Última modificación: 26 de noviembre de 2024

Normativa 6110: Donaciones y recaudación de fondos

Descargar la Política 6110: Política de donaciones y recaudación de fondos

Propósito

La Política de Donaciones y Recaudación de Fondos del Distrito Escolar de Provo fomenta las asociaciones comunitarias que fortalecen y mejoran los programas escolares y crea un clima de participación y cooperación entre las organizaciones comunitarias, los ciudadanos particulares y las escuelas del distrito mediante:

Compartir recursos que beneficien a los estudiantes y mejoren los programas educativos.
Implicar a los centros escolares y al sector privado en esfuerzos de cooperación que mejoren la calidad de la educación de los alumnos de todos los niveles.
Proteger a los estudiantes, padres, profesores y administradores escolares de la comercialización excesiva y los esfuerzos de recaudación de fondos que son explotadores, coercitivos, perturbadores del proceso educativo, amenazantes para la salud y el bienestar de los estudiantes, o carentes de mérito educativo.
Implantar un procedimiento fluido y ordenado que permita a las escuelas y comunidades cooperar y compartir recursos.
Garantizar que los fondos públicos se salvaguardan y se contabilizan adecuadamente de forma transparente.
El Distrito administrará, restringirá o rechazará fondos, regalos o actividades de recaudación de fondos para garantizar que la recaudación de fondos y los gastos cumplan con las leyes y directrices distritales, estatales y federales aplicables, incluido el Título IX.
Esta política se aplica a todos los administradores del Distrito, educadores licenciados, miembros del personal, estudiantes, organizaciones, voluntarios e individuos que inicien, autoricen o participen en eventos o actividades de recaudación de fondos para eventos o actividades que sean proporcionados, patrocinados o apoyados por una escuela; o que reciban, autoricen, acepten, valoren o registren donaciones, regalos o patrocinios para el Distrito o escuelas individuales. Se espera que en todos los tratos, los empleados del Distrito y de las escuelas actúen éticamente, de acuerdo con la formación ética del Distrito, las Normas para Educadores de Utah (R277-217), la Ley de Ética de Funcionarios y Empleados Públicos (Código de Utah § 67-16-1 y siguientes) y la ley de adquisiciones del Estado (Código de Utah § 63G-6a-101 y siguientes).

Definiciones

"Distrito" o "Distrito Escolar" significa aquí el Distrito Escolar de la Ciudad de Provo.

"Superintendente" se refiere al Superintendente de Escuelas del Distrito Escolar de la Ciudad de Provo.

Los términos "Consejo", "Consejo Escolar" o "Consejo de Educación" se refieren al Consejo de Educación del Distrito Escolar de la Ciudad de Provo.

"Escuelas" se refiere a las escuelas individuales operadas por el Distrito Escolar de la Ciudad de Provo.

"Donante" se refiere a cualquier individuo, grupo, asociación, organización empresarial o benéfica, interesada en hacer donaciones (en efectivo o en especie) al Distrito o a cualquiera de sus escuelas.

El término "actividades privadas de recaudación de fondos" incluirá las actividades organizadas por los clubes de promoción escolar y/o cualquier otra organización externa, como las asociaciones de padres y madres y las organizaciones de padres y madres que no estén específicamente patrocinadas o bajo el control organizativo del Distrito o de una de sus escuelas, tal y como se define en el apartado B2.1.

El Código del Estado de Utah 51-7-3 párrafo (25) define los fondos públicos como: "Fondos públicos" significa dinero, fondos y cuentas, independientemente de la fuente de la que procedan, que sean propiedad, estén en posesión o sean administrados por el estado o cualquiera de sus juntas, comisiones, instituciones, departamentos, divisiones, agencias, oficinas, laboratorios u otros organismos similares, o cualquier condado, ciudad, distrito escolar, subdivisión política u otro organismo público.

Principios rectores

Todos los fondos, propiedades o bienes donados o recolectados a través de recaudaciones de fondos se convierten en fondos públicos y propiedad del Distrito y deben utilizarse para el propósito para el cual fueron donados y de acuerdo con las políticas del Estado y del Distrito. Las donaciones, ya sean en especie, en efectivo o de otro tipo, serán transferencias completas de propiedad, derechos, privilegios y/o título en o para los bienes o servicios donados y se convertirán en propiedad exclusiva del Distrito en el momento de la entrega. El Distrito y las escuelas individuales son responsables en última instancia del gasto y la asignación de todo el dinero recaudado y gastado a través de la recaudación de fondos organizada por estudiantes o escuelas.

