Última modificación: 7 de abril de 2025

Póliza 6230 Compensación por prendas de vestir

Descargar la política 6230 de compensación por ropa

Propósito

Proporcionar una norma razonable y equitativa para las asignaciones para ropa a los empleados y voluntarios dentro de los departamentos que tienen asignaciones para ropa, alinearse con las directrices fiscales del IRS para la tributación de las asignaciones para ropa y definir cómo trata el Distrito las asignaciones para ropa a efectos del impuesto sobre la renta y la seguridad social.

Definiciones

Uniforme(s) o ropa - a efectos de esta política, uniforme(s) o vestimenta se refiere a una prenda identificativa para un empleado, que se exige como condición de empleo o voluntariado, y que no puede llevarse o adaptarse al uso general como ropa ordinaria. No se refiere a códigos de vestimenta o estandarización de la apariencia de los empleados.
Asignación - los pagos efectuados en virtud de esta política en concepto de uniformes o prendas de vestir, tanto si se pagan directamente a los empleados a través de la nómina, como si se reembolsan a los empleados.

Directrices del IRS - Tributación de las indemnizaciones por prendas de vestir

En general, las directrices del IRS exigen que las cantidades abonadas a los empleados o voluntarios en concepto de uniformes o ropa tributen como prestaciones complementarias, a menos que se cumplan determinadas condiciones. Estas condiciones están relacionadas con el uso que hace el empleado de los artículos y con el hecho de que el Distrito exija al empleado que justifique la asignación. El IRS se refiere a este requisito de justificación como un Plan responsableque exige que el empleado verifique en un plazo razonable la fecha, hora, lugar, importe y finalidad profesional del gasto. La comprobación suele hacerse mediante pruebas documentales, como facturas, recibos, cheques cancelados o elementos similares.

Basándose en las directrices del IRS en el Guía de prestaciones complementarias imponiblesuna asignación o pago para ropa es NO se considera imponible si:

Llevar la prenda es una condición de empleo,
No se lleva para uso general (y no es adaptable al uso general), y
El Distrito exige que el empleado justifique la asignación (en el marco de un Plan Contable).

Directrices de distrito

Cada departamento o centro escolar que proporcione o pague un uniforme o ropa a los empleados puede optar por:

Conceder una ayuda anual para la compra, el uso o el mantenimiento del uniforme o de la ropa (pagada a través de la nómina). considerado imponible); o
Proporcionar fondos para reembolsar al empleado la compra, el uso o el mantenimiento del uniforme o la ropa con arreglo a un método que cumpla las normas de un Plan Contable del IRS (considerados no imponibles); o
Comprar ropa para el empleado y expedirla como uniforme o ropa (considerados no imponibles).

La recaudación de fondos y las donaciones de fondos y ropa se consideran proporcionadas por el Distrito o la escuela y están sujetas a la Política del Distrito.

La ropa proporcionada, la asignación para ropa y la asignación para uniformes combinadas no pueden superar los siguientes importes $190.00 por cada empleado que cumpla los requisitos al año.

Los alumnos no deben en ningún caso pagar tasas más elevadas ni recaudar fondos para la ropa, los uniformes o las dietas de los empleados.