Última modificación: 19 de marzo de 2025

Normativa nº 4204 Procedimiento de correo electrónico

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Visión general

El correo electrónico se utiliza de forma generalizada y suele ser el principal método de comunicación y conocimiento dentro de una organización. Sin embargo, el uso indebido del correo electrónico puede plantear muchos riesgos legales, de privacidad y de seguridad, por lo que es importante que los usuarios comprendan el uso adecuado de las comunicaciones electrónicas.

Propósito

El propósito de este procedimiento de correo electrónico es asegurar el uso apropiado del sistema de correo electrónico de PCSD y hacer a los usuarios conscientes de lo que PCSD considera como uso aceptable e inaceptable de su sistema de correo electrónico. Este procedimiento delinea los requisitos mínimos para el uso del correo electrónico dentro de la red de PCSD.

Alcance

Este procedimiento cubre el uso apropiado de cualquier correo electrónico enviado desde una dirección de correo electrónico de PCSD y se aplica a todos los empleados, proveedores y agentes que operan en nombre de PCSD.

Procedimiento

Todo uso del correo electrónico debe ser coherente con las políticas y procedimientos del PCSD de conducta ética, seguridad, cumplimiento de las leyes aplicables y prácticas comerciales adecuadas.
Las cuentas de correo electrónico del PCSD deben utilizarse principalmente para fines relacionados con los negocios del PCSD; se permite la comunicación personal de forma limitada, pero se prohíben los usos comerciales no relacionados con el PCSD.
El sistema de correo electrónico PCSD no se utilizará para la creación o distribución de cualquier mensaje perturbador u ofensivo, incluyendo comentarios ofensivos sobre:
- Carrera
- Género
- Discapacidades
- Edad
- Orientación sexual
- Pornografía
- Creencias y prácticas religiosas
- Creencias políticas
- Origen nacional
Los empleados que reciban correos electrónicos con este contenido de cualquier empleado del PCSD deben informar inmediatamente a su supervisor.
Se prohíbe a los usuarios reenviar automáticamente el correo electrónico del PCSD a un sistema de correo electrónico de terceros. Los mensajes individuales que sean reenviados por el usuario no deben contener información confidencial o anterior del PCSD.
Se prohíbe a los usuarios el uso de sistemas de correo electrónico y servidores de almacenamiento de terceros, como Google, Yahoo, MSN Hotmail, etc., para llevar a cabo negocios de PCSD, crear o memorizar cualquier transacción vinculante, o almacenar o conservar correo electrónico en nombre de PCSD. Dichas comunicaciones y transacciones deben realizarse a través de los canales adecuados utilizando la documentación aprobada por PCSD.
Usar una cantidad razonable de recursos del PCSD para correos electrónicos personales es aceptable. Sin embargo, el envío de cartas en cadena o correos electrónicos de broma inapropiados desde una cuenta de correo electrónico PCSD está prohibido.
Los empleados de PCSD no tendrán ninguna expectativa de privacidad en cualquier cosa que almacenen, envíen o reciban en el sistema de correo electrónico de la empresa.
PCSD puede supervisar los mensajes sin previo aviso. Sin embargo, PCSD no está obligado a supervisar los mensajes de correo electrónico.

Último estado de actualización:

Actualizado en enero de 2015