Última modificación: 7 de abril de 2025

Política 6130 Efectivo y cobros

Descargar la Política 6130 Efectivo y cobros

Propósito

El propósito de la política de recibos/efectivo es 1) salvaguardar los activos del Distrito 2) proporcionar información precisa y oportuna y 3) registrar los ingresos apropiadamente según las normas gubernamentales y contables. Esta política se aplica a todos los departamentos y escuelas del Distrito Escolar de Provo. (Los procedimientos para las Oficinas del Distrito así como para las Escuelas están disponibles en el sitio web de la Oficina de Negocios).

Consulte la política de recaudación de fondos 6110 para las donaciones y los recibos de eventos de recaudación de fondos.

Oficina de distrito

Los Departamentos dentro del Distrito Escolar de Provo ocasionalmente cobrarán por servicios realizados a entidades fuera de la Oficina del Distrito. Si no se factura a través de la Cuenta por Cobrar, se recibe efectivo o alguna forma de pago por estos servicios. La Oficina de Negocios es responsable en última instancia de reportar con exactitud todos los ingresos recibidos y esperados. Cualquier pregunta con respecto a esta política puede ser dirigida a la Oficina de Negocios del Distrito Escolar de Provo.

Responsabilidades del Departamento D.O.

Los departamentos dentro de la oficina del Distrito enviarán todas las transacciones en efectivo/cheque/tarjeta de crédito al Cajero del Distrito. La única excepción son los Servicios Estudiantiles, que pueden recibir fondos de los clientes y remitirlos al Cajero al final del día.

Si el pago corresponde a una cuenta por cobrar previamente facturada, deberá remitirse al cajero para que lo aplique a la facturación correspondiente el mismo día en que se reciba. Incluya el número de factura AR para la correcta aplicación del pago.

Escuelas

Las escuelas cobran por diversas cuotas de clases, libros, inscripción y recaudan fondos para actividades en la escuela. Si no se factura a través de la Cuenta por Cobrar, se recibe efectivo o alguna forma de pago por estos servicios. El director del colegio y la secretaria de finanzas son los responsables últimos de informar con exactitud de todos los ingresos recibidos y previstos. Cualquier pregunta con respecto a esta política puede ser dirigida a la Oficina de Negocios del Distrito Escolar de Provo.

Responsabilidades del Director/Secretario Financiero

Los directores son responsables de proporcionar a la secretaría de la escuela el plan de cuotas vigente. Las cuotas de los alumnos se establecerán en TES bajo el nombre de cada alumno utilizando el plan de cuotas apropiado. Así, cualquier cuota que un alumno deba a la escuela por clases/actividades será rastreada apropiadamente. La secretaria financiera es responsable de recibir los pagos en TES, y crear el depósito para el banco (ver procedimientos para más detalles.)

Responsabilidades de los empleados escolares

Los empleados de la escuela deberán enviar TODAS las transacciones en efectivo/cheques/tarjetas de crédito al cajero/secretario de finanzas de la escuela. Los empleados que no sean la secretaria de finanzas no deberán aceptar pagos de los alumnos, a excepción de las excursiones de Primaria que implican una donación mínima. En este caso, el profesor deberá llevar un registro de los pagos realizados por los alumnos y remitirlo diariamente a la secretaría del colegio para su ingreso.

Si el pago corresponde a una cuenta por cobrar previamente facturada, deberá remitirse al cajero para que lo aplique a la facturación correspondiente el mismo día en que se reciba.

Oficina del distrito y escuelas

Todos los cheques en efectivo y otros recibos deben ser depositados diariamente y deben ser depositados a más tardar tres días hábiles después de recibirlos según la ley estatal. Todos los cheques recibidos deben ser escritos a Provo City School District o la escuela que recibe el cheque.

Caja chica

La caja chica del Distrito se guarda en la caja de la Oficina del Distrito. La caja chica puede ser guardada por otros departamentos del Distrito y la OFICINA PRINCIPAL de la Escuela para usos varios y debe cumplir con lo siguiente:

Todos los fondos e importes de la caja chica deben ser aprobados por el director de contabilidad
El total de la Caja Menor disponible no excederá de $50 a menos que lo apruebe el Director de Contabilidad.
No se utilizará para recibir dinero por servicios prestados (sólo se podrán hacer cambios con cargo a la caja para gastos menores para las tasas correspondientes a $5).
Se contabilizarán en una cuenta de anticipos con una conciliación mensual (véanse los procedimientos de la cuenta de anticipos).
Deberá guardarse en un lugar seguro/cerrado 6. Los "fondos de cambio" se consideran caja chica y siguen las políticas y procedimientos de la caja chica.

De conformidad con el Código del Estado de Utah, todos los recibos deben depositarse en el plazo de tres días hábiles desde su recepción.

Aprobado por la Junta Directiva

18 de enero de 2009

Revisado: 1 de julio de 2012