El Distrito proporcionará un entorno saludable para la adecuada recaudación de fondos promoviendo la seguridad de los estudiantes, reduciendo la presión ejercida sobre ellos y disminuyendo la posibilidad de una solicitud excesiva o duplicada de fondos.

Con el fin de promover el propósito enunciado anteriormente, el Distrito se rige por los siguientes principios fundamentales:

El Distrito alienta las contribuciones de donantes amables que tienen los recursos y la inclinación para aumentar los programas del Distrito a través de la filantropía. El Distrito se compromete a colaborar eficazmente con dichos donantes para:

Proporcionar los recibos de donación que exige la ley y fomentar el reconocimiento apropiado, y facilitar la intención caritativa del donante en la medida en que esté en armonía con los objetivos educativos del distrito y sea aprobada por el personal apropiado del distrito. En los recibos de donaciones en especie sólo se indicarán los artículos donados. El distrito no asignará ningún valor a las donaciones en especie en el recibo o acuse de recibo de la donación.

No se podrá exigir a los alumnos que soliciten donativos como parte de su participación en cualquier actividad patrocinada por el distrito. Cualquier requisito de donaciones para financiar actividades queda sujeto a aprobación en la hoja de cuotas del distrito.

El Distrito desea regular razonablemente el proceso de recaudación de fondos y aceptación de donaciones benéficas. Dicha regulación debe incluir principios de responsabilidad, mantenimiento de registros y protocolos adecuados para salvaguardar los fondos donados y proteger la información confidencial, así como el uso adecuado del estatus de exención de impuestos.

El Distrito distribuirá equitativamente los fondos de ingresos fiscales aprobados por el Estado para las funciones educativas fundamentales de sus escuelas. Esos fondos trabajan para asegurar que cada escuela reciba los suministros educativos fundamentales, los materiales, el equipo de instrucción y el personal necesarios para la educación de todos los estudiantes.

La recaudación de fondos está permitida dentro del distrito para permitir que el distrito y las escuelas recauden fondos adicionales para aumentar los programas académicos y co-curriculares y para involucrar a los ciudadanos privados y organizaciones de la comunidad en la elevación de la educación y las oportunidades de los estudiantes del distrito.

El Distrito reconoce que los esfuerzos y los resultados de la recaudación de fondos pueden variar de una escuela a otra. No obstante, el Distrito se compromete a distribuir adecuadamente los fondos de libre disposición y a gestionar la recaudación de fondos para garantizar que las oportunidades educativas de todos sus alumnos sean razonablemente similares y cumplan las normas legales aplicables. También se compromete a ayudar y alentar a los administradores y al personal de las escuelas en principios y prácticas de recaudación de fondos probados y exitosos que permitan a las escuelas aumentar sus programas presupuestados con fondos caritativos.

El Distrito está comprometido con los principios de equidad de género y utilizará sus instalaciones, donaciones no restringidas y otros fondos distritales en armonía con dichos principios (Título IX). El Distrito reconoce que la recaudación de fondos es impulsada por la inclinación del donante a dar y que las donaciones privadas pueden ser dirigidas o restringidas por donantes individuales. El Distrito es responsable en última instancia del gasto y la asignación de todos los fondos, incluidos los que se obtienen a través de la recaudación de fondos y las donaciones.

Actividades oficiales de recaudación de fondos

Las escuelas, clubes y organizaciones estudiantiles, equipos deportivos, clases individuales, clubes de apoyo, PTA y PTO, y los consejos comunitarios dentro del Distrito Escolar de la Ciudad de Provo pueden llevar a cabo actividades de recaudación de fondos para el beneficio de las escuelas, estudiantes y organizaciones estudiantiles dentro del Distrito. Esta política proporciona las pautas para esos esfuerzos de recaudación de fondos y un medio para dar la aprobación para tales actividades.

No se permite el uso de organizaciones externas para solicitar donaciones en efectivo, excepto con el permiso explícito de la administración del distrito. Es intención del Distrito maximizar las donaciones para los estudiantes de Provo, asegurándose de que las cuotas recaudadas por entidades externas sean mínimas.

