzo

• Descargar la Política nº 6022 Tiempo y Esfuerzo

Tiempo y esfuerzo

La Junta de Educación del Distrito Escolar de la Ciudad de Provo se compromete a seguir las pautas de subvenciones estatales y federales al realizar el seguimiento de los gastos relacionados con la nómina. Los Requisitos Administrativos Uniformes Federales establecen que los empleadores deben tener un marco de controles internos para asegurar la contabilidad apropiada de los fondos federales restringidos. Algunos programas estatales también requieren documentación adicional sobre los gastos de nómina similar a los requisitos federales.

Los directores tienen la responsabilidad de comprender las directrices sobre subvenciones restringidas y asignar a los empleados al programa adecuado en función de las restricciones de las subvenciones. Los directores seguirán revisando los informes mensuales de nóminas para determinar si las funciones de los empleados se ajustan a las restricciones de las subvenciones. Los cambios en las asignaciones a los programas deben hacerse con regularidad a medida que surjan las necesidades. 

Informes sobre tiempo y esfuerzo

Todos los empleados remunerados total o parcialmente con fondos federales, o con fondos estatales, deben conservar documentos específicos que demuestren el tiempo que han dedicado a las actividades de la subvención. (2 CFR § 200.430(i)(1)). 

Los empleados a tiempo parcial utilizarán el sistema de control horario del Distrito para fichar en los puestos de trabajo correspondientes. Los empleados transferirán los puestos de trabajo dentro del sistema de control horario para realizar un seguimiento de las asignaciones de trabajo individuales. Los empleados revisarán el tiempo trabajado al final de cada período de pago y solicitarán a su supervisor directo cualquier cambio basado en las asignaciones de trabajo reales. La presentación de los partes de horas se considerará una confirmación de que el tiempo trabajado en las subvenciones es correcto. Los partes de horas se considerarán documentos oficiales. La aprobación del supervisor supondrá una remuneración exacta basada en los objetivos de costes aprobados.

Los Servicios Empresariales proporcionarán certificaciones de nómina para los empleados a tiempo parcial cada mes una vez que se haya completado la nómina. Los certificados de nómina serán revisados por los directores de las subvenciones y se presentarán junto con las solicitudes de reembolso de subvenciones.

Los empleados a tiempo completo tendrán que rellenar semestralmente los certificados de nóminas para que los revisen los directores de las subvenciones. Los directores son responsables de revisar los informes mensuales de nóminas para verificar que los códigos contables son correctos.

Informes de certificación de nóminas

Los informes de certificación de nóminas de los empleados a tiempo completo y parcial incluirán el nombre del empleado, el puesto, la ubicación, todos los programas desde los que se paga y el porcentaje de tiempo asociado a cada programa. Los informes de certificación de nóminas serán firmados por un supervisor de la subvención o un empleado de Servicios Empresariales familiarizado con los requisitos de la subvención.

Aprobado por la Junta Directiva de Educación:

30 de abril de 2024

Procedimientos y formularios