Última modificación: 27 de marzo de 2025

Política 6140 Política de cuentas por cobrar

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Los Departamentos dentro del Distrito Escolar de Provo ocasionalmente facturarán por servicios realizados a entidades fuera de la Oficina del Distrito. Las cuentas por cobrar representan el dinero que se recibirá por esos servicios. La Oficina de Negocios es en última instancia responsable de reportar con exactitud todos los ingresos recibidos y esperados. Cualquier pregunta con respecto a esta política puede ser dirigida a la Oficina de Negocios del Distrito Escolar de Provo.

Propósito

El propósito de la política de Cuentas por Cobrar es proporcionar información precisa y oportuna con respecto al dinero que se le debe al Distrito Escolar de Provo y los ingresos que deben contabilizarse de acuerdo con las normas gubernamentales y contables. Esta política cubrirá todos los departamentos dentro del Distrito Escolar de Provo y proveerá una factura uniforme de Cuentas por Cobrar generada por el programa de contabilidad del distrito y permitirá un reporte preciso de los ingresos recibidos. Las cuentas por cobrar de estudiantes a nivel escolar están exentas de esta política.

Artículos que se facturan

A continuación se definen los conceptos que deben facturarse.

Política

Será necesario generar una factura por cualquier servicio realizado que se facturará a cualquier entidad fuera del Distrito Escolar de Provo.
Será necesario generar una factura por los servicios que se facturarán a las escuelas o socios del Distrito Escolar de Provo cuando se reciba un cheque o dinero en efectivo. No será necesario facturar los servicios prestados que se transfieran entre cuentas del distrito (asiento en el libro diario).
Deberá generarse una factura para cualquier sobrepago de Cuentas a Pagar. La mayoría de los proveedores no reembolsarán los pagos en exceso hasta que se haya enviado una factura o carta. Esto ayudará a realizar un seguimiento de los pagos totales, incluidos los reembolsos, de todos los proveedores.
Todos los pagos regulares recibidos por cualquier departamento o escuela, a excepción de las cuentas por cobrar (pagos de arrendamientos, alquileres, primas de seguros, pagos del ROTC) deben establecerse en Cuentas por Cobrar. Las facturas no se enviarán necesariamente a cada beneficiario, pero una contabilidad exacta del dinero adeudado, que pueda seguirse a lo largo del año, es importante a efectos de presentación de informes.
Las subvenciones federales, estatales y locales se registrarán en Cuentas por Cobrar cada mes a medida que se efectúen las reclamaciones. Esto ayudará a conciliar el dinero recibido por cheque, en la nota de asignación del distrito cada mes, y con las acumulaciones al final del año fiscal.
Los artículos que NO necesitan que se generen facturas incluyen las cuotas de las clases, el almuerzo escolar y las actividades escolares.

Responsabilidades del departamento

Los departamentos del Distrito Escolar de Provo que generen facturas con regularidad introducirán la información directamente en el sistema de contabilidad del distrito (véanse los procedimientos adjuntos). El acceso y la formación serán proporcionados por la Oficina de Negocios para ayudar a los departamentos en su facturación.

Los departamentos dentro del Distrito Escolar de Provo que no generan facturas regulares sino que sólo envían facturas ocasionales, llenarán el formulario de Cuentas por Cobrar del Distrito (ver procedimientos adjuntos) y enviarán el formulario completo a la Oficina de Negocios.

Todos los pagos de facturas serán recibidos directamente por la Oficina Comercial e ingresados en la cuenta bancaria del Distrito.

Documentación de apoyo

Todas las facturas de Cuentas por Cobrar enviadas deben tener documentación de respaldo. Los departamentos que introducen sus propias cuentas por cobrar en el sistema de contabilidad del distrito deberán enviar la documentación de respaldo a la Oficina Comercial. Esta documentación de respaldo se utilizará para conciliar los cargos ingresados con los pagos recibidos. Cualquier solicitud enviada a la Oficina Comercial en el formulario de Cuentas por Cobrar del Distrito deberá tener adjunta la documentación de respaldo.

Aprobado por la Junta Directiva

Aprobado: 9 de septiembre de 2008 Revisado: 31 de julio de 2008