Autorización y supervisión

Salvo lo dispuesto en la Sección 6 a continuación, las actividades de recaudación de fondos de la escuela deben ser aprobadas por escrito por el director o superintendente y deben ser supervisadas por un miembro del cuerpo docente designado por el director o superintendente para tal fin. Los fondos recaudados a través de los esfuerzos de recaudación de fondos deben ser depositados en una cuenta dedicada bajo el control directo de la escuela o distrito escolar, incluyendo, pero no limitado a, la Fundación del Distrito Escolar de la Ciudad de Provo. Los directores no deberán transferir o de otra manera gastar fondos donados o recaudados de una manera contraria a las restricciones del donante o al propósito de la recaudación de fondos.

Las actividades de recaudación de fondos que impliquen cualquiera de los siguientes criterios son actividades de recaudación de fondos de la escuela y el distrito y requieren la aprobación expresa por escrito del director de la escuela o el superintendente:

El uso del nombre de una escuela o distrito a menos que se conceda permiso por escrito.
El uso de los estudiantes mientras están bajo la responsabilidad de la escuela o el distrito.
El uso de profesores o empleados de la escuela o del distrito mientras estén siendo pagados por la escuela o el distrito.
El uso de propiedad o instalaciones escolares o del distrito a menos que la propiedad y/o las instalaciones estén debidamente alquiladas de acuerdo con la Política de Alquiler del Distrito.

Las actividades de recaudación de fondos privados deben identificar claramente la actividad de recaudación de fondos bajo un nombre que no sea una escuela o el distrito, y los estudiantes y empleados de la escuela y el distrito no pueden identificarse como estudiantes o empleados de la escuela y el distrito en los esfuerzos de recaudación de fondos.

El permiso para utilizar el nombre de la escuela o del distrito puede ser concedido por escrito por la Junta o el superintendente a las actividades privadas de recaudación de fondos mediante la presentación del formulario 6110 F1 si se cumplen los siguientes criterios:

Las finanzas son transparentes y se informa de ellas en una reunión pública al menos una vez al año.
Los registros financieros pueden revisarse previa solicitud en momentos y lugares razonables.
En la medida de lo posible, se emiten recibos prenumerados para todas las donaciones.
La actividad de recaudación de fondos identifica claramente que los fondos se destinan a una entidad privada

Criterios de aprobación

Las escuelas y el distrito pueden participar en actividades de recaudación de fondos para mejorar:

Programas académicos.
Viajes relacionados con estudios académicos, competiciones deportivas o concursos de interpretación.
Deportes y otros programas relacionados con la educación física y el ocio.
El desarrollo ocupacional de los estudiantes.
Oportunidades de rendimiento.
Instalaciones y equipos que mejorarán las oportunidades y los programas para los estudiantes.
Proyectos humanitarios.

Normas generales de recaudación de fondos

Recaudación de fondos individual

Las escuelas/profesores pueden ofrecer oportunidades a los estudiantes para compensar el coste de las tasas asociadas a programas académicos, viajes u otra participación en actividades. La participación en la recaudación de fondos individuales será estrictamente voluntaria. La no participación en la recaudación de fondos individuales no puede prohibir a un estudiante participar en cualquier actividad patrocinada por la escuela.

Los profesores que ofrezcan oportunidades individuales de recaudación de fondos deben seguir las directrices generales en relación con la recaudación de fondos de este procedimiento. El profesorado debe proporcionar instrucciones claras a los alumnos y respetar las prohibiciones relativas a la venta puerta a puerta. Todo el dinero recaudado debe depositarse directamente en la secretaría financiera de la escuela para su adecuada contabilización.

Las cantidades que se pretendan recaudar mediante la recaudación de fondos individuales deben incluirse en la hoja de cuotas aprobada por el distrito escolar.

Recaudación de fondos para grupos

Los centros escolares pueden exigir la recaudación de fondos en grupo para compensar el coste de las tasas asociadas a viajes, oportunidades de actuación u otras participaciones en actividades patrocinadas por el centro. Los alumnos que participen en la recaudación de fondos se beneficiarán por igual de los beneficios obtenidos. Los alumnos que no participen en la recaudación de fondos en grupo requerida podrán ser excluidos de los viajes en grupo o ver reducida su participación en un programa. La participación o no participación en la recaudación de fondos en grupo no puede afectar a la nota del alumno. Los padres deben ser notificados de la recaudación de fondos en grupo requerida para cada programa antes de que ocurra el evento de recaudación de fondos.

Las cantidades que se prevea recaudar mediante la recaudación de fondos requerida por el grupo deberán incluirse en la hoja de cuotas. Los ingresos que superen la cantidad aprobada se depositarán en el programa y se utilizarán para cubrir las necesidades generales del programa o para ajustar las cuotas del año siguiente. Los padres podrán solicitar el reembolso de las cuotas abonadas directamente si los ingresos de la recaudación de fondos individual superan el importe total de la cuota.

