Letzte Änderung: Oktober 4, 2024

Richtlinie Nr. 6060: Prüfung

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Der Umfang der Prüfung umfasst die Untersuchung und Bewertung der Angemessenheit und Wirksamkeit des internen Kontrollsystems der Organisation und der Qualität der Leistung bei der Durchführung der zugewiesenen Aufgaben.

Diese Richtlinie enthält Richtlinien für die Auswahl und Beauftragung einer unabhängigen Wirtschaftsprüfungsgesellschaft zur Erstellung von Gutachten und/oder Berichten über den Jahresabschluss des Distrikts, die interne Kontrolle der Finanzberichterstattung und die Einhaltung von Bundes- und Landesgesetzen, Vorschriften, Verträgen und Zuschüssen.

Die Richtlinie enthält auch Leitlinien für den Bedarf an internen Audits und internen Überprüfungen.

Prüfungsausschuss

Der Bildungsrat setzt einen Distriktprüfungsausschuss als ständigen Ausschuss des Rates ein und ernennt die Mitglieder des Ausschusses und wechselt diese von Zeit zu Zeit aus. Der Ausschuss setzt sich aus drei Mitgliedern des Bildungsausschusses und zwei Gemeindemitgliedern zusammen, die über einen angemessenen Charakter und entsprechende Qualifikationen verfügen, aber keine Verwaltungsangestellten oder andere Mitarbeiter des Distrikts sind. Auf der Website des Distrikts werden die Namen und Kontaktinformationen der Vorstandsmitglieder und der Gemeindemitglieder veröffentlicht, die im Prüfungsausschuss und bei der jährlichen Prüfung mitwirken.

Die Mitglieder der Gemeinschaft werden für die Dauer von 2 (zwei) Jahren als Mitglied des Prüfungsausschusses tätig. Neue Ausschussmitglieder werden von den im Prüfungsausschuss sitzenden Verwaltungsratsmitgliedern oder dem Geschäftsführer oder Superintendenten ausgewählt.

Die Mitglieder des Prüfungsausschusses erhalten eine Schulung über die Anforderungen an interne Prüfer, wie sie in Utah Code Title 53G, Chapter 7, Part 4 und Utah Admin Rules R277-113-4 beschrieben sind.

Der Prüfungsausschuss hat die folgenden Aufgaben:

Sicherstellen, dass der Distrikt alle vom Utah Code vorgeschriebenen Prüfungen, vereinbarten Verfahren, Aufträge und Finanzberichte erhält
Sicherstellen, dass Korrekturmaßnahmen für Feststellungen, Bedenken, Probleme und Ausnahmen, die von unabhängigen externen Rechnungsprüfern, internen Rechnungsprüfern oder anderen Aufsichtsbehörden gemeldet werden, von der Distriktverwaltung zeitnah gelöst werden
Gegebenenfalls Vorlage von Informationen und Berichten aus den Sitzungen des Prüfungsausschusses vor dem Bildungsrat
Gegebenenfalls Entgegennahme von Berichten über von der Distriktverwaltung durchgeführte Überprüfungen, Überwachungen oder Finanzuntersuchungen und Sicherstellung, dass entsprechende Korrekturmaßnahmen zeitnah ergriffen werden
Bei Aufträgen, die von einem unabhängigen externen Rechnungsprüfer durchgeführt werden, soll der Prüfungsausschuss des Distrikts
- Verwaltung des Beschaffungs- und Qualitätsprüfungsprozesses in Übereinstimmung mit dem staatlichen Beschaffungsrecht
- Sicherstellen, dass der unabhängige externe Prüfer die Möglichkeit hat, direkt mit dem Prüfungsausschuss zu kommunizieren
- Überprüfung von Meinungsverschiedenheiten zwischen unabhängigen externen Rechnungsprüfern und der Distriktverwaltung
- Berücksichtigung der Antworten des Distrikts auf Prüfungen oder vereinbarte Verfahren
- Festlegung des Umfangs und der Ziele anderer prüfungsfremder Leistungen, soweit erforderlich
Einrichtung eines internen Auditprogramms, das interne Auditdienste für die vom Distrikt verwalteten Programme anbietet
Beratung des Bildungsausschusses bei der Ernennung eines Prüfungsleiters oder bei der Auftragsvergabe für interne Prüfungsdienste
Durchführung oder Beratung des Bildungsausschusses bei der jährlichen Bewertung des Leiters der Rechnungsprüfung oder der Auftragnehmer, die interne Auditdienste erbringen
Priorisierung des internen Prüfungsplans auf der Grundlage des Risikos, regelmäßige Aktualisierung des internen Prüfungsplans und des Fortschritts des internen Prüfungsprojekts, Entgegennahme der abschließenden internen Prüfungsberichte von internen Prüfern oder Auftragnehmern, die interne Prüfungsdienste erbringen, und Bereitstellung eines unabhängigen Forums für interne Prüfer, interne Prüfungsauftragnehmer und andere Aufsichtsbehörden, um Feststellungen von Betrug, Verschwendung, Missbrauch, Nichteinhaltung von Vorschriften oder Kontrollschwächen zu melden, insbesondere wenn die Distriktverwaltung betroffen ist
sicherstellen, dass Kopien aller von den internen Prüfern erstellten Berichte über Prüfungsfeststellungen dem Prüfungsdirektor des State Board of Education, dem Office of the State Auditor oder dem Office of Legislative Auditor General auf Anfrage zur Verfügung gestellt werden
sicherstellen, dass wichtige Prüfungsangelegenheiten, die von den internen Prüfern nicht angemessen behandelt werden können, an den Prüfungsdirektor des State Board of Education, das Office of the State Auditor oder das Office of Legislative Auditor General weitergeleitet werden

