Letzte Änderung: August 23, 2024

Richtlinie Nr. 6022 Zeit und Aufwand

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Zeit und Anstrengung

Die Schulbehörde des Provo City School District hat sich verpflichtet, bei der Verfolgung von Ausgaben im Zusammenhang mit der Gehaltsabrechnung die staatlichen und bundesstaatlichen Zuschussrichtlinien einzuhalten. Die bundeseinheitlichen Verwaltungsvorschriften besagen, dass Arbeitgeber über einen Rahmen interner Kontrollen verfügen müssen, um eine angemessene Buchführung für zweckgebundene Bundesmittel zu gewährleisten. Einige staatliche Programme verlangen auch eine zusätzliche Dokumentation der Ausgaben für die Gehaltsabrechnung, ähnlich wie die Bundesanforderungen.

Die Schulleiter sind dafür verantwortlich, die Richtlinien für eingeschränkte Zuschüsse zu verstehen und die Mitarbeiter entsprechend den Zuschussbeschränkungen dem entsprechenden Programm zuzuweisen. Die Schulleiter werden weiterhin die monatlichen Gehaltsabrechnungen prüfen, um festzustellen, ob die Aufgaben der Mitarbeiter mit den Beschränkungen der Zuwendungen vereinbar sind. Änderungen der Programmzuweisungen sollten regelmäßig vorgenommen werden, wenn sich ein Bedarf ergibt. 

Zeit- und Aufwandsberichte

Alle Mitarbeiter, die ganz oder teilweise mit Bundesmitteln bezahlt werden, oder die mit staatlichen Mitteln bezahlt werden, müssen bestimmte Unterlagen aufbewahren, um die Zeit nachzuweisen, die sie für Zuschussaktivitäten aufgewendet haben. (2 CFR § 200.430(i)(1)). 

Teilzeitbeschäftigte verwenden das Zeiterfassungssystem des Distrikts, um sich für die entsprechenden Stellen zu melden. Die Mitarbeiter übertragen die Arbeitsplätze innerhalb des Zeiterfassungssystems, um die einzelnen Arbeitsaufträge zu verfolgen. Die Mitarbeiter überprüfen die geleistete Arbeitszeit am Ende jedes Lohnzeitraums und beantragen bei ihrem direkten Vorgesetzten etwaige Änderungen auf der Grundlage der tatsächlichen Arbeitsaufgaben. Die Vorlage von Stundenzetteln gilt als Bestätigung, dass die für Zuschüsse geleistete Arbeitszeit korrekt ist. Die eingereichten Zeiterfassungsbögen gelten als offizielle Dokumente. Die Genehmigung durch den Vorgesetzten setzt eine korrekte Bezahlung auf der Grundlage der genehmigten Kostenziele voraus.

Der Wirtschaftsdienst stellt jeden Monat nach Abschluss der Lohn- und Gehaltsabrechnung Bescheinigungen für Teilzeitbeschäftigte aus. Die Gehaltsabrechnungsbescheinigungen werden von den Zuschussdirektoren überprüft und zusammen mit den Anträgen auf Rückerstattung der Zuschüsse eingereicht.

Für Vollzeitbeschäftigte werden halbjährlich Lohn- und Gehaltsabrechnungen erstellt, die von den Grant Directors überprüft werden. Die Schulleiter sind dafür verantwortlich, die monatlichen Gehaltsabrechnungen zu überprüfen, um die korrekten Kontocodes zu ermitteln.

Berichte zur Bescheinigung der Gehaltsabrechnung

Die Lohnbescheinigungsberichte für Voll- und Teilzeitbeschäftigte enthalten den Namen des Mitarbeiters, seine Position, den Standort, alle Programme, für die er bezahlt wird, und einen prozentualen Anteil der mit jedem Programm verbundenen Zeit. Die Bescheinigungsberichte für die Gehaltsabrechnung werden von einem Grant Supervisor oder einem Mitarbeiter der Abteilung Business Services unterzeichnet, der mit den Grant-Anforderungen vertraut ist.

Genehmigt durch den Bildungsrat:

30. April 2024

Verfahren und Formulare