Directrices generales

La no participación en la recaudación de fondos no puede repercutir en la nota del alumno.

No se exigirá a los alumnos que participen en actividades de recaudación de fondos como condición para pertenecer a un equipo, club o grupo; ni el esfuerzo de recaudación de fondos de un alumno afectará a su tiempo de participación o a su posición en dicho equipo, club o grupo.

Los directores de los centros escolares deben aprobar la concesión de recompensas o premios a los grupos, clases o alumnos que participen en cualquier actividad de recaudación de fondos. No obstante, se desaconsejan los incentivos competitivos a la participación.

Las escuelas no pueden imponer cuotas de ventas (o similares) como parte de los esfuerzos de recaudación de fondos, y no se exigirá a los estudiantes que paguen por los artículos no vendidos que se devuelvan a la escuela.

Las ventas puerta a puerta están prohibidas para todos los alumnos de las escuelas primarias y secundarias del distrito. Los estudiantes de secundaria están exentos de esta prohibición, pero las escuelas, los administradores y el profesorado supervisor deben utilizar procedimientos adecuados para salvaguardar a los estudiantes que van de puerta en puerta.

Se fomentan las asociaciones entre escuelas y empresas que aumentan los programas y actividades escolares.

Cualquier uso de las escuelas, instalaciones o equipos del distrito para actividades privadas de recaudación de fondos debe ser aprobado por el superintendente o director de la instalación propuesta y estará sujeto a la Política de Alquiler de Instalaciones del Distrito, a menos que se obtenga una exención del superintendente por escrito y se proporcione el seguro adecuado.

No se aprobarán actividades de recaudación de fondos que impliquen estrategias de venta intensivas o que expongan a los alumnos y otros participantes al riesgo de lesiones personales o responsabilidad civil.

No deben aprobarse actividades de recaudación de fondos que expongan a la escuela o al distrito a un riesgo de pérdida financiera o responsabilidad si la actividad no tiene éxito.

Las actividades de recaudación de fondos de la escuela y el distrito se contabilizarán utilizando los sistemas y procedimientos de contabilidad establecidos para la escuela y el distrito. Los registros de los esfuerzos de recaudación de fondos, incluidos los informes precisos sobre los niveles de participación y los resultados financieros, estarán abiertos a los padres, estudiantes y donantes. Nada de lo aquí expuesto se interpretará como que exige o autoriza la divulgación de información de identificación personal protegida por la FERPA.

Los eventos de recaudación de fondos de la comunidad no serán respaldados ni patrocinados por el distrito o sus escuelas sin el consentimiento expreso por escrito del director de la escuela o el superintendente del distrito. Los materiales que anuncian actividades de recaudación de fondos de la comunidad pueden colocarse en la oficina de la escuela o en otros lugares identificados por el director de la escuela o el superintendente.

Criterios de supervisión

Todos los proyectos de recaudación de fondos propuestos deben presentarse por escrito al director o al superintendente antes de que comience cualquier actividad de recaudación de fondos. Los proyectos aprobados deben programarse a lo largo del año escolar para evitar conflictos, confusiones y presiones excesivas en la recaudación de fondos.

La supervisión general estará bajo la dirección del director o del superintendente, con la supervisión específica de un miembro del profesorado o de otro empleado del distrito designado por el director o el superintendente a tal efecto.

Los fondos recaudados no deben compensar directa o indirectamente a ningún profesor o empleado del distrito escolar mediante pagos directos o indirectos, comisiones o pagos en especie. Los fondos recaudados podrán utilizarse para viajes de profesores o empleados del distrito escolar que vayan a ser supervisores o acompañantes de alumnos en viajes aprobados por el distrito, siempre que en la recaudación de fondos se indique claramente el uso que se pretende dar a los fondos.

Grandes donaciones y grandes campañas de recaudación de fondos o de capital

Como se especifica en las políticas y procedimientos de compra del Distrito, los directores tienen autoridad de ingresos y gastos hasta $10,000. Cualquier esfuerzo de recaudación de fondos que busque obtener donaciones de muchos donantes o de un grupo o individuo selecto, donde el objetivo sea recaudar más de diez mil dólares ($10,000), requiere la aprobación del superintendente y del administrador de negocios. Los esfuerzos de recaudación de fondos cuyo objetivo sea recaudar más de cincuenta mil dólares ($50,000.00) deben ser aprobados por la Junta de Educación del Distrito Escolar de la Ciudad de Provo.