Unabhängiger Finanzprüfer

Der Zweck einer unabhängigen Finanzprüfung besteht darin, das interne Kontrollsystem des Distrikts zu bewerten und zu bescheinigen, dass der Jahresfinanzbericht keine wesentlichen Falschdarstellungen enthält.

Auswahlverfahren

Unabhängige Finanzprüfer werden im Rahmen eines Wettbewerbsverfahrens mindestens alle fünf Jahre für die Durchführung jährlicher Prüfungen ausgewählt. Die Verträge werden für einen Zeitraum von 3 Jahren mit einer 2-jährigen Verlängerungsoption vergeben.

Der Auswahlausschuss setzt sich aus dem Prüfungsausschuss, dem Geschäftsverwalter und dem Direktor für Rechnungswesen zusammen.

Umfang der externen Prüfung

Externe Prüfer führen Prüfungen in Übereinstimmung mit den allgemein anerkannten Rechnungslegungsgrundsätzen (GAAP), dem Leitfaden für die Einhaltung der Vorschriften des Bundesstaates Utah (State Auditor's Office), der bundesweiten Einzelbetriebsprüfung (OMB Circular A133) und anderen bundes-, landes- und kommunalrechtlichen Prüfungsanforderungen durch.

Externe Prüfer werden den umfassenden Jahresfinanzbericht (Comprehensive Annual Financial Report - CAFR) im Hinblick auf die Normen für die Finanzprüfung überprüfen.

Externe Prüfer sind für die Abgabe aller erforderlichen Stellungnahmen, Berichte über die interne Kontrolle und die Einhaltung von Vorschriften sowie Management Letters im Zusammenhang mit der Prüfung der Jahresabschlüsse verantwortlich. Der Distrikt unterstützt die externen Prüfer bei der rechtzeitigen und korrekten Erstellung der Jahresabschlüsse und der zugehörigen Bestätigungsvermerke und Berichte.

Internes Audit

Der Zweck einer Innenrevision ist die Bewertung und Verbesserung der Wirksamkeit von Governance-, Risikomanagement- und Kontrollprozessen. Die Innenrevision hält sich an das Recht des Staates Utah.

Sofern die Ressourcen des Distrikts und die Bedürfnisse der Innenrevision nicht einen Mitarbeiter der Innenrevision rechtfertigen, soll die Innenrevision des Distrikts an qualifizierte Wirtschaftsprüfer ausgelagert werden. Die Auswahl der Firma soll durch den Prüfungsausschuss erfolgen.

Der Interne Prüfer erstattet dem Prüfungsausschuss und letztlich dem Bildungsrat Bericht. Die Arbeit des Internen Prüfers wird in erster Linie durch eine Risikobewertung bestimmt, die vom Internen Prüfer erstellt und vom Prüfungsausschuss mindestens einmal jährlich genehmigt wird.

