Letzte Änderung: August 20, 2024

Richtlinie Nr. 1420 Vorstandssitzungen über elektronische Kommunikation

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Verwaltungsratssitzungen über elektronische Kommunikation 

Elektronische Meetings genehmigt  

Der Verwaltungsrat genehmigt die Abhaltung seiner Sitzungen auf elektronischem Wege, wie in dieser Richtlinie festgelegt. Sofern in dieser Richtlinie nicht ausdrücklich darauf hingewiesen wird, gelten die anderen Richtlinien für Verwaltungsratssitzungen (in Bezug auf die Bekanntmachung, die Öffentlichkeit der Sitzungen und andere Angelegenheiten) auch für Verwaltungsratssitzungen, die auf elektronischem Wege abgehalten werden. 

Definitionen  

Die folgenden Begriffe werden in dieser Politik verwendet: 

1. Verankerungsort: Ein bestimmter physischer Ort, von dem die elektronische Besprechung ausgeht oder mit dem die Teilnehmer verbunden sind.
2. Elektronische Sitzung: Eine Sitzung, an der einige oder alle Mitglieder des Verwaltungsrats über eine elektronische Video-, Audio- oder Video- und Audioverbindung teilnehmen.
3. Elektronische Mitteilung: E-Mail, Text, Fax oder andere elektronische Kommunikationsmittel.

Antrag eines Mitglieds für eine elektronische Sitzung erforderlich 

Eine Verwaltungsratssitzung kann nur auf Antrag eines Verwaltungsratsmitglieds als elektronische Sitzung abgehalten werden. Der Antrag sollte nach Möglichkeit mindestens drei Tage vor der geplanten Sitzung gestellt werden, damit die notwendigen Vorkehrungen für die elektronische Sitzung getroffen werden können. 

Benachrichtigung der Verwaltungsratsmitglieder über eine elektronische Sitzung  

Nachdem eine elektronische Sitzung anberaumt wurde, werden die Mitglieder des Verwaltungsrats mindestens 24 Stunden vor der Sitzung über die elektronische Sitzung informiert und darüber, wie die Mitglieder des Verwaltungsrats mit der Sitzung verbunden werden. 

Standort des Ankers 

Der Ankerort für die elektronische Sitzung befindet sich in der Regel in dem Gebäude, in dem die Sitzung des Verwaltungsrats stattgefunden hätte, wenn sie nicht elektronisch abgehalten worden wäre. 

Sofern die Voraussetzungen für die Abhaltung einer elektronischen Sitzung ohne Ankerort nicht erfüllt sind, stellt der Ausschuss den Mitgliedern der Öffentlichkeit am Ankerort Raum und Einrichtungen zur Verfügung, damit sie an den öffentlichen Teilen der Sitzung teilnehmen können.

Elektronische Meetings ohne Ankerort

Der Ausschuss kann eine elektronische Sitzung ohne Ankerort abhalten, wenn alle Mitglieder des Ausschusses über eine elektronische Video- oder Audioverbindung oder sowohl über eine Video- als auch über eine Audioverbindung an der Sitzung teilnehmen, es sei denn, der Ausschuss erhält mindestens 12 Stunden vor der Sitzung einen schriftlichen Antrag, einen Ankerort für Mitglieder der Öffentlichkeit zur Verfügung zu stellen, damit diese an den öffentlichen Teilen der Sitzung teilnehmen können.

Der Verwaltungsrat kann auch eine elektronische Sitzung ohne einen festen Ort abhalten, wenn der Präsident des Verwaltungsrats feststellt, dass entweder 

1. Die Durchführung der Sitzung an einem Ankerort stellt ein erhebliches Risiko für die Gesundheit oder Sicherheit der Anwesenden oder derjenigen dar, die sich sonst am Ankerort aufhalten würden, oder
2. Der Ort, an dem der Ausschuss normalerweise tagen würde, wurde aus Gesundheits- oder Sicherheitsgründen für die Öffentlichkeit geschlossen.

Die öffentliche Bekanntmachung für die Sitzung muss eine Beschreibung der Feststellung des Vorsitzenden des Ausschusses und eine Zusammenfassung der Fakten, auf denen sie beruht, sowie Informationen darüber enthalten, wie ein Mitglied der Öffentlichkeit per Fernzugriff über elektronische Mittel an der Sitzung teilnehmen kann. Die Feststellung eines erheblichen Risikos für die Gesundheit oder Sicherheit verliert 30 Tage nach dem Tag, an dem der Präsident sie trifft, ihre Gültigkeit.

Während einer elektronischen Sitzung mit einem Ankerort, bei der der Vorstand Mittel zur Verfügung gestellt hat, mit denen Mitglieder der Öffentlichkeit, die nicht physisch am Ankerort anwesend sind, auf elektronischem Wege an der Sitzung teilnehmen können, kann der Ankerort geschlossen und die Sitzung ohne Ankerort fortgesetzt werden, wenn der Vorstandspräsident feststellt, dass die Fortsetzung der Sitzung mit einem Ankerort ein erhebliches Risiko für die Gesundheit oder Sicherheit der am Ankerort Anwesenden darstellt, diese Feststellung während der Sitzung bekannt gibt und eine Zusammenfassung der Fakten angibt, auf denen die Feststellung beruht.

Feststellung der Beschlussfähigkeit in einer elektronischen Sitzung

Bei der Feststellung, ob der Verwaltungsrat während einer elektronischen Sitzung beschlussfähig ist, werden alle Mitglieder gezählt, die entweder am Ankerort anwesend sind (wenn die Sitzung einen Ankerort hat) oder die über die für die Fernteilnahme an der Sitzung vorgesehene Methode mit der Sitzung verbunden sind.

Öffentlicher Zugang zu elektronischen Sitzungen

Am Ankerort einer elektronischen Sitzung des Verwaltungsrats sind Räumlichkeiten und Einrichtungen bereitzustellen, die es der Öffentlichkeit ermöglichen, an der elektronischen Sitzung teilzunehmen und diese zu verfolgen (mit Ausnahme der Teile einer solchen Sitzung, die vom Verwaltungsrat ordnungsgemäß für die Öffentlichkeit geschlossen wurden). Wenn es sich um eine Sitzung des Verwaltungsrats handelt, bei der Kommentare der Öffentlichkeit zugelassen werden, müssen die Räumlichkeiten und Einrichtungen es auch den Mitgliedern der Öffentlichkeit ermöglichen, an der elektronischen Sitzung teilzunehmen.

Mitglieder der Öffentlichkeit können keine elektronische Sitzung beantragen und haben nicht das Recht, aus der Ferne an einer Sitzung des Verwaltungsrats teilzunehmen, außer wie in dieser Richtlinie für Sitzungen ohne festen Sitzungsort festgelegt.

Rechtliche Hinweise

Utah Code § 52-4-207 (2024)

Öffentlicher Zugang zu elektronischen Sitzungen 

Genehmigt durch den Bildungsrat:

August 13, 2013

Überarbeitet und vom Vorstand genehmigt:

Februar 8, 2022 

Überarbeitet und vom Vorstand genehmigt:

13. August 2024

Verfahren und Formulare