Las donaciones voluntarias de individuos u organizaciones privadas (tales como clubes de refuerzo, PTA, PTOS, Fundación del Distrito, etc.) que excedan $10,000 requieren la aprobación del superintendente. Las donaciones voluntarias de individuos u organizaciones privadas que excedan los cincuenta mil dólares ($50,000.00) deben ser aprobadas por la Junta de Educación del Distrito Escolar de la Ciudad de Provo. El Distrito anima a que los regalos y donaciones grandes se hagan a través de la Fundación del Distrito Escolar de Provo.

Las organizaciones y escuelas que soliciten la aprobación de grandes donaciones o grandes esfuerzos de recaudación de fondos (más de $10,000) deben presentar al distrito toda la información solicitada por el distrito o su administrador designado antes de que se pueda considerar. Esta información puede incluir (pero no se limita a) planes de construcción prospectivos, oportunidades de nombramiento propuestas, detalles sobre cualquier estructuración de donaciones, acuerdos de pago, préstamos o financiación, u otra información que permita al distrito evaluar y determinar con precisión los méritos del esfuerzo de recaudación de fondos o donación propuestos. Los donantes pueden permanecer en el anonimato.

El Distrito se reserva el derecho de conceder condicionalmente permiso a las donaciones o grandes esfuerzos de recaudación de fondos descritos en esta sección, incluido el requisito de que se deban cumplir algunas condiciones antes de aceptar una donación o iniciar un gran esfuerzo de recaudación de fondos.

El Distrito también se reserva el derecho de controlar sus activos, instalaciones y recursos. Las mejoras propuestas a la propiedad escolar en el distrito requerirán que el Distrito administre y controle dichas mejoras, y que el plan implementado incluya la consideración de administrar cualquier aumento en el mantenimiento y/o costos de mantenimiento requeridos por las mejoras propuestas. Todas las mejoras en la propiedad del distrito deberán cumplir con las leyes de adquisición del estado.

El superintendente del distrito debe aprobar previamente los carteles, pancartas u otras formas de publicidad de más de cincuenta pies cuadrados que se proponga colocar en el exterior de las instalaciones o terrenos del distrito.

Los centros escolares no podrán iniciar una campaña de recaudación de fondos ni aceptar una donación descrita en este apartado sin haber obtenido previamente las aprobaciones exigidas en este apartado. Los representantes de la escuela no deben dar garantías ni hacer promesas a los donantes que deseen hacer grandes donaciones (según se definen en esta sección) antes de que el superintendente apruebe la donación propuesta.

La administración del Distrito hará todo lo posible para asegurarse de que no haya desigualdades significativas entre las escuelas al aceptar donaciones. Las donaciones que creen desigualdades significativas pueden ser rechazadas o el Distrito se reserva el derecho de distribuir las donaciones adecuadamente entre las escuelas para evitar desigualdades.

Oportunidades y restricciones de denominación

Las instalaciones físicas de todas las escuelas del distrito son propiedad del Distrito y son gestionadas por éste. Ninguna parte de cualquier instalación o equipo escolar puede ser nombrada por o para un donante sin el consentimiento expreso por escrito de la Junta. La Junta, a su entera discreción, considerará los derechos de denominación de las donaciones caso por caso.

Todas las donaciones que conlleven la posibilidad de dar un nombre deben ir acompañadas de una carta de acuerdo (o documento similar que defina las limitaciones, condiciones y detalles del derecho así concedido).

El distrito sólo concederá oportunidades de nombramiento que sean coherentes con la misión y los valores del distrito y de la comunidad a la que sirve, y dichas oportunidades deberán estar en armonía con los objetivos educativos del distrito.

Compatibilidad con otras políticas y normativas del distrito

La determinación de la Junta resolviendo asuntos de conflicto será final en caso de que cualquier provisión de esta política entre en conflicto con otras políticas preexistentes del Distrito Escolar de Provo ya en vigor antes de la fecha efectiva de esta política o que puedan ser promulgadas en una fecha futura.

Referencias legales

Norma 277-113 del Consejo del Estado de Utah
- Políticas fiscales y rendición de cuentas de las LEA
Código del Estado de Utah 67-16
- Ley de Ética de los Funcionarios y Empleados Públicos de Utah
Norma 277-407 del Consejo del Estado de Utah
- Tasas escolares

Aprobado

9 de febrero de 2021

Modificaciones técnicas

12 de noviembre de 2024