Der Interne Revisor muss:

Unverzügliche Unterrichtung des Prüfungsausschusses und des Vorstands über alle Unregelmäßigkeiten oder schwerwiegenden Mängel, die im Prüfungsverfahren entdeckt werden, oder über alle Hindernisse oder Konflikte, die der Durchführung einer vom Vorstand angeordneten Prüfung entgegenstehen.
dem Prüfungsausschuss und dem Verwaltungsrat innerhalb einer angemessenen Frist nach Abschluss der Prüfung einen schriftlichen Bericht über jede genehmigte Prüfung vorzulegen
sicherstellen, dass die Prüfungen in Übereinstimmung mit professionellen Prüfungsstandards durchgeführt werden, wie z. B. den vom Institute of Internal Auditors, Inc. und dem American Institute of Certified Public Accountants veröffentlichten Standards, und, wenn dies durch andere Gesetze, Vorschriften, Vereinbarungen, Verträge oder Richtlinien vorgeschrieben ist, in Übereinstimmung mit den vom Comptroller General der Vereinigten Staaten herausgegebenen Government Auditing Standards
dem Office of Legislative Auditor General oder dem Office of the State Auditor wesentliche Prüfungsangelegenheiten zu melden, die vom Prüfungsausschuss und dem Board nicht angemessen behandelt werden können
dem gesamten Vorstand vierteljährlich über die Probleme zu berichten, die dazu führen könnten, dass der Vorstand, der Superintendent oder die USOE haftbar gemacht oder verklagt werden können
mindestens einmal jährlich eine Risikobewertung des gesamten öffentlichen Bildungswesens durchzuführen und dem Prüfungsausschuss über die Ergebnisse zu berichten
regelmäßig an Sitzungen des Verwaltungsrats teilnehmen oder die Sitzungsprotokolle des Verwaltungsrats einsehen

Interne Überprüfungen

Zweck der internen Prüfungen ist es, festzustellen, ob die laufenden Prozesse zur Kontrolle der Finanz- und Verwaltungsvorgänge im gesamten Distrikt angemessen gestaltet sind und effektiv funktionieren. Die Prüfungen umfassen:

Die Zuverlässigkeit und Integrität von Finanzinformationen
Einhaltung von Richtlinien, Verfahren, Plänen, Gesetzen und Vorschriften
Sicherung der Vermögenswerte

Die Ressourcen des Distrikts erlauben es nicht, eine interne Revisionsabteilung bzw. eigene Mitarbeiter zu beschäftigen. Daher wird die Geschäftsabteilung zusätzlich zu der oben beschriebenen ausgelagerten internen Prüfung begrenzte und stichprobenartige Überprüfungen von Finanzdaten und -kontrollen im Rahmen ihrer täglichen Arbeit durchführen, um sicherzustellen, dass die Handlungen der Mitarbeiter den Finanzrichtlinien und -verfahren des Distrikts sowie den geltenden Gesetzen und Vorschriften entsprechen.

Wenn die routinemäßigen Finanzprüfungen oder die Ergebnisse der jährlichen Finanzprüfung dies rechtfertigen, wird die Geschäftsstelle zusätzliche Prüfungen oder einen erweiterten Umfang der Finanzprüfung in Auftrag geben. Der Umfang der Prüfung wird anhand der Umstände und möglicher Bedenken festgelegt.

Die Ergebnisse zusätzlicher Prüfungen oder eines erweiterten Prüfungsumfangs werden dem Superintendenten und anderen Abteilungen des Distrikts mitgeteilt, wenn die Ergebnisse dies rechtfertigen.

Referenzen/Vorschriften

State Board Rule R277-425
State Board Rule R277-113
State Board Rule R277-116
Leitfaden zur Einhaltung der Rechtsvorschriften des Bundesstaates Utah (State Auditor's Office)
Ausschuss für staatliche Rechnungslegungsstandards (GASB)
OMB-Rundschreiben A-133 (Einzige Prüfung)
Utah State Code 51-2a, 53A-3
Gesetzbuch des Bundesstaates Utah 53G-7-401
Gesetzbuch des Bundesstaates Utah 53G-7-402

Genehmigt durch den Bildungsrat

10